Administrator-Übergabe
*RH*
Wenn die Verantwortung für die Administration von Netxp-Verein an eine andere Person im Verein übergeben wird, sollten sowohl die Zugangsdaten als auch das notwendige Wissen vollständig übertragen werden. Dieser Leitfaden beschreibt den empfohlenen Ablauf der Übergabe und die Themen, die dem neuen Administrator vermittelt werden sollten.
Zweck
Eine strukturierte Übergabe stellt sicher, dass der neue Administrator unmittelbar arbeitsfähig ist und alle wichtigen Administrationsaufgaben ohne Unterbrechung übernehmen kann. Gleichzeitig wird verhindert, dass wichtiges Wissen zu Einstellungen oder Zugänge erst wieder mühsam mit Nachweisen der Berechtigung bei Netxp-Verein angefragt werden müssen.
Voraussetzungen
- Sie sind der aktuell verantwortliche Vereinsadmin und verfügenüber die erforderlichen Rechte.
- Die Nachfolgeperson steht fest und Sie haben im Idealfall einen Termin für die Übergabe vereinbart.
- Dann melden Sie sich als Administrator in Netxp-Verein an.
So gehen Sie vor
Schritt 1 — Übergabevariante wählen
Für die Übergabe haben sich zwei Vorgehensweisen bewährt.
Variante A — Benutzerdaten vor der Übergabe anpassen
Der bisherige Administrator:
- aktualisiert Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum des Admin-Benutzers.
- erstellt ein neues Passwort.
- übergibt Vereins-ID, Benutzername und Passwort an den Nachfolger.
Der neue Administrator meldet sich anschließend an und vergibt ein eigenes Passwort.
Variante B — Benutzerdaten nach der Übergabe anpassen
Der bisherige Administrator:
- erstellt lediglich ein neues Passwort
- übergibt sämtliche Zugangsdaten an den Nachfolger.
Der neue Administrator:
- meldet sich an
- ändert das Passwort
- aktualisiert anschließend Name, E-Mail-Adresse und weitere Benutzerdaten
Schritt 2 — Benutzerdaten prüfen und anpassen
Öffnen Sie:
Benutzer → Benutzerdetails
Prüfen bzw. aktualisieren Sie insbesondere:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Geburtsdatum
Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld und wird benötigt, wenn später die Funktion „Passwort vergessen“ verwendet wird.
Der neue Administrator ist in der Regel bereits als Mitglied im Verein angelegt. Dann können die persönlichen Daten bequem über die Funktion „Aus Mitglied“ übernommen werden.
Schritt 3 — Passwort ändern
Erstellen Sie zur Übergabe über „Passwort erstellen“ ein neues Kennwort.
Übergeben Sie anschließend:
- Vereins-ID
- Benutzername
- temporäres Passwort
Der neue Administrator muss das Passwort unmittelbar nach der ersten Anmeldung durch ein persönliches Kennwort ersetzen.
Schritt 4 — Einweisung des neuen Administrators
Gehen Sie gemeinsam die wichtigsten Verwaltungsbereiche durch. Empfohlene Reihenfolge:
Verein
- Vereinsdaten
- Beiträge
- Sparten
Mitglieder
- Mitgliederliste
- Filter und Gruppierungen erstellen
- Gespeicherte Ansichten verwenden
Eigene Felder / Eigene Tabellen
- Eigene Felder und Tabellen erstellen, bearbeiten und löschen
- Eigene Tabellen miteinander verknüpfen
- Maskendesigner
Vorlagen
- Briefpapier
- Briefvorlagen (Serien- und Mitgliedsbriefe)
- Rechnungen und Mahnungen
- Weitere Dokumentvorlagen
Finanzen und Buchhaltung
Kontenarten
- Girokonto, Onlinebanking- und virtuelle Konten
- Bankzugänge zu Onlinebanking-Konten
- Bankkonten ohne Onlinebanking
- Kassen und Kassenbuch
- Verrechnungs- und interne Konten
Zahlungsverkehr, Buchungen und Auswertungen
- Einnahmen-Ausgaben-Stellen
- Einzel- und Massenbuchungen
- Überweisungen und Lastschriften übertragen
- Kontoumsätze abrufen
- Buchungskontrolle - Überblick und Bedienung
- Finanzielle Auswertungen - Einstellungen und Ergebnis
Benutzerverwaltung
- Neue Benutzer anlegen, bearbeiten, löschen, sperren
- Berechtigungen vergeben
- Weitere Benutzereinstellungen und -einschränkungen
- Freigaben für Eigene Dateien, Belegarchiv, Service-Newsletter
Vertragsverwaltung
- Rechnungsadresse und Bankverbindung
- Vergangene Rechnungen herunterladen
- Zusatzoptionen bestellen und verwalten
MitgliederOnline (falls verwendet)
- Einstellungen und Benachrichtigungen
- Formulare Neueintritt und bestehende Mitgliedschaften
- Zugänge, Registrierungen- und Änderungsvorschläge
Schritt 5 — Weitere Hilfen vorstellen
Weisen Sie den neuen Administrator auf die vorhandenen Schulungsangebote hin.
Dazu gehören insbesondere:
- Videoportal
- Handbuch
- Kostenlose Webinare (aktuelle Themen)
- Ganztages- und Onlineseminare (kostenpflichtig)
Schritt 6 — Übergabe abschließen
Nach erfolgreicher Einweisung sollte nochmals geprüft werden, dass:
- der neue Administrator sich erfolgreich anmelden kann,
- alle persönlichen Benutzerdaten korrekt hinterlegt sind,
- das Passwort geändert wurde,
- sämtliche benötigten Berechtigungen vorhanden sind.
Damit ist die Administrator-Übergabe abgeschlossen.
Tipps & Hinweise
:::tip: Unterschiedliche E-Mail beim Admin und Rechnungsempfänger
Die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers ist die Fallback-Adresse, falls der Admin plötzlich ausfallen sollte und der Verein das Admin-Passwort für eine Vertretung benötigt. Sind die beiden E-Mail-Adressen identisch, benötigt der Netxp-Verein-Support aus Sicherheitsgründen einen Nachweis der Berechtigung zum Admin-Wechsel, was oft einige Zeit kostet. :::
Es ist sinnvoll, zwei Administratoren gleichzeitig zu haben — falls einer länger ausfällt, hat der zweite immer Zugriff. Bei der Netxp-Verein Standardbenutzerverwaltung ist jedoch nur ein Admin-Benutzer möglich. Daher sollten sich zwei Personen den Admin teilen und für die reguläre Arbeit einen eigenen Benutzer anlegen. Bei Benutzerrollen ist ein oder mehrere Admins möglich, jedoch erfordern die Benutzerrollen umfangreiche Einstellungen an allen anderen Benutzern, so dass sich dies nur für Vereine mit vielen Benutzern und umfangreichen Berechtigungen empfielt.
Häufige Fehler
Wird insbesondere die E-Mail-Adresse nicht aktualisiert, werden Systembenachrichtigungen und Passwort-Änderungen weiterhin an den bisherigen Administrator gesendet.
Die reine Übergabe der Zugangsdaten ersetzt keine Einweisung. Empfehlenswert ist ein gemeinsamer Walkthrough der wichtigsten Verwaltungsfunktionen, damit der neue Administrator alle regelmäßigen Aufgaben sicher durchführen kann.