Erinnerungslisten
Über Erinnerungslisten verschickt Netxp Verein automatisch Glückwünsche zum Geburtstag, Hinweise auf Mitgliederjubiläen, Vereinsfeier-Einladungen oder selbstgebaute Erinnerungen — täglich, sortiert nach Filtern, an alle berechtigten Mitglieder. Sie konfigurieren die Liste einmal, danach läuft sie ohne Ihr Zutun.
Zweck
- Geburtstagserinnerungen an Mitglieder per E-Mail oder SMS
- Mitgliedsjubiläen (geplant — 10/25/50/75 Jahre)
- Vorab-Erinnerungen an Vereinsfeste, Generalversammlungen
- Tägliche Geburtstagsliste an Vorstandsmitglieder, damit niemand vergessen wird
- Sparten-Erinnerungen (z. B. „Tennis-Saisonbeginn")
Voraussetzungen
- Im Modul Verein → Vereinsdaten sind ein Versand-E-Mail-Konto und ggf. ein SMS-Kontingent hinterlegt.
- Die zu erinnernden Mitglieder haben gültige E-Mail-Adressen und/oder Mobilnummern im Reiter Kontakte.
- Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Erinnerungslisten".
Erinnerungs-Typen
Die häufigsten Anwendungsfälle:
| Typ | Beispiel-Konfiguration |
|---|---|
| Geburtstagsgruß | Versand am Geburtstag direkt an das Mitglied |
| Geburtstagsliste an Vorstand | Täglich Liste aller Geburtstagskinder an Vereinskasse, 1. Vorsitzenden, Sparten-Leiter |
| Runde Geburtstage | Nur 50 / 60 / 70 / 75 / 80 / 85 / 90 / 95 / 100 — entsprechend Vereinskultur |
| Mitgliedsjubiläum | 10 / 25 / 50 / 75 Jahre Mitgliedschaft (geplante Funktion) |
| Saisonbeginn | Erinnerung „Tennis-Halle ab 01.10. wieder offen" |
| Vereinsfest | Erinnerung 14 Tage und 1 Tag vor dem Termin |
Beitrags-Mahnungen und Vertragsabläufe werden nicht über Erinnerungslisten, sondern über Vorlagen + Beitragsassistent (Mahnung) bzw. Übungsleiter-Modul (Schein-Warnliste) abgebildet.
Felder einer Erinnerungsliste
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Listenname | Frei wählbar, z. B. „Geburtstagsliste Vorstand" |
| Versandtyp | E-Mail oder SMS |
| Empfänger | Wer bekommt die Erinnerung — das Mitglied selbst oder eine Gruppe |
| Wann verschicken? | X Tage vor dem Ereignis + Uhrzeit |
| Geburtstags-Schwellen | Welche Altersstufen sollen Erinnerungen auslösen |
| Altersschwellen | z. B. 50, 60, 70, 75, 80, 85, 90, 91 … |
| Mitgliedsstatus | nur Aktive, Ehrenmitglieder, Förder-/Passivmitglieder |
| Sparte / Gruppe | Filter auf Sparten oder Gruppen |
| Laufzeit | Unbegrenzt, oder Start- und Enddatum |
| Textvorlage | E-Mail-Body bzw. SMS-Text mit Platzhaltern |
Platzhalter im Erinnerungs-Text
Im Text-Editor lassen sich Felder des Mitglieds als Platzhalter einfügen:
| Platzhalter | Ergebnis |
|---|---|
#Vorname# | Maria |
#Nachname# | Müller |
#GeburtstagsVorname# | Maria (für die Geburtstagsliste-Variante) |
#Geburtstag_an# | 15.08. |
#wird-jahre-alt# | 50 |
#Telefon_privat# | 0123-456789 |
#Eintrittsjahr# | 1990 |
Damit lässt sich ein Glückwunschtext wie „Liebe Maria, wir wünschen Dir alles Gute zum 50. Geburtstag!" aus einem Standard-Template generieren.
So gehen Sie vor
Neue Erinnerungsliste anlegen
- Kommunikation → Erinnerungslisten → Neu.
- Listenname und Notiz eintragen.
- Versandtyp wählen (E-Mail oder SMS).
- Empfänger definieren:
- „Das Geburtstagskind selbst" → ein Glückwunsch an die Person
- „Der Vorstand" → Liste aller Geburtstagskinder an den Vorstand
- Erinnerungstage setzen (z. B. „14 Tage vorher") und Uhrzeit.
- Geburtstags-Schwellen und Mitgliedsstatus-Filter wählen.
- Sparten- oder Gruppen-Filter ergänzen, falls gewünscht.
- Textvorlage schreiben — mit Platzhaltern.
- Speichern.
Die Liste läuft ab sofort jeden Tag automatisch.
