Reiter Tätigkeitsberichte

Im Reiter Tätigkeitsberichte dokumentieren Sie die geleisteten Stunden eines Mitglieds — Trainerstunden, Vereinsarbeit, Vorstands-Sitzungen, Sonderaktionen. Pro Eintrag erfassen Sie Datum, Zeitraum, Tätigkeit und automatisch berechnete Stunden. Aus diesen Berichten entstehen Stunden-Übersichten, Übungsleiter-Abrechnungen und Belege für die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale.

Zweck

• Trainerstunden für die Übungsleiter-Abrechnung sammeln
• Vereinsarbeit (Renovierung, Festvorbereitung) belegen
• Vorstands- und Sitzungs-Stunden dokumentieren
• Steuerliche Belege für Übungsleiter- bzw. Ehrenamtspauschale
• Auswertungen: Wer hat im laufenden Jahr wie viel beigetragen?

Zwei Wege ins System

Netxp Verein kennt zwei parallele Eingabewege für Tätigkeitsberichte:

Weg	Wer trägt ein?	Wann sinnvoll?
Reiter im Mitgliederdetail	Vereinsverwalter / Trainer-Manager	Klassische Pflege durch die Verwaltung
MitgliederOnline-Portal	Übungsleiter selbst	Direkter Selbsteintrag nach jeder Trainingseinheit

Beide Wege landen in derselben Auswertung — der Reiter zeigt alle Stunden, gleich woher sie kommen.

Voraussetzungen

• Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Tab Tätigkeitsberichte".
• Für die Übungsleiter-Selbsteintragung muss das Mitglied im MitgliederOnline-Portal als Übungsleiter mit Stundenrolle freigeschaltet sein (siehe Übungsleiter-Abrechnung im Portal).

Felder pro Eintrag

Feld	Bedeutung
Betreff	Bezeichnung der Tätigkeit (z. B. „Tennistraining Jugend U12") — Pflicht
Datum / Start-Uhrzeit	Beginn der Tätigkeit — Pflicht
Datum / End-Uhrzeit	Ende der Tätigkeit — muss am selben Tag liegen
Stunden	Automatisch berechnet aus Ende − Start (2 Nachkommastellen)
Info	Detailtext mit Formatierung (z. B. Was wurde gemacht, Anzahl Teilnehmer) — Pflicht
Vergütung	Optionales Geldfeld — falls steuerlich relevant

Same-Day-Regel

Ein Eintrag muss innerhalb eines Tages liegen — wenn Sie das End-Datum auf den Folgetag setzen, korrigiert Netxp Verein das automatisch auf den Start-Tag. Bei Mehrtages-Veranstaltungen (z. B. Trainingslager) tragen Sie pro Tag einen separaten Eintrag ein.

So gehen Sie vor

Trainerstunde erfassen

1. Reiter Tätigkeitsberichte öffnen.
2. Hinzufügen klicken.
3. Betreff eintragen (z. B. „Tennistraining U12 / Halle 2").
4. Start- und Endzeit setzen (Netxp Verein schlägt aktueller Tag
   • 2 Stunden Dauer vor).
5. Info ergänzen — z. B. Anzahl Teilnehmer, Trainings-Inhalt.
6. Bei Bedarf Vergütung eintragen.
7. Speichern — die Stundenzahl erscheint automatisch.

Vereinsarbeit erfassen

1. Vorgehen wie oben.
2. Im Betreff „Hallen-Renovierung" o. ä.
3. Im Info-Feld die Mitarbeiter/Helfer und Aufgaben notieren.

Bereit gestellten Eintrag prüfen

Wenn Übungsleiter selbst einreichen (über Portal):

1. Reiter im Mitglied öffnen — Einträge erscheinen sofort mit Vermerk „aus Portal".
2. Stunden und Inhalt prüfen.
3. Bei Bedarf editieren — die Änderung landet als neue Version im Verlauf (siehe Historie).

Massen-Erfassung für mehrere Mitglieder

Über die Mitgliederliste lässt sich derselbe Tätigkeitsbericht für mehrere Mitglieder anlegen — z. B. „Renovierung am 12.10." für fünf Helfer mit je 4 Stunden. Details unter Mitgliederliste → Massen-Aktionen.

Stunden-Übersicht und Monatsgruppierung

Im Reiter sind die Einträge automatisch nach Monat gruppiert:

April 2025      35,5 Std.    7 Einträge
März 2025       28,0 Std.    6 Einträge
Februar 2025    24,5 Std.    5 Einträge

So sehen Sie auf einen Blick, wie viel das Mitglied im laufenden Geschäftsjahr beigetragen hat.

