Konten
In der Kontenverwaltung legen Sie alle für Ihren Verein relevanten Konten und Kassen an und überwachen deren Stand. Das ist die Grundlage für jede Buchung — egal ob Sie Beiträge einziehen, Rechnungen begleichen oder eine Spende quittieren.
Zweck
- Bankkonten (Online-Banking oder offline) erfassen
- Kassen mit Kassenbuch anlegen
- PayPal-, Mitglieds- oder Verrechnungskonten einrichten
- Anlagevermögen abbilden (Spezialfall „Anlagenbuchhaltung")
- Kontostände überwachen — Saldenprüfung als Routine
- Schnellzugriff auf Lastschrift / Überweisung / Umbuchung
Voraussetzungen
- Vereinsdaten sind ausgefüllt — die Gläubiger-ID ist Pflicht für SEPA-Lastschriften.
- Für Online-Banking: Sie kennen Ihre Bankzugangsdaten (FinTS/HBCI/PIN/TAN).
- Ihr Benutzer hat das Recht Konten (Lesen/Schreiben).
Kontotypen
Netxp Verein unterscheidet mehrere Kontotypen mit unterschiedlichem Verhalten:
| Typ | Verwendung |
|---|---|
| Bankkonto mit Onlinebanking | Online-bankingfähige Konten: Girokonto, Tagesgeld, Geschäftskonto. Umsätze werden direkt von der Bank abgeholt. |
| Bankkonto ohne Onlinebanking | Konten ohne Online-Banking: Festgeld, Sparbuch, Darlehen. Manuell zu pflegen. |
| Kasse | Bargeld-Vereinnahmungen. Beim Klick auf Anzeigen öffnet sich das Kassenbuch. |
| Mitgliedskonto | Interne Guthabenkonten je Mitglied — nur in Verbindung mit Netxp Verein Pro. |
| PayPal-Konto | Holt Umsätze über die PayPal-API ab. |
| Verrechnungskonto | Interne Konten: Anlagenkonto, Durchlaufkonten. Wird über Einzelbuchung bebucht. |
| Virtuelles Konto | Sonderfall: hängt unter einem Girokonto mit virtuellem Geldbetragsanteil. Siehe Virtuelle Konten. |
| Inaktives Konto | Veralteter Typ für nicht mehr benötigte Konten — nur Reaktivierung möglich. |
Wechsel zwischen Kontotypen
- Bankkonten mit/ohne Online-Banking: jederzeit umstellbar.
- Kasse, Mitgliedskonto, PayPal: Typ kann nicht gewechselt werden.
- Verrechnungskonto → Kasse: einmalige Umstellung möglich, danach keine Rückumstellung.
- Inaktives Konto: bei Reaktivierung kann jeder Typ gewählt werden — danach nicht mehr umkehrbar.
So gehen Sie vor
Konten öffnen
Öffnen Sie Finanzdaten → Konten.
Neues Konto anlegen
- Klicken Sie auf Konto → Neu.
- Wählen Sie den passenden Kontotyp.
- Tragen Sie die Kontodaten ein:
- Bezeichnung (sprechend, z. B. „Sparkasse Girokonto Verein")
- IBAN und BIC
- Sparte (optional — schränkt die Sichtbarkeit ein)
- Setzen Sie den Haken „Konto ist aktiv".
- Speichern.
Bankzugang für Online-Banking einrichten
Für Online-Banking-Konten brauchen Sie zunächst einen Bankzugang (technischer Zugang zur Bank).
- Klicken Sie auf Bankzugang anlegen (FinTS-Admin).
- Folgen Sie dem Dialog — Sie tragen Bankleitzahl, Login und Verfahren (FinTS, EBICS, PIN/TAN, Push-TAN, chipTAN) ein.
- Speichern. Im Anschluss können Sie das Konto unter dem Zugang anlegen.
Legen Sie für jede Bank nur einen einzigen Zugang an. Mehrere Zugänge zur gleichen Bank führen fast immer zu Fehlern beim Umsatzabruf und beim Bankenübertrag.
Konto inaktiv setzen
Wenn ein Konto aufgelöst wird:
- Öffnen Sie die Kontodetails (Schnellauswahl-Button „…").
- Entfernen Sie den Haken „Konto ist aktiv".
