Übungsleiter

In der Übungsleiterverwaltung 2.0 organisieren Sie alle Übungsleiter Ihres Vereins — von den Stammdaten und Verträgen über die Schein-Verwaltung, eigene Dateien und Serienbrief-Vorlagen bis zur Abrechnung von Stunden, Fahrtkosten, Pauschalen und Rückspenden.

Übungsleiterverwaltung 2.0

Netxp Verein hat die Übungsleiterverwaltung umfassend überarbeitet (2023/2024). Neu sind: Vertragsverwaltung, integrierte eigene Dateien pro Übungsleiter, dedizierte Serienbrief­vorlagen, Freigabeprozess durch Vorgesetzte, Rückspendenfunktion, Sammel­überweisung und die Scheinwarnungs-Liste.

Zweck

• Übungsleiter mit allen Stammdaten erfassen — auch ohne Mitglied
• Verknüpfung zu einem Mitglied (sofern der Übungsleiter selbst Mitglied ist)
• Verträge anlegen (Stundensätze, Fahrtkostenvergütung, Vorgesetzte für Freigaben)
• Übungsleiterscheine und Weiterbildungen dokumentieren
• Ablaufende Scheine im Blick behalten
• Stunden, Pauschalen und Fahrtkosten erfassen und auszahlen
• Sammelüberweisung an die Bank
• Eigene Dateien pro Übungsleiter (Verträge, Bescheinigungen)
• Übungsleiter-Serienbriefe und Mails

Voraussetzungen

• Mindestens ein Online-Banking-Konto für Überweisungen ist eingerichtet.
• Ihr Benutzer hat das Recht Übungsleiter (Lesen/Schreiben/Freigeben).
• Für Sammelüberweisung: in Verwaltung → Optionen → Verein → Erweitert → Mitglieder ist der Haken „Übungsleiterabrechnung gesammelt übertragen" gesetzt.

Die Übungsleiter-Übersicht

Öffnen Sie Mitglieder → Übungsleiter.

Die Maske hat drei Reiter:

Reiter	Inhalt
Übungsleiter	Liste aller Übungsleiter, Anlage und Bearbeitung.
Scheinwarnungen	Übersicht über Scheine, die im laufenden Jahr ablaufen. Reiter wird rot, wenn ein Schein abläuft.
Abrechnung	Übersicht aller erfassten Posten (Stunden, Fahrtkosten, Pauschalen). Hier wird abgerechnet.

So gehen Sie vor

Neuen Übungsleiter anlegen

1. Neu in der Aktionsleiste klicken.
2. Stammdatenmaske ausfüllen:
   • Name, Vorname — auch ohne Mitgliedsbezug möglich
   • Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten
   • Verknüpfung zu Mitglied (optional): Lupe / Enter klicken, Mitglied aus dem Suchfenster wählen — Stammdaten werden automatisch übernommen. Das Verknüpfen ist sinnvoll, wenn der Übungsleiter selbst Mitglied ist; sonst leer lassen.
   • Eintrittsdatum als Übungsleiter
   • Pauschalen-Warngrenze (typisch 3.000 €/Jahr für die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG)
3. Speichern.

Nach dem Speichern erscheinen drei weitere Reiter: Verträge, Scheine und Weiterbildungen, Eigene Dateien.

Vertrag anlegen

1. Wechseln in den Reiter Verträge.
2. Neuer Vertrag klicken.
3. Eintragen:
   • Vertragsbeginn / -ende
   • Stundenvergütung
   • Fahrtkosten (pro km oder pauschal pro Anfahrt)
   • Auszahlungskonto des Übungsleiters
   • Vorgesetzter — wenn gesetzt, erfordert die Auszahlung vorher dessen Freigabe
4. Speichern.

Ein Übungsleiter kann mehrere Verträge gleichzeitig haben (z. B. einen für Vereinsstunden, einen für Sonderaufgaben).

Scheine und Weiterbildungen erfassen

1. Reiter Scheine und Weiterbildungen.
2. Neuer Schein klicken.
3. Eintragen:
   • Bezeichnung (Übungsleiterlizenz, Trainer C, …)
   • Lizenzstufe
   • Ausstellungsdatum / Ablaufdatum
   • Verband / Aussteller
   • Optional: Scan des Scheins in Eigene Dateien ablegen
4. Speichern.

Abläuft ein Schein im laufenden Jahr, erscheint er rot markiert in Scheinwarnungen.

Eigene Dateien

Im Reiter Eigene Dateien legen Sie Dateien pro Übungsleiter ab (eingescannte Verträge, Bescheinigungen, Schein-Kopien). Funktioniert identisch zu Eigene Dateien im Verein.

Abrechnungsposten erfassen

1. Wechseln in den Reiter Abrechnung (allgemein) oder bleiben in den Übungsleiter-Details.
2. Übungsleiter auswählen, Vertrag wählen — Konditionen werden übernommen.
3. Posten erfassen:
   • Datum
   • Stundenzahl
   • Fahrtkosten (km × Satz oder Pauschale)
   • Materialaufwand (optional)
   • Bemerkung (Trainingsort, Inhalt)
4. Speichern.

Posten freigeben (Vorgesetzten-Workflow)

Wenn dem Vertrag ein Vorgesetzter zugewiesen ist, müssen die Posten vor Auszahlung durch diesen freigegeben werden:

1. Vorgesetzter loggt sich ein.
2. Im Reiter Abrechnung der Übungsleiterübersicht erscheinen die offenen Posten.
3. Einzeln oder gesammelt freigeben.
4. Freigegebene Posten sind zur Auszahlung bereit.

Abrechnung — Sammelüberweisung an die Bank

Damit Auszahlungen als Sammelüberweisung zur Bank gehen (eine Buchungsliste pro Lauf, ein Bankauftrag):

1. Verwaltung → Optionen → Verein → Erweitert → Mitglieder — Haken „Übungsleiterabrechnung gesammelt übertragen" setzen.
2. Die Abrechnung muss aus der allgemeinen Abrechnung (Reiter Abrechnung in der Übungsleiterübersicht) gestartet werden — nicht aus den Detail-Ansichten einzelner Übungsleiter. Sonst entsteht pro Übungsleiter eine eigene Buchungsliste.

Die Sammelüberweisung wird in den Bankenübertrag gestellt.

Rückspende dokumentieren

Wenn ein Übungsleiter seine Vergütung ganz oder teilweise als Spende zurückgibt:

1. Im Posten den Haken „Rückspende" setzen.
2. Höhe und Verzicht eintragen.
3. Netxp erzeugt automatisch eine Buchung in der Spendenquittungs-Übersicht.
4. Mit dem nächsten Sammeldruck der Spendenquittungen wird die Rückspende quittiert.

Übungsleiter-Serienbriefe und Mails

In der Übungsleiter-Übersicht stehen drei Netxp-Standardvorlagen für Übungsleiter-Schreiben bereit (über Kommunikation → Vorlagen anpassbar):

• Vertragsanschreiben — formelle Vertragsbestätigung
• Stundenbestätigung — periodische Übersicht
• Pauschalen-Übersicht (Jahresbescheinigung)

Über Mail senden in der Aktionsleiste versenden Sie E-Mails an einzelne oder mehrere Übungsleiter (Standard-E-Mail-Konto erforderlich, siehe E-Mail-Versand).

Übungsleiter aus Altsystem übernehmen (Migration)

Netxp unterstützt den Umzug der ÜL-Verwaltung aus dem Altsystem:

• Bei Aktivierung der neuen Verwaltung erscheint ggf. ein Migrationsdialog.
• Übungsleiter, Verträge und Posten aus dem Altsystem werden übernommen.
• Während der Übergangsphase kann zwischen alter und neuer Maske gewechselt werden (Beta-Modus).

→ Detail im Webinar-Transkript „Umzug ÜL-Verwaltung mit Beta" und „… ohne Beta" (beide 2024-07-09).

Felder im Detail

Stammdaten

• Eintrittsdatum als Übungsleiter
• Austrittsdatum (wenn beendet)
• Mitgliedsverknüpfung — optional (Lupe / Enter zum Auswählen)
• Pauschalen-Warngrenze — z. B. 3.000 € für die Übungsleiterpauschale

Verträge

• Mehrfache Verträge pro Übungsleiter möglich
• Stundenvergütung
• Fahrtkosten (Pauschale pro km oder pro Anfahrt)
• Auszahlungskonto
• Vorgesetzter für Freigabeprozess

Scheine

• Bezeichnung (Übungsleiterlizenz, Trainerschein)
• Lizenzstufe
• Ausstellungs- / Ablaufdatum
• Verband / Aussteller

Drei Abrechnungsmodelle pro Vertragsposition

Pro Übungsleiter-Vertrag werden eine oder mehrere Positionen hinterlegt — jede Position folgt einem von drei Abrechnungstypen:

Bezeichnung	Erfasst
Stundenlohn	Zeit von / Zeit bis → automatisch berechnete Stunden
Pauschale / Fixlohn	Fester Betrag pro Position
Fahrtkosten	Ort ab, Ort an, einfache Strecke, Rückfahrt

Der Verein konfiguriert das einmal pro Vertragsposition — der Übungsleiter erfasst dann nur noch die zur Position passenden Werte.

Vertragsstruktur

Ein Übungsleiter kann mehrere parallele Verträge haben (z. B. „Trainer Fußball A-Jugend" + „Helfer Sommerfest"). Pro Vertrag:

Feld	Bedeutung
Name	Sprechende Bezeichnung des Vertrags
Vorgesetzter (SupervisorId)	Mitglied, das die Abrechnungen freigibt
HourInMinutes	Wieviele Minuten = 1 abrechenbare Stunde (z. B. 60 oder 45)

Die Stunden-Definition ist wichtig bei Trainings, bei denen eine „Trainingsstunde" z. B. nur 45 Minuten dauert.

Vorgesetzten-Freigabe

Anders als andere Vereinsbuchungen müssen Übungsleiter-Abrechnungen erst vom Vorgesetzten freigegeben werden, bevor sie an die Buchhaltung gehen. Dadurch entsteht ein klarer Vier-Augen-Workflow:

1. Übungsleiter erfasst die Stunden / Pauschalen / Fahrtkosten
2. Status = „Offen"
3. Vorgesetzter prüft, gibt frei → Status = „Freigegeben"
4. Vereinsbuchhaltung übernimmt in Buchungsliste

Rückspendenfunktion

Eine Besonderheit des Übungsleiter-Moduls: Der Übungsleiter kann seine Abrechnung direkt als Spende an den Verein zurückgeben. Das ist steuerlich sauber abgebildet: die Abrechnung wird verbucht, gleichzeitig wird eine Spendenbuchung in gleicher Höhe erstellt und kann später als Spendenquittung ausgestellt werden.

Pro-Verein-Einstellungen

Die folgenden Vereinsoptionen wirken auf den ÜL-Workflow (siehe Optionen):

Einstellung	Wirkung
Übungsleiterabrechnung gesammelt übertragen	Sammelbuchung statt Einzel-Buchungslisten
E-/A-Stellenangabe bei Übungsleiterabrechnung immer Pflicht	E-/A-Stelle Pflicht statt nur bei Barzahlung
Übungsleiterabrechnung — Postensumme im Verwendungszweck	Postensumme an Verwendungszweck anhängen
Übungsleiterabrechnung — Spartenname im Verwendungszweck	Spartenname an Verwendungszweck anhängen
Übungsleiterabrechnung — Postenbeschreibung im Verwendungszweck	Postenbeschreibung an Verwendungszweck anhängen

Übungsleiter über MitgliederOnline abrechnen

Mit dem Modul MitgliederOnline können Übungsleiter ihre Abrechnungen direkt im Browser erfassen — ohne in Netxp Verein arbeiten zu müssen. Details siehe „Übungsleiter-Abrechnung Online" unter MitgliederOnline → Einstellungen.

