Übungsleiter-Abrechnung
Mit dem Übungsleiter-Modul im MitgliederOnline-Webportal erfassen Übungsleiter ihre Stunden, Pauschalen und Fahrtkosten direkt im Browser. Das spart Papier-Stundenzettel und manuelle Übertragung in die Vereinsverwaltung.
Zusätzlich zur klassischen Datenpflege bietet MitgliederOnline ein Übungsleiter-Modul, mit dem registrierte Übungsleiter ihre Stunden, Pauschalen und Fahrtkosten selbst im Browser einreichen können. Das spart Papier-Stundenzettel und manuelle Übertragung.
Voraussetzungen
- MitgliederOnline-Modul gebucht
- Übungsleiter-Modul in Netxp Verein aktiv
- Pro Mitglied: aktive Übungsleiter-Verträge in der Übungsleiter-Verwaltung
- Mitglied ist mit MitgliederOnline-Zugang freigeschaltet
- Berechtigung „TrainerAccounting" zugewiesen
Die Online-Maske im Überblick
Beim Aufruf der Übungsleiter-Abrechnung im Browser sehen Übungsleiter eine Accordion-Übersicht mit zwei Bereichen:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Offen & Freizugebene | Abrechnungen mit Status „Offen", „Eingereicht", „Vom Vorgesetzten freigegeben" |
| Abgeschlossen | Bereits verbuchte Abrechnungen |
Jede Abrechnung wird in einer Tabelle gezeigt mit Spalten:
- Abrechnungsdatum
- Vertrag
- Betrag (Summe der Position)
- Status (farbiger Badge)
- Letzte Änderung
Neue Abrechnung erfassen
Über „Neue Abrechnung" startet der Erfassungs-Workflow:
Schritt 1 — Vertrag wählen
Der Übungsleiter wählt aus den aktiven Verträgen den passenden aus (z. B. „Trainer Fußball A-Jugend"). Pro Vertrag kann der Verein eine eigene Stunden-Definition hinterlegen — etwa „60 Min = 1 Stunde" oder „45 Min = 1 Stunde".
Hat der Übungsleiter keine aktiven Verträge, sieht er den Hinweis:
„Sie haben aktuell keine aktiven Verträge hinterlegt."
Schritt 2 — Datum erfassen
Pflichtfeld. Validierung:
„Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen."
Schritt 3 — Positionen befüllen
Je nach Vertrag werden die Positionen automatisch als getrennte aufklappbare Karten dargestellt:
Karte „Stundenlohn"
| Feld | Erfassung |
|---|---|
| Zeit von | Zeit-Auswahl in 15-Minuten-Schritten |
| Zeit bis | Zeit-Auswahl in 15-Minuten-Schritten |
| Stunden | Automatisch berechnet (read-only) |
Validierung:
„Bitte füllen Sie beide Zeitfelder aus oder lassen Sie beide leer." „Die 'Zeit bis' darf nicht vor der 'Zeit von' liegen."
Karte „Fahrtkosten"
| Feld | Erfassung |
|---|---|
| Ort ab | Freitext |
| Ort an | Freitext |
| Einfache Strecke | Kilometer |
| Rückfahrt | Schalter — verdoppelt die Strecke |
| Gesamtkilometer | Automatisch berechnet (read-only) |
Validierung:
„Bitte geben Sie Abfahrtsort, Zielort und die einfache Strecke an oder lassen Sie alle Felder leer."
Karte „Pauschalen"
| Feld | Erfassung |
|---|---|
| Betrag in € | Pro Pauschal-Position |
Pauschalen lassen sich pro Position einzeln auf 0 setzen, wenn sie an diesem Tag nicht angefallen sind.
Schritt 4 — Speichern
Speichert die Abrechnung mit Status „Offen" → wartet auf Vorgesetzten-Freigabe.
Status-Modell
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Neu erfasst, nicht eingereicht |
| Eingereicht | Vom Übungsleiter zur Freigabe abgesendet |
| Freigegeben | Vom Vorgesetzten geprüft und freigegeben |
| Verbucht | Von der Vereinsbuchhaltung übernommen |
| Abgelehnt | Vom Vorgesetzten zurückgegeben (mit Begründung) |
Bearbeiten / Sperren
Ob der Übungsleiter eine bereits gespeicherte Abrechnung nachträglich ändern darf, steuert die Plugin-Einstellung „Abrechnung Bearbeitung erlauben":
- Aktiv → Bearbeiten erlaubt (Default)
- Inaktiv → Nach dem Speichern read-only
Letzte 2 Jahre Sichtbar
Die Online-App lädt die letzten zwei Jahre an Abrechnungen
nach (StartDate = DateTime.Now.Year − 2) — ältere Abrechnungen
sind nur im Netxp-Verein-Client für die Vereinsverwaltung
sichtbar.
Vorgesetzten-Freigabe
Der Vorgesetzte (im Vertrag als SupervisorId hinterlegt)
sieht im selben Online-Modul alle bei ihm zur Freigabe stehenden
Abrechnungen. Er kann:
- Annehmen → Status = Freigegeben
- Ablehnen → mit Bemerkung zurück an den Übungsleiter
- Die Freigabe wird mit Datum und Vorgesetzten-ID protokolliert
Verwandte Themen
- MitgliederOnline-Portal — Übersicht
- Übungsleiter (im Verein)
- Tätigkeitsberichte (Reiter im Mitglied)
Quellen: Webinare „MitgliederOnline-Einrichtung und Verwendung der Mitgliedselbstverwaltung" (2023-02-14) und „MitgliederOnline von Netxp-Verein" (2023-07-26).