E-Mail-Versand
Netxp Verein hat zwei E-Mail-Varianten: einen einfachen Mailclient, der den lokalen Standard-Mailclient (Outlook, Thunderbird) ansteuert, und den erweiterten Mailclient mit Netxp-Mail-Service — eigener HTML-Editor, eigener SMTP-Versand-Server, Massenversand, automatisches Versand-Archiv und Blacklist-Verwaltung. Beide werden im E-Mail-Center bedient.
Zweck
- Massenversand an Mitgliedergruppen mit personalisierten Anreden
- Versand-Archiv pro Mitglied — Was ging wann an wen?
- Geplanter Versand über E-Mail-Aufträge
- Blacklist für abbestellte oder ungültige Adressen
- Sender-Reputation für hohe Zustellungs-Quote
Einfacher vs. erweiterter Mailclient
| Aspekt | Einfacher Mailclient | Erweiterter Mailclient |
|---|---|---|
| Versand-Weg | Lokaler Outlook/Thunderbird via mailto: | Eigener Netxp-SMTP-Server |
| HTML-Editor | nein, nur Klartext | ja, integriert |
| Massenversand | (eingeschränkt) | ja, einfach |
| Versand-Archiv | nur lokal im Outlook | zentral pro Mitglied |
| Blacklist | nein | ja, automatisch |
| E-Mail-Aufträge | nein | ja |
| Bestelltes Modul nötig? | nein | ja — Modul „E-Mail-Versand" |
Welcher Mailclient aktiv ist, sehen Sie unter Verwaltung → Optionen → E-Mail.
Zwei Netxp-Mail-Service-Varianten
Wer das Modul „E-Mail-Versand" bucht, wählt zwischen zwei Service-Varianten:
Variante 1 — Mail-Service mit Netxp-Domain (einfache Variante)
- Absender-Adresse:
<verein>@netxp-verein.de - Sofort einsatzbereit, keine eigene Domain nötig
- Einrichtungs-Gebühr + monatliche Paket-Gebühr
Variante 2 — Mail-Service mit eigener Domain (erweiterte Variante)
- Absender-Adresse:
<info>@<verein-eigene-domain.de> - DNS-Einrichtung der eigenen Domain nötig (SPF, DKIM, MX)
- Versendung wirkt absender-authentisch aus dem Verein heraus
- Einrichtungs-Gebühr (höher als bei Variante 1) + monatliche Paket-Gebühr
Paket-Größen
Pro Variante stehen vier Kontingents-Pakete zur Verfügung:
| Paket | Geeignet für |
|---|---|
| Small | Kleine Vereine mit wenigen Mails pro Monat |
| Default | Standardvereine mit regelmäßigem Newsletter |
| Large | Größere Vereine mit mehreren Versändekanälen |
| Premium | Großvereine mit hohem Mail-Aufkommen |
Konkrete Mail-Kontingente und Preise zeigt die Bestell-Maske unter Verwaltung → Vertrag verwalten — beispielhaft aus dem Standard- Paket: bis zu 5.000 Mails pro Monat.
Funktionen im Detail
E-Mail-Verlauf (Versand-Archiv)
Jede über den Netxp-Mail-Service versendete E-Mail wird dauerhaft gespeichert — siehe Reiter Emails beim Mitglied:
- Datum, Betreff, Empfänger, Mailkonto
- Originaldatei als
.eml-Format im Online-Speicher - Per Doppelklick im Standard-Mailclient öffnen
Netxp Verein speichert nur versendete Mails, nicht eingehende Antworten. Antworten der Mitglieder müssen Sie im eigenen Mailclient (Outlook, Thunderbird) entgegennehmen.