Massen-Eingabe von Stunden

Wenn Sie viele Trainings am Stück erfassen, hilft ein versteckter Tastatur-Trick:

Aktion	Tastenkombination
Neue Zeile	Alt + N (wie Nordpol)
Übungsleiter aus Liste wählen	Pfeil-Tasten
Speichern + nächste Zeile	Enter

Damit lassen sich z. B. zwanzig Trainings eines Monats in zwei Minuten erfassen — ohne Maus.

Die Stunden werden automatisch aus Beginn- und End-Uhrzeit berechnet (zwei Nachkommastellen). Bei mehrtägigen Veranstaltungen pro Tag eine eigene Zeile.

Fahrtkosten-Staffelung

Pro Vertragsposition lassen sich Fahrtkosten in Staffeln hinterlegen — z. B.:

Strecke	Vergütung
0 – 19 km	nicht erstattet
ab 20 km	0,38 € pro km
ab 50 km	0,45 € pro km
ab 100 km	0,55 € pro km

Beim Erfassen einer Stunden-Position rechnet Netxp Verein die Fahrtkosten automatisch aus der eingetragenen Entfernung. Sinnvoll für ländliche Vereine mit Heim- und Auswärtsterminen.

Steuerfreie Fahrtkosten-Pauschale

Der Bundes-Steuerfrei-Wert für Fahrten zur Tätigkeitsstätte liegt bei 0,30 €/km (Entfernungspauschale). Bei höheren Sätzen ist der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig — daher die Staffel-Konfiguration mit Bedacht setzen.

Pauschalen — Jahres-Reset

Netxp Verein verwaltet den Jahresverbrauch der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale pro Person:

• Übungsleiter-Pauschale 2026: 3.000 € steuerfrei
• Ehrenamts-Pauschale 2026: 840 € steuerfrei
• Stand wird auf der Übersichts-Seite je Übungsleiter angezeigt

Zum 1. Januar jeden Jahres wird der Verbrauchs-Zähler automatisch auf null zurückgesetzt — Sie müssen nichts manuell tun. Erst beim ersten Posten des neuen Jahres beginnt die neue Berechnung.

Die Warngrenze konfigurieren Sie unter Verwaltung → Optionen → Übungsleiter — typisch bei 90 % der Jahres-Pauschale (also 2.700 € bzw. 756 €).

Lohnsteuer-Aspekte

Minijob-Schwelle

Übungsleiter, die ein Anstellungsverhältnis haben, lassen sich über den Schalter „Minijob" im Vertrag kennzeichnen. Bei aktivem Minijob-Status:

• Berücksichtigung der 538-€-Grenze pro Monat (2025)
• Korrekte Lohnsteuer-Pauschal-Behandlung
• Übergabe an externe Lohnbuchhaltung (DATEV)

Lohnsteuer-Meldung

Netxp Verein erstellt keine eigenen Lohnsteuer-Anmeldungen — die monatlichen Auszahlungs-Übersichten dienen aber als Datenbasis für die Lohnbuchhaltung. Exportieren Sie sie als Excel-Liste und übergeben Sie sie an Ihren Steuerberater.

Steuer-Bescheinigung am Jahresende

Über die Übungsleiter-Übersicht erstellen Sie pro Person eine Jahres-Bescheinigung mit:

• Gesamtsumme der Vergütungen
• Aufteilung nach Übungsleiter- vs. Ehrenamtspauschale
• Liste der einzelnen Trainings/Tätigkeiten als Anhang
• Vertrags-Information

Sinnvoll für die Steuererklärung der Übungsleiter und zum Nachweis gegenüber dem Finanzamt bei einer Außenprüfung.