- Speichern. Das Konto wird nicht mehr automatisch in Auswertungen einbezogen, bleibt aber für historische Recherchen erhalten.
- Bei Bedarf können Sie es jederzeit reaktivieren.
Konto löschen
Ein Konto lässt sich nur löschen, wenn keine Umsätze darauf verbucht sind. Sonst können Sie es nur inaktiv setzen.
Kontostände drucken
Über Drucken in der Aktionsleiste erstellen Sie eine Übersicht aller Konten mit aktuell verbuchtem Kontostand sowie dem Saldo der Bank/Kasse aller vorhandenen Umsätze.
Daueraufträge anlegen (Netxp Verein Pro)
Über Daueraufträge legen Sie wiederkehrende Überweisungen an (z. B. Miete, Versicherung) — verfügbar nur in Netxp Verein Pro.
Saldenprüfung — die Routine nach jedem Buchungsabschnitt
Die Saldenprüfung ist der wichtigste regelmäßige Hygiene-Check in der Vereinsbuchhaltung. Sie prüft, ob Ihr verbuchter Saldo in Netxp Verein mit dem echten Kontostand bei der Bank übereinstimmt.
- Wöchentlich (oder mind. zweiwöchentlich) buchen Sie in der Buchungskontrolle alle offenen Posten ab.
- Wenn die Buchungskontrolle leer ist — alles verbucht —, prüfen Sie die Salden.
Saldenprüfung durchführen
- Öffnen Sie Finanzdaten → Konten.
- In der Konto-Liste sehen Sie für jedes Konto zwei Spalten:
- Saldo (Buchhaltung) — Stand laut Netxp-Verein-Buchungen
- Saldo (Bank/Kasse) — Summe aller eingegangenen Umsätze
- Beide Werte müssen identisch sein.
Saldenprüfung schlägt fehl — was tun?
Mögliche Ursachen:
- Nicht alle Kontoumsätze verbucht — kehren Sie zurück in die Buchungskontrolle und arbeiten Sie die Liste ab.
- Fehlerhafte Buchung — über die Buchungslisten den auffälligen Posten identifizieren und korrigieren.
- Storno-Buchung fehlt — eine ursprüngliche Buchung wurde gelöscht statt storniert; Saldo bleibt im Netxp-Stand „hängen".
- Bankgebühren noch nicht verbucht.
Anlagevermögen abbilden (Anlagenbuchhaltung)
Für Vereine, die ihre Vermögensverhältnisse korrekt darstellen müssen (z. B. größere Vereine mit Vermögen, Kredite, Rücklagen, Anlagegüter), gibt es die Anlagenbuchhaltung.
Die Anlagenbuchhaltung gehört in den Gesamtverein, nicht in einzelne Sparten. Selbst wenn eine Sparte einen Rasenmäher kauft — das Anlagegut steht juristisch im Eigentum des Vereins, nicht der Sparte.
Variante 1 — Anlagegut als eigenes Konto
- Konten → Neu → Typ Verrechnungskonto.
- Bezeichnung z. B. „Anlagevermögen Rasenmäher-Traktor".
- Wert eintragen.
- Über Einzelbuchung Anschaffung buchen (vom Bankkonto auf das Anlagenkonto), Abschreibungen periodisch erfassen.
Variante 2 — Anlagevermögen über E/A-Stellen
Über separate Einnahmen-/Ausgabenstellen für Anlagenkategorien (z. B. „AnlageV. Sportgeräte", „AnlageV. Gebäude") — siehe dort.
Darlehen und Rücklagen
Auch Darlehen (Verbindlichkeiten) und Rücklagen (z. B. Vereinsheim- Renovierung) lassen sich über Verrechnungskonten bzw. spezielle E/A-Stellen abbilden — Detail im Webinar-Transkript „Anlagenvermögen — Darlehen buchen und Rücklagen bilden" (2022).
Schnellauswahl pro Konto
Hinter jeder Konto-Zeile finden Sie vier kleine Buttons:
| Button | Funktion |
|---|---|
| L | Lastschrifteinzug für dieses Konto starten |
| Ü | Überweisung von diesem Konto starten |
| U | (bei Kassen) Umbuchung Kasse → Bankkonto starten |
| … | Kontodetails öffnen (Namensänderung, IBAN-Korrektur bei Bank-Fusion etc.) |
Auf dem Bankkonto kommt die Bareinzahlung dann als Kontoumsatz an.
