Reiter Emails

Im Reiter Emails sehen Sie alle E-Mails, die Netxp Verein an dieses Mitglied verschickt hat — Beitragsabrechnungen, Newsletter, Erinnerungen, Sammel-Versände. Pro Eintrag finden Sie Datum, Betreff und Empfänger-Adresse. Per Doppelklick öffnen Sie die Original-Mail im Mailclient zum Nachlesen.

Zweck

• Wer hat wann welche E-Mail an dieses Mitglied geschickt?
• Was stand drin? Ist die Mail wirklich raus?
• Beitrags-Belege per E-Mail: Nachweis, dass die Abbuchung angekündigt wurde
• Bei Mitglieder-Anfragen „Ich habe die Mail nicht bekommen" — schnelle Rückverfolgung
• Bei Bedarf: dieselbe Mail erneut versenden

Voraussetzungen

• Sie haben das Recht „E-Mails" im Benutzerprofil.
• Der erweiterte Mailclient ist aktiv (sonst stehen „Doppelklick" und „Erneut senden" nicht zur Verfügung).
• Eine Verbindung zum Netxp-Mail-Archiv (über das Internet) funktioniert, damit der vollständige Inhalt geladen werden kann.

Felder pro Eintrag

Feld	Bedeutung
Datum	Wann wurde die Mail versendet?
Betreff	Wie in der versandten Mail (max. 250 Zeichen)
Empfänger-Adresse	An welche der drei Adressen ging die Mail?
Mailkonto	Über welches Versand-Konto (relevant bei mehreren Vereins-Postfächern)

Der vollständige Mail-Inhalt wird im Netxp-Mail-Archiv gespeichert und beim Doppelklick als .eml-Datei nachgeladen — so sehen Sie auch Anhänge und HTML-Formatierung wie im Original.

Was wird NICHT angezeigt

• Eingehende Antworten vom Mitglied — die Historie ist ein reines Versand-Protokoll, kein Antworten-Briefkasten.
• Mails, die vor der Einführung des erweiterten Mailclients im Verein versendet wurden — diese liegen im jeweiligen Outlook / Thunderbird des damaligen Absenders.
• SMS-Versand — der hat einen eigenen Bereich, siehe SMS-Versand.

So gehen Sie vor

Mail-Inhalt nachlesen

1. Reiter Emails öffnen.
2. Eintrag per Doppelklick wählen.
3. Netxp Verein lädt die .eml-Datei aus dem Archiv und öffnet sie im konfigurierten Mailclient (Outlook, Thunderbird etc.).
4. Sie sehen Betreff, Inhalt, Anhänge wie beim ursprünglