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Vorgänge

Vorgänge sind eine erweiterte Form der offenen Posten in Netxp Verein — eingeführt im Zuge der E-Rechnungs-Unterstützung. Sie entstehen, wenn ein eingelesener Beleg (per Scan oder E-Mail-Postfach an das Belegarchiv) noch verbucht oder bezahlt werden muss.

Vorgänge ersetzen langfristig die offenen Posten

Netxp führt die klassischen offenen Posten und die neuen Vorgänge mittelfristig zusammen. Vorgänge können bereits heute alle wichtigen Workflows abbilden — vom Beleg-Empfang über die E-Rechnungs-Validierung bis zur Zahlung.

Zweck​

  • Erfassen eingehender Rechnungen und Belege
  • E-Rechnungs-Empfang (ZUGFeRD / XRechnung) und Validierung
  • Belegarchiv mit Empfangs-E-Mail-Adresse — Lieferanten senden ihre Rechnung an eine eigens dafür eingerichtete E-Mail-Adresse; die Rechnung landet automatisch im Belegarchiv
  • Verfolgen des Bearbeitungsstands eines Vorgangs (offen / abgeschlossen)
  • Verknüpfung von Beleg und Buchung
  • Spätere automatische Erstellung von Zahlungen aus Vorgängen

Voraussetzungen​

  • Mindestens ein Konto und Kontenrahmen sind eingerichtet.
  • Für E-Rechnungs- und Beleg-Vorgänge: Das Modul Elektronische Belegablage ist gebucht und vom Netxp-Support freigeschaltet.
  • Mindestens ein Belegarchiv ist eingerichtet (siehe nächster Abschnitt).
  • Ihr Benutzer hat das Recht Vorgänge (Lesen/Schreiben).

Belegarchiv einrichten​

Das Belegarchiv ist die Empfangsstelle für eingehende Rechnungen und Belege. Netxp unterstützt mehrere Belegarchive parallel (z. B. ein Archiv pro Sparte).

Belegarchiv anlegen​

  1. Als Admin Verwaltung → Optionen → Eigene Dateien und Belegarchiv öffnen.
  2. Neues Belegarchiv klicken.
  3. Felder ausfüllen:
FeldBedeutung
ArchivnameFreier Name (z. B. „Belegablage Tennis")
StandardMarkiert dieses Archiv als Auffangbehälter — eingehende Belege ohne klare Zuordnung landen hier.
Eingangs-E-MailWird automatisch erzeugt — Adresse, an die Lieferanten ihre Rechnungen senden können.
StandardordnerPflicht — verhindert, dass eingegangene Belege „verschwinden", wenn das Archiv gelöscht wird.
  1. Speichern — die Empfangs-E-Mail-Adresse wird unten in der Maske angezeigt und kann kopiert werden.

Eingangs-E-Mail an Lieferanten weitergeben​

Geben Sie die Eingangs-E-Mail-Adresse Ihren Lieferanten:

  • „Bitte senden Sie Ihre Rechnungen ab sofort an belegablage-…@mailbox.netxp-verein.de".

Eingehende E-Mails (mit Anhang als PDF/XML) werden automatisch verarbeitet — der Beleg landet im Belegarchiv, ein Vorgang wird erzeugt.

Standardordner pflegen

Ohne Standardordner kann das System nicht entscheiden, wo Belege ablegen, wenn das Archiv mal gelöscht oder umkonfiguriert wird. Setzen Sie den Standardordner immer.

E-Rechnung unterstützen​

Netxp Verein verarbeitet eingehende E-Rechnungen im Standardformat ZUGFeRD und XRechnung.

Was passiert beim Eingang einer E-Rechnung?​

  1. Lieferant sendet die Rechnung per E-Mail an Ihre Belegarchiv-Adresse.
  2. Netxp empfängt die Mail, extrahiert den Anhang (PDF mit eingebettetem XML bei ZUGFeRD oder reine XML bei XRechnung).
  3. Die Rechnungs­daten (Aussteller, Betrag, Fälligkeit, Rechnungs­nummer) werden ausgelesen.
  4. Ein Vorgang wird angelegt — Status offen.
  5. Validierungs­ergebnis wird angezeigt (gültig / Hinweise / Fehler).

Vorgang aus E-Rechnung öffnen​

  1. Buchungen → Vorgänge öffnen.
  2. Vorgang markieren — der Beleg-Vorschau wird angezeigt.
  3. Validierungs­details prüfen.
  4. Bei korrekter Rechnung: Vorgang verbuchen — Netxp nutzt die ausgelesenen Daten für die Buchung (Lieferant, Betrag, Fälligkeit).