Konten-Hierarchie (Haupt- und Unterkonten)
Netxp Verein unterstützt eine Baum-Struktur für Konten — ein Hauptkonto kann beliebig viele Unterkonten haben. Sinnvoll für:
| Hauptkonto | Unterkonten |
|---|---|
| Vereinskasse | Hauptkasse · Sparten-Kasse Tennis · Sparten-Kasse Fußball |
| Spenden 2025 | Spende Jugendarbeit · Spende Vereinsheim-Sanierung · Spende Sportgeräte |
| Aufwand Veranstaltung | Sommerfest · Weihnachtsfeier · Generalversammlung |
Bei der Konten-Anlage wählen Sie „Übergeordnetes Konto" — die Konten erscheinen in der Auswertung sowohl einzeln als auch als Summen-Position des Hauptkontos.
Solange ein Konto Unterkonten hat, lässt es sich nicht löschen. Zuerst die Unterkonten umziehen oder löschen, dann das Hauptkonto.
Eröffnungssaldo (Anfangsbestand)
Bei der Erst-Inbetriebnahme eines Kontos brauchen Sie den Eröffnungssaldo zum Stichtag (typisch 01.01. des laufenden Jahres):
Variante A — Direkt im Konto
- Konto öffnen → Reiter „Anfangsbestand".
- Datum des Eröffnungssaldos eintragen (z. B. 01.01.2025).
- Betrag eintragen (z. B. 5.234,87 €).
- Speichern.
Netxp Verein verwendet diesen Wert als Startpunkt für alle weiteren Buchungen — der laufende Saldo baut darauf auf.
Variante B — Über Eröffnungsbuchung
Bei mehreren Konten wird oft eine Eröffnungsbuchung über das Konto „Kapital" gegen jedes Sachkonto gebucht. Klassische doppelte Buchführung — aufwendiger, aber sauberer für die Prüfung.
Konto sperren / festschreiben
Über die Kassenbuch-Festschreibung sichern Sie Buchungen gegen nachträgliche Änderungen:
| Sperrart | Wirkung |
|---|---|
| Tagessperre | Buchungen eines Tages sind ab Sperre nicht mehr veränderbar — typisch für Bargeldkasse |
| Monatsabschluss | Alle Buchungen bis Monatsende sind versiegelt — empfohlen nach Monatsabschluss |
| Jahressperre | Alle Buchungen des Geschäftsjahrs werden festgeschrieben — endgültig zum Jahresabschluss |
Die Sperre erfolgt pro Konto und ist rückwärts-unwirksam — eine einmal gesperrte Buchung bleibt gesperrt. Korrekturen erfolgen über Gegenbuchungen, die nach der Sperre liegen.
Kontonummer ändern
Vorsicht beim Umnummerieren eines Konto:
- Die Buchungen bleiben am Konto hängen (es ist die Konto-ID, nicht die Nummer, die zählt).
- Berichte und Auswertungen zeigen ab dem Änderungszeitpunkt die neue Nummer — historische Berichte mit alter Nummer sind nicht rekonstruierbar.
- DATEV-Export-Mappings müssen angepasst werden (siehe unten).
Generell gilt: Lieber neues Konto anlegen + Massen-Umbuchung als Nummer ändern, wenn Konsistenz in Berichten wichtig ist.
Spendenkonto — Sonderregeln
Konten für Spendenbuchungen haben einen Sonder-Status:
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Spenden-Konto-Häkchen | Markiert das Konto als spendenfähig |
| Spendenquittung-Vorlage | Wird bei jeder Buchung automatisch angeboten |
| Bemerkung-Pflicht | Beim Spendenkonto muss der Verwendungszweck eingetragen werden |
| Auswertung | In der Spendenstatistik separat ausgewiesen |
Sinnvolle Spendenkonten:
- „Spenden allgemein" — frei verwendbar
- „Spenden zweckgebunden Jugendarbeit" — Verwendung dokumentieren
- „Spenden Sachwerte" — für Sachspenden
DATEV-Export und Kontorahmen
Netxp Verein hat keinen vorgegebenen Kontorahmen (SKR03 / SKR04 / Vereins-Kontorahmen) — Sie definieren die Konten frei nach Bedarf.