MitgliederOnline-Selbsteintrag — Details

Wenn das Mitglied die Stunden selbst über das Portal einträgt:

Aspekt	Verhalten
Datums-Validierung	Netxp verhindert Eingaben mit Datum in der Zukunft
Bearbeitungs-Frist	Konfigurierbar (z. B. „Stunden können bis zum 5. des Folgemonats nachträglich erfasst werden")
Genehmigungs-Prozess	Eintrag erscheint im Vereins-Konto als „wartet auf Freigabe"
Vorgesetzten-Workflow	Spartenleiter oder Trainer-Manager gibt frei oder lehnt ab
Mehrere Rollen	Ein Übungsleiter kann pro Rolle (z. B. „Jugendtrainer", „Schiedsrichter") separate Stunden buchen

So sieht die Übungsleiterin im Portal:

Meine Tätigkeit Apr 2025
  Datum       Rolle              Stunden   Status
  03.04.      Jugendtrainer      1,5 h     freigegeben
  05.04.      Jugendtrainer      2,0 h     freigegeben
  10.04.      Schiedsrichter     3,0 h     wartet auf Freigabe
                                ────
                                6,5 h

Tipps & Hinweise

Versteckte Benutzeroption — Übungsleiter-Reiter ausblenden

Mit der versteckten Benutzer-Einstellung „Übungsleiterdialoge nicht anzeigen" können Sie pro Benutzer sämtliche Übungsleiter-Masken ausblenden — sinnvoll bei Vereinen ohne Übungsleiter-Modell. Aktivierung nur über den Netxp-Support.

Scheinwarnungen im Blick behalten

Der rote Reiter Scheinwarnungen mit Zahl ist Ihr Frühwarnsystem. Schauen Sie monatlich rein und sprechen Sie Übungsleiter rechtzeitig an — neue Lizenz beantragen, alten Schein hochladen.

Pauschalen-Warngrenze setzen

Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG liegt bei 3.000 €/Jahr (Stand 2026). Netxp warnt automatisch, wenn die Summe der ausgezahlten Posten diese Grenze überschreitet. Setzen Sie die Warngrenze entsprechend.

Konsequent über allgemeine Abrechnung

Auch wenn Sie nur einen einzigen Übungsleiter abrechnen — starten Sie die Abrechnung aus dem Reiter Abrechnung der Übungsleiter­übersicht („allgemeine Abrechnung"). Sonst wird die Sammelüberweisung später nicht zusammengefasst.

Verträge mit Vorgesetzten-Freigabe

Bei größeren Vereinen mit mehreren Sparten: Geben Sie pro Vertrag einen Vorgesetzten an. So sichert der Spartenleiter die Sachrichtigkeit der erfassten Stunden, bevor der Schatzmeister auszahlt — Vier-Augen-Prinzip ohne Mehraufwand für den Schatzmeister.

Eigene Dateien für Vertrag und Schein

Scannen Sie unterschriebene Verträge und Übungsleiterscheine direkt in die Eigenen Dateien des Übungsleiters. So sind Dokumente revisionssicher und im Streitfall sofort abrufbar.

Häufige Fehler

Sammelüberweisung wird nicht gebildet

Wenn jeder Übungsleiter einzeln im Bankenübertrag landet, ist eine der zwei Voraussetzungen nicht erfüllt: entweder der Optionen-Haken fehlt oder die Abrechnung wurde aus den Details statt aus der Übersicht gestartet.

Schein abgelaufen — Vergütung trotzdem zahlen?

Steuerlich begünstigt sind nur Vergütungen für qualifizierte Übungsleitertätigkeit. Beim Ablauf des Scheins sollte rechtzeitig nachgewiesen werden, dass die Qualifikation erneuert wird — sonst drohen steuerliche Probleme.

Posten bleibt im Status „Wartet auf Freigabe"

Der Vorgesetzte hat die Freigabe noch nicht erteilt. Erinnerung schicken oder bei längerer Abwesenheit Vertretungsregelung im Vertrag ändern.

Warngrenze überschritten — was tun?

Wenn die Pauschalen-Warngrenze (z. B. 3.000 €/Jahr) überschritten ist, ist die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG ausgeschöpft. Darüber hinaus gezahlte Beträge sind regulär lohnsteuerpflichtig — Steuerberatung einbinden.

Verwandte Themen

• Mitgliederliste
• Gruppen
• Konten
• Bankenübertrag
• Spendenquittungen
• Benutzerrollen
• Optionen
• Eigene Dateien
• Vorlagen
• E-Mail-Versand

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Quellen: Wiki — Mitglieder/Übungsleiter · „Ein erster Blick auf die neue Übungsleiterverwaltung" (2023-12-15).