Blacklist
Im E-Mail-Center führt Netxp Verein eine Blacklist:
- Abbestellungs-Anfragen können manuell eingetragen werden
- Adressen mit dauerhafter Unzustellbarkeit landen automatisch drin
- Beim Massen-Versand werden Blacklist-Adressen automatisch übersprungen
E-Mail-Aufträge
Geplante oder wiederkehrende Sammelversände lassen sich als Auftrag anlegen — der Netxp-Hintergrund-Worker versendet sie zur konfigurierten Zeit. Beispiele:
- Monatlicher Newsletter zum 1. des Monats
- Erinnerung an die Generalversammlung 14 Tage vorher
- Geburtstagsglückwünsche täglich (gemeinsam mit Erinnerungslisten)
Sender-Reputation
Damit E-Mails nicht im Spam-Ordner landen, helfen drei DNS-Records:
| Record | Funktion |
|---|---|
| SPF | Welche Server dürfen für die Vereins-Domain Mails verschicken? |
| DKIM | Kryptografische Signatur, beweist Echtheit der Mail |
| DMARC | Anweisung, wie mit gefälschten Mails umgegangen wird |
Bei der Variante 1 (Netxp-Domain) sind diese Records von Netxp automatisch korrekt konfiguriert. Bei Variante 2 (eigene Domain) müssen die Records vom Webhoster des Vereins eingetragen werden — Netxp liefert die nötigen Werte beim Setup mit.
Anhänge
Anhänge werden mit der Mail versendet und zusammen mit der
.eml-Datei archiviert. Maximalgröße ist abhängig vom Empfänger-
Server — viele Provider akzeptieren bis 25 MB, manche nur 10 MB.
Bei großen Anhängen lieber einen Link auf eine Datei im Online-Speicher versenden statt die Datei direkt anzuhängen.
Kontingent-Verwaltung
Im E-Mail-Center oben rechts steht der aktuelle Stand:
„Verfügbares Kontingent für Monat März: 247 von 5.000 versendet"
| Aspekt | Verhalten |
|---|---|
| Reset | Zum 1. des Monats wird der Zähler zurückgesetzt |
| Überschreitung | Versand wird abgelehnt, wenn Kontingent erschöpft ist |
| Aufstockung | Über die Bestell-Maske ins nächste Paket wechseln |
Sponsoring im E-Mail?
Anders als beim SMS-Versand gibt es kein E-Mail-Sponsoring — eine Sponsor-Zeile lässt sich aber manuell als HTML-Footer in jede E-Mail-Vorlage einbauen.
Tipps & Hinweise
Vor jedem größeren Versand (über 100 Empfänger) eine Test-Mail an die eigene Adresse schicken. Layout, Platzhalter und Anhänge prüfen.
Für seriöse Vereinskommunikation lohnt sich Variante 2 mit eigener Domain. Mitglieder sehen sofort, dass die Mail vom Verein kommt, nicht von einem fremden Dienstleister.
Mails am Montag früh haben höhere Lesequoten als Sonntag-Abend- Versändungen. Beim Mail-Auftrag entsprechend planen.
Häufige Fehler
Kontingent ist erschöpft — entweder ins nächste Paket wechseln oder auf den Monatswechsel warten.
Mögliche Ursachen:
- SPF/DKIM für die eigene Domain nicht eingetragen (bei Variante 2).
- Betreff enthält typische Spam-Wörter („Gewinn", „kostenlos", viele Ausrufezeichen).
- Mail-Inhalt nur als Bild verpackt — Mail-Provider mögen Klartext.
Empfänger-Server lehnt ab — Anhang verkleinern oder als Online-Speicher-Link verschicken.
Verwandte Themen
- E-Mail-Center — tägliche Bedienung
- Vorlagen — Mail-Texte gestalten
- Erinnerungslisten — automatischer Versand
- Reiter Emails (Historie)
- SMS-Kontingent — Vergleich zu SMS-Versand
- Online-Speicher — für große Anhänge
Quellen: Internes Konzept zum E-Mail-Versand-Modul (einfache und erweiterte Versand-Variante, 4 Paketgrößen: Klein, Standard, Groß, Premium) sowie Webinare zum E-Mail-Versand.