E-Mail-Center
Das E-Mail-Center ist die zentrale Sammelmaske für alle E-Mail-Belange Ihres Vereins. Es bündelt vier bisher getrennte Module in einer einzigen Maske mit Reitern:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| E-Mail-Versand / Postausgang | Aktueller Versand-Worker, Kontingents-Anzeige, Start/Stop |
| E-Mail-Verlauf | Historie aller versendeten E-Mails (nur erweiterter Mailclient) |
| Blacklist | Geblockte E-Mail-Adressen — keine Nachrichten an diese |
| E-Mail-Aufträge | Erstellte Versand-Aufträge mit Datums-Filter |
Vor der Umstellung gab es drei einzelne Hilfeseiten — E-Mail-Versand, E-Mail-Blacklist und E-Mail-Aufträge. Sie wurden ins E-Mail-Center integriert und sind hier zentral dokumentiert.
Aufruf
Kommunikation → E-Mail-Center öffnen.
Die Form trägt den Titel „E-Mail-Center". Sie sehen die Reiter oben — je nach Vereinskonfiguration und Berechtigung erscheinen sie unterschiedlich:
- Postausgang — sichtbar bei aktivem einfachem Mailclient
- E-Mail-Verlauf — sichtbar bei aktivem erweitertem Mailclient und Berechtigung „Emails"
- Blacklist — immer sichtbar
- E-Mail-Aufträge — immer sichtbar
Reiter „E-Mail-Versand / Postausgang"
Dieser Reiter zeigt den aktuellen Versand-Worker und das verfügbare E-Mail-Kontingent.
Anzeige-Bereich
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Netxp Mail-Service | Anzeige „einfach" oder „erweitert" — welcher Versandweg gerade aktiv ist |
| Verfügbares Kontingent | Anzeige „Verfügbares Kontingent für Monat X: gesendet von erlaubt" — z. B. „März: 247 von 5000 versendet" |
| Posteingang-Grid | Liste der noch zu versendenden Mails — Empfänger, Betreff, Fehlerstatus |
Aktions-Button
| Button | Wirkung |
|---|---|
| E-Mail-Versand starten | Startet den Hintergrund-Worker — Mails werden nacheinander verschickt |
| E-Mail-Versand stoppen | Hält den Worker an (Default-Beschriftung wechselt) |
| Stop | Notfall-Stopp |
Der Worker arbeitet pro Mail einzeln durch — bei einem fehlerhaften Empfänger meldet das System:
„Emailadresse für [Empfänger] konnte nicht verarbeitet werden und wird entfernt."
Versand aus Datenbank
Bei aktivem „Mails aus Datenbank versenden" (Pro-Benutzer-Einstellung, siehe Benutzerdetails) holt sich der Worker die Mails aus einer zentralen Datenbank-Queue statt aus lokalen Dateien — sinnvoll bei Mehrbenutzer-Vereinen.
Reiter „E-Mail-Verlauf"
Hier sehen Sie alle bereits versendeten E-Mails mit Empfänger, Datum, Betreff und Status. Dieser Reiter erscheint nur, wenn:
- Der Verein den erweiterten Mailclient nutzt
- Ihr Benutzer das Recht „Emails" hat (siehe Benutzerrollen)
Was lässt sich sehen?
- Versanddatum, Uhrzeit
- Empfänger
- Betreff
- Status (Versandt / Geöffnet / Fehler)
- Anhänge
Per Doppelklick öffnen Sie die einzelne E-Mail mit ihrem vollständigen Inhalt nochmals — praktisch zur Rekonstruktion bei Mitglieder-Rückfragen.
Reiter „Blacklist"
Auf der Blacklist stehen E-Mail-Adressen, an die Netxp Verein keine Nachrichten mehr versendet. Gründe für einen Blacklist- Eintrag:
- Mitglied hat sich abgemeldet (Opt-out)
- Adresse ist permanent ungültig (Hard-Bounce)
- Vereinsadmin hat manuell gesperrt
Adresse zur Blacklist hinzufügen
-
Auf der Blacklist auf Hinzufügen klicken.
-
Im Eingabe-Popup „EMail eintragen":
„Bitte EMail-Adresse für die Blacklist eingeben:"
-
Adresse tippen → OK.
-
Erfolgsmeldung:
„Die EMail-Adresse wurde zur Blacklist hinzugefügt."
Adressen freigeben
-
Adressen in der Liste markieren.
-
Freigeben klicken.
-
Bestätigung:
„Gewählte EMailaddressen wurden freigegeben. Blacklist wird neu geladen."
Aktionen mit Originaltexten
Ungültige Adresse
„Die eingegebene EMail-Adresse ist ungültig." (Titel: „Ungültige EMail-Adresse")
Erscheint, wenn die Eingabe kein gültiges E-Mail-Format hat.
Fehler beim Eintragen
„Fehler beim Eintragen der EMail-Adresse in die Blacklist." (Titel: „Fehler")
Fehler beim Freigeben
„Fehler beim Freigeben der Emailadressen." (Titel: „Fehler")
Reiter „E-Mail-Aufträge"
Hier sehen Sie alle Versand-Aufträge — Sammelversände, die der Verein erzeugt hat (z. B. Geburtstagserinnerung, Vorstandseinladung, Beitragsrechnung).