Stundennachweis drucken

Über die Schaltfläche Drucken erstellen Sie einen Stundennachweis — eine PDF mit allen Einträgen für einen wählbaren Zeitraum. Geeignet für:

• Übungsleiter-Bescheinigungen am Jahresende
• Vorlage beim Finanzamt für Übungsleiter-/Ehrenamtspauschale
• Belege für externe Förderer

Ebenso ist ein CSV-Export zur Weiterverarbeitung in Excel möglich.

Steuerliche Aspekte

Tätigkeitsberichte sind die Datengrundlage für zwei klassische steuerfreie Pauschalen:

Pauschale	Jährlich steuerfrei	Typische Empfänger
Übungsleiterpauschale	3.000 €	Trainer, Schiedsrichter, Betreuer
Ehrenamtspauschale	840 €	Sonstige ehrenamtliche Vereinsfunktionen

Netxp Verein berechnet die Stunden, prüft aber nicht automatisch, ob die Jahresgrenze überschritten wurde — das obliegt der Schatzmeisterin. Bei Berücksichtigung beider Pauschalen können Trainerinnen bis zu 3.840 € pro Jahr steuerfrei erhalten.

Übungsleiterpauschale zur Beitragsverrechnung

Viele Vereine verrechnen die Übungsleiterpauschale direkt mit den ausstehenden Beiträgen des Mitglieds. Im Reiter Tätigkeitsberichte das Vergütung-Feld pflegen — über die Schatzmeisterin wird der Betrag dann gebucht.

Integration

Bereich	Verbindung
Übungsleiter-Modul	Stundensatz wird zentral hinterlegt; Abrechnung erfolgt automatisch je nach Stunden
Buchungen	Trainer-Auszahlungen als Einzelbuchungen mit Beleg aus dem Tätigkeitsbericht
Dienstbuch	Funktionen werden im Dienstbuch geführt; Stunden landen im Tätigkeitsbericht
MitgliederOnline-Portal	Übungsleiter tragen selbst Stunden ein (Rollen-basiert)
Spendenquittung	Ehrenamtspauschale-Spendenbescheinigung (wenn das Mitglied auf die Auszahlung verzichtet und spendet)
Listenauswertung	Stunden-Übersicht im Verein, Top-Trainerinnen-Liste

Tipps & Hinweise

Info-Feld nutzen

Eine Stunde im Tätigkeitsbericht ohne Info-Text ist später wertlos — „Tennistraining Jugend" nutzt niemanden. Lieber kurz die Inhalte notieren: „Aufschlag und Vorhand, 8 Teilnehmer, Halle 2". Das hilft beim Jahres-Rückblick und bei Versicherungs-Fragen.

Stundensatz im Trainer-Modul setzen

Der Stundensatz wird nicht im Tätigkeitsbericht, sondern im Trainer-Modul des Mitglieds hinterlegt. Beim Drucken der Abrechnung kombiniert Netxp Verein Stunden und Satz automatisch.

Selbsteintrag spart Verwaltungsaufwand

Lassen Sie die Übungsleiter ihre Stunden im Portal selbst eintragen — Sie als Verwaltung müssen nur noch sichten und freigeben. Spart viel Tipparbeit am Jahresende.

Häufige Fehler

End-Uhrzeit liegt vor Start-Uhrzeit

Sie haben die End-Uhrzeit kleiner als die Startzeit eingetragen (z. B. Start 19:00, Ende 21:00 → richtig; Start 21:00, Ende 19:00 → falsch). Bei Trainings, die über Mitternacht gehen, müssen Sie zwei Einträge anlegen.

Stunden werden nicht berechnet

Mögliche Ursachen:

1. Start oder Ende leer
2. Bei mehrtägiger Aktion das Ende auf einen anderen Tag gesetzt — Netxp korrigiert auf denselben Tag
3. Bestätigungs-Häkchen „bestanden" steht falsch — gibt's im Tätigkeitsbericht nicht, dieses Feld ist nur in der Weiterbildung

Eintrag aus Portal lässt sich nicht löschen

Eingaben aus dem Portal sind vorerst geschützt. Bei Korrekturbedarf den Eintrag editieren statt löschen — die Änderung landet in der Historie und bleibt nachvollziehbar.

Pauschale wird überschritten

Netxp Verein warnt nicht automatisch. Die Schatzmeisterin sollte am Jahresende die Summe der gezahlten Vergütungen je Person prüfen, bevor 3.000 € (Übungsleiter) bzw. 840 € (Ehrenamt) überschritten werden.

Verwandte Themen

• Reiter Weiterbildung
• Reiter Dienstbuch
• Reiter Historie
• Übungsleiter (Mitglieder-Modul)
• Übungsleiter-Abrechnung (MitgliederOnline)
• Einzelbuchung
• Spendenquittungen

Quellen: Webinare „Übungsleiterverwaltung und Abrechnung" (2024-11-12), „Übungsleiter 2.0" (2024-04-04 und 2024-05-22) sowie „Übungsleiter Verwaltung und Abrechnung" (2015-05-07).