Die Übersicht​

Öffnen Sie Buchungen → Vorgänge.

Vorgänge — Übersicht

Standardansicht: die offenen Vorgänge ohne Kassenbuch-Bezug.

Filter​

FilterWirkung
Vorgänge für Kassenbuch anzeigenErweitert die Liste um Vorgänge mit Kassen-Bezug.
Status: OffenNur unerledigte Vorgänge (Standard).
Status: AbgeschlossenZeigt erledigte Vorgänge — zusätzlich ist eine Datumsfilterung verfügbar.

Spalten​

Die Tabelle zeigt standardmäßig:

  • Name — Vorgangsname oder Dateiname des Belegs
  • Bezeichnung
  • Status

Über die Spaltenauswahl (blauer Zahnrad-Button) ziehen Sie weitere Spalten hinzu (Betrag, Datum, Lieferant …). Eigene Ansichten lassen sich speichern.

So gehen Sie vor​

Neuen Vorgang anlegen​

  1. Neu in der Aktionsleiste klicken.
  2. Der Assistent führt Sie durch die Erfassung — Bezeichnung, Buchungspartner, Betrag, ggf. fälliges Datum.
  3. Speichern legt den Vorgang offen an.

Vorgang aus Beleg anlegen​

  1. Neu mit Beleg klicken.
  2. Im Dateimanager den Beleg auswählen.
  3. Netxp übernimmt automatisch erkennbare Daten (Datum, Betrag, Empfänger) — Sie ergänzen den Rest.
  4. Speichern legt den Vorgang offen an, der Beleg ist verknüpft.

Beleg gezielt suchen​

Mit Belegsuche öffnen Sie den Dateimanager des Belegarchivs und suchen gezielt nach einem Beleg.

Vorgang anzeigen / bearbeiten / löschen​

  • Anzeigen öffnet den Vorgang mit Beleg-Vorschau.
  • Löschen entfernt ihn (nur wenn keine Zahlung darauf läuft).

Aus Vorgang eine Zahlung erstellen​

Sobald der Vorgang erfasst ist, lässt sich daraus per Einzelbuchung → Zahlung anlegen eine Überweisung generieren. Der Verwendungs­zweck wird vorgeschlagen, der Beleg bleibt verknüpft.

Tipps & Hinweise​

Belegarchiv pro Sparte

Für mehrgliedrige Vereine lohnen sich eigene Belegarchive pro Sparte (z. B. „Belegablage Tennis", „Belegablage Fußball"). Lieferanten der Sparte senden direkt an die jeweilige Adresse; der Spartenleiter arbeitet nur seine eigenen Vorgänge ab.

Lieferanten frühzeitig informieren

Geben Sie Ihren Lieferanten rechtzeitig vor der Umstellung Ihre Eingangs-E-Mail-Adresse bekannt. Der Übergang von der Papierrechnung auf die E-Rechnung läuft so reibungslos.

Eigene Ansichten für wiederkehrende Sichten

Erstellen Sie sich eine Ansicht „Diese Woche fällig" mit Filter auf Fälligkeitsdatum — so vergessen Sie keine Frist.

Suchfeld nutzen

Das Suchfeld oben durchsucht alle Spalten gleichzeitig. Spaltenbezogen suchen Sie über das kleine Suchfeld unter jeder Spalten­überschrift.

Häufige Fehler​

Vorgang erscheint nicht in der Liste
  • Filter aktiv? Standardfilter zeigt nur offene Vorgänge ohne Kassenbuch — Häkchen entsprechend setzen.
  • Status auf Abgeschlossen gestellt? Datumsfilter prüfen.
Beleg nicht mit Vorgang verknüpft

Der Beleg wurde nicht über Neu mit Beleg angelegt. Bearbeiten Sie den Vorgang und ordnen den Beleg manuell zu.

E-Rechnung nicht erkannt
  • Anhang fehlt oder ist im falschen Format (kein ZUGFeRD/XRechnung).
  • Empfänger-Adresse zeigt auf das falsche Belegarchiv.
  • Spam-Filter Ihres Postfachs blockiert die Mail — bei Netxp-Support prüfen lassen.
Belegarchiv versehentlich gelöscht

Wenn ein Belegarchiv mit Standardordner gelöscht wird, landen nachfolgend eingehende Belege im Standardarchiv des Vereins — nicht verloren, aber u. U. an unerwarteter Stelle.

Verwandte Themen​

Quellen: Wiki — Buchungen/Vorgänge.