Sichtbarkeit: Wer sieht welche Aufträge?
Jeder Benutzer sieht in der Liste nur die von ihm selbst erstellten Aufträge. Ausnahmen:
- Administratoren sehen alle Aufträge des Vereins.
- Über eine Freigabe kann ein Benutzer die Aufträge weiterer Benutzer sehen. Die Freigabe richtet der Administrator in der Benutzerverwaltung ein: Benutzer öffnen → Reiter „Ansichten" → Unterreiter „E-Mails" → Haken setzen und die Benutzer auswählen, deren Aufträge sichtbar sein sollen.
Die Einschränkung wirkt auch auf den Drilldown: Empfängerlisten fremder, nicht freigegebener Aufträge lassen sich nicht öffnen.
Datumsfilter
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Von | Startdatum des Auftrags |
| bis | Enddatum |
| Aktualisieren | Liste neu laden |
Spalten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Erstelldatum | Wann wurde der Auftrag angelegt |
| Bezeichnung | Auftrags-Name |
| Empfängerzahl | Wie viele Empfänger |
| Versandt | Wie viele Mails wurden tatsächlich versendet |
| Fehler | Anzahl Fehler |
| Status | Offen / In Bearbeitung / Abgeschlossen |
Drilldown auf Auftrag
Doppelklick auf einen Auftrag öffnet die Detailliste der einzelnen Mails (mit Empfänger, Betreff, Fehlerstatus) — pro Position lässt sich die Mail neu versenden oder aus dem Auftrag entfernen.
Die Auftragsliste lädt aus Performance-Gründen nur die Aufträge selbst — die einzelnen Empfänger eines Auftrags werden erst beim Öffnen der Details vom Server geholt. Dadurch öffnet sich das E-Mail-Center auch bei Vereinen mit sehr großen Sammelversänden (tausende Empfänger je Auftrag) ohne Wartezeit.
Aufträge versenden
Aufträge werden automatisch vom Versand-Worker abgearbeitet — Sie müssen sie nicht manuell anstoßen. Im Reiter Postausgang sehen Sie den aktuellen Bearbeitungsstand.
So gehen Sie vor
Aktuellen Versand stoppen
- Kommunikation → E-Mail-Center → Postausgang öffnen.
- E-Mail-Versand stoppen klicken — Mails bleiben in der Warteschlange.
Adresse blacklisten (Mitglied hat abbestellt)
- Kommunikation → E-Mail-Center → Blacklist öffnen.
- Hinzufügen → Adresse eintragen → OK.
- Beim nächsten Sammelversand erscheint die Adresse nicht mehr.
Adresse wieder freigeben
- Blacklist öffnen.
- Adresse markieren → Freigeben.
Mahnwesen-Versand kontrollieren
- E-Mail-Aufträge öffnen.
- Auftrag „Mahnung XXX" doppelklicken.
- Detail-Liste prüfen — welche Empfänger haben Fehler?
- Bei Bedarf einzelne Mails neu versenden.
Voraussetzungen
- Modul E-Mail-Versand ist aktiv.
- Mail-Versandweg ist konfiguriert (entweder einfacher Mailclient über lokales Outlook oder erweiterter Mailclient mit Netxp-Mail-Service).
- Ihr Benutzer hat das Recht „E-Mail".
Tipps & Hinweise
Auf dem Reiter Postausgang sehen Sie das verfügbare Kontingent. Bei großen Vereinen mit Mahnungen oder regelmäßigen Newslettern lohnt sich ein wöchentlicher Blick — eine Kontingent-Aufstockung beim Netxp-Support dauert ein paar Tage.
Tragen Sie abgemeldete Adressen sofort auf die Blacklist — sonst laufen Sie Gefahr, gegen die DSGVO zu verstoßen, wenn Mitglieder trotz Abmeldung weiter Mails bekommen.
Bei der Erstanlage einer neuen Vorlage versenden Sie sie zuerst an sich selbst (über die Mitgliederliste → Kommunikation mit nur einer Empfänger-Auswahl). Erst nach Sichtkontrolle veröffentlichen.
Häufige Fehler
Sie nutzen den erweiterten Mailclient. Schalten Sie in den Benutzerdetails zwischen einfachem und erweitertem Mailclient um.
Voraussetzung: erweiterter Mailclient und Reitersichtbarkeit für Emails. Beide Bedingungen prüfen.
Der Versand pausiert automatisch. Auf Kontingent-Aufstockung warten oder einen externen SMTP-Server konfigurieren.
- SPF, DKIM, DMARC für die Absender-Domain prüfen
- Vereinsabsender und Mail-Service-Absender abgleichen
- Bei Netxp-Mail-Service: in der Regel automatisch korrekt konfiguriert
Verwandte Themen
- Vorlagen
- Erinnerungslisten
- SMS
- Dokumente
- Lettershop
- Optionales Modul E-Mail-Versand
- Benutzerdetails
- Benutzerrollen
- Mitgliederliste
- E-Mails (im Mitglied)
Quellen: Wiki — Kommunikation · Webinare „SMS senden und empfangen" (2019-02-19) und Schulungs-Aufzeichnungen zum E-Mail-Center.