Für den DATEV-Export an den Steuerberater:
- Pro Konto unter „Erweitert" eine DATEV-Konto-Nummer hinterlegen (Mapping Netxp-Konto → DATEV-Konto).
- Beim Export werden die Buchungen automatisch übersetzt.
- Mapping prüfen — typisch SKR49 (gemeinnützige Vereine) oder SKR03/SKR04 bei wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.
Den Mappings-Standard können Sie mit Ihrem Steuerberater abklären und einmalig in Netxp Verein hinterlegen.
SEPA-Format pro Konto
Pro Konto lassen sich erweiterte SEPA-Einstellungen vornehmen:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| PAIN-Format Lastschrift | Welche Version (pain.008.001.02 / pain.008.001.08 etc.) — bei modernen Banken: 08 |
| PAIN-Format Überweisung | Pain.001.001.03 / Pain.001.001.09 |
| Überschreiben | Bank-Standard ignorieren und eigene Version erzwingen |
In den meisten Fällen reicht die Standard-Konfiguration der Bank — nur bei Sonderfällen (Auslandsbank, Spezialvertrag) müssen Sie selbst eingreifen.
Kontogruppen für Auswertungen
Für die GuV (Gewinn- und Verlust-Rechnung) ordnen Sie die Konten in Kontogruppen ein — Standard-Gruppen:
| Gruppe | Beispiele |
|---|---|
| Erträge — Mitgliedsbeiträge | Beitragskonten aller Sparten |
| Erträge — Spenden | Spendenkonten |
| Erträge — Veranstaltungen | Eintrittsgelder, Tombola, Imbiss |
| Aufwand — Verein | Miete, GEMA, Versicherung |
| Aufwand — Sport | Sportgeräte, Trainer-Vergütung |
| Aufwand — Veranstaltungen | Sommerfest, Generalversammlung |
Die Zuordnung pflegen Sie pro Konto in den Stammdaten. Auswertungen unter Auswertungen gruppieren dann automatisch nach diesen Kategorien.
Tipps & Hinweise
Verwenden Sie Bezeichnungen, die in 10 Jahren immer noch verständlich sind — z. B. „Volksbank Geschäftskonto Verein" statt „Konto 1". Die Bezeichnung erscheint überall in Auswertungen und Buchungstexten.
Selbst wenn Sie kein Bargeld vereinnahmen, ist eine Pro-Forma-Kasse sinnvoll — beim Beitragseinzug verlangt Netxp die Angabe einer Kasse für mögliche Barzahler.
Klicken Sie bei einer Kasse auf Anzeigen, öffnet sich das Kassenbuch: Hier erfassen Sie Umsätze und können sie direkt verbuchen — siehe Wiki / Kassenbuch.
Setzen Sie sich eine feste Routine — z. B. „Donnerstags buchen und Salden prüfen". Wer wöchentlich abgleicht, hat im Fehlerfall nur eine Woche Daten zu untersuchen — nicht ein ganzes Quartal.
Häufige Fehler
Beim Anlegen versehentlich denselben Bankzugang doppelt erstellt? Das führt zu Konflikten beim FinTS-Login und beim Abruf der Umsätze. Im Zweifel den älteren Zugang löschen und Konten neu zuordnen.
Das Konto enthält Umsätze. Setzen Sie es stattdessen inaktiv — oder übertragen Sie alle Umsätze per Massenänderung auf ein anderes Konto.
Im Dialog der Massenbuchung erscheint Ihr Bankkonto nicht? Prüfen Sie, ob der Haken „Konto ist aktiv" gesetzt ist und ob die Sparte des Kontos zur Sparte des Einzugs passt.
- Buchungskontrolle wirklich leer? Filter prüfen.
- Bankgebühren nachträglich abgezogen? Ergänzen.
- Bei größeren Differenzen: Kontoauszug vom Vortag mit Netxp-Stand vergleichen — der Tag, an dem es passte, ist meist der Anhaltspunkt.
Verwandte Themen
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Quellen: Wiki — Finanzdaten/Konten · „Anlegen von Barkassen und internen Konten" (2014-02-26) · „Anlegen und Ändern von Konten" (2016-04-27).