Mehrere Erinnerungs-Zeitpunkte
Wenn Sie z. B. 30 Tage, 14 Tage und 1 Tag vor einem Geburtstag erinnern wollen, legen Sie drei einzelne Listen an — jede mit einem anderen Vorlauf. So bekommen Vorstandsmitglieder mehrere Chancen, an den Termin gedacht zu werden.
Sparten-Erinnerung
- Liste anlegen → Sparten-Filter setzen (z. B. „Tennis").
- Empfänger = aktive Sparten-Mitglieder.
- Stichdatum: „15 Tage vor 01.10.".
- Textvorlage „Die Tennis-Saison beginnt am 01.10. wieder!".
Automatischer Versand
Erinnerungslisten laufen über einen Hintergrund-Job auf dem Netxp-Server:
| Wann läuft was? |
|---|
| Täglich zur konfigurierten Uhrzeit |
| Versand an alle, die heute durch die Filterkriterien fallen |
| Bei SMS: SMS-Kontingent wird automatisch reduziert |
| Bei E-Mail: Über das hinterlegte Vereins-Postfach |
Sie müssen nichts manuell anstoßen — solange die Liste gespeichert und nicht stillgelegt ist, läuft sie.
Versendete Erinnerungen / Historie
Jede versendete Erinnerung wird in der Mitgliederhistorie verzeichnet (Referenz-Typ SMS oder E-Mail) — siehe Reiter Historie.
Damit ist nachvollziehbar:
- Wer hat wann was bekommen?
- Wurde der Geburtstagsgruß bereits verschickt?
- Bei SMS-Sponsoring: Welcher Sponsor-Text wurde wann eingesetzt?
Doppelversand-Vermeidung
Netxp Verein versucht doppelte Empfänger zu erkennen — z. B. wenn das Mitglied gleichzeitig Empfänger einer Sparten- und einer Vorstands-Erinnerung wäre.
Wenn z. B. Eltern und Kind dieselbe Handynummer haben, geht eine SMS nur an einen der beiden — die zweite Person wird übersprungen. Bei Familien mit gemeinsamer Nummer ggf. die Erinnerungs-Filter anpassen.
Integration
| Bereich | Verbindung |
|---|---|
| Vorlagen | Text-Vorlagen für Erinnerungs-Mails / -SMS |
| E-Mail-Center | Versand-Konto, Blacklist-Prüfung |
| SMS-Versand | Kontingent-Abzug, Sponsoren-Text |
| Mitgliederhistorie | Versand-Protokoll pro Mitglied |
| Mitgliederliste | Filter über „hat heute Geburtstag" funktioniert parallel |
| Newsletter | Geburtstagslisten lassen sich auch als monatlicher Newsletter (1. des Monats) abbilden |
Tipps & Hinweise
Geben Sie pro Sparte den Sparten-Leiter als Empfänger der Sparten-Geburtstagsliste an. So bleibt der persönliche Glückwunsch aus der Sparte heraus — wirkt persönlicher als der vereinsweite Standard.
Wenn eine Liste nur halbjährlich läuft (z. B. „Tennis-Saisonbeginn"), setzen Sie das Enddatum, statt die Liste zu löschen. Im nächsten Jahr reicht ein Klick auf „Laufzeit verlängern".
Legen Sie ein Test-Mitglied mit Geburtstag auf das heutige Datum und Ihrer eigenen E-Mail-Adresse an. So sehen Sie sofort, wie eine echte Erinnerung beim Empfänger ankommt.
Häufige Fehler
Mögliche Ursachen:
- E-Mail-Adresse fehlt beim Mitglied — Reiter Kontakte prüfen.
- SMS-Kontingent aufgebraucht — siehe SMS.
- Mitglied hat „Newsletter aus" oder „SMS-Empfang aus" gesetzt.
- Datenschutz-Filter im Vereinsbereich greift.
Mögliche Ursachen:
- Vorlauf-Tage falsch berechnet („14 Tage vorher" heißt 14 Tage vor dem Geburtstag, nicht vor heute).
- Server-Zeitzone abweichend (selten — bei Cloud-Servern prüfen).
Sender-Reputation prüfen — beim Vereins-Mail-Provider eine SPF-/DKIM- Konfiguration einrichten. Bei Massen-Versand häufig nötig, um nicht als Spam markiert zu werden.
Verwandte Themen
- SMS
- E-Mail-Center
- Vorlagen
- Reiter Kontakte
- Reiter Historie
- Verein → Terminplaner
- Optionale Module → SMS-Kontingent
Quellen: Wiki — Geburtstagserinnerungen · Webinare „Leitfaden Geburtstagserinnerungen" (2015-09-08), „Mitgliederverwaltung — Geburtstags-Erinnerungslisten" (2016-04-15), „Kommunikation — Erinnerungslisten" (2019-03-06) sowie „Kommunikation — Geburtstagserinnerungen senden" (2020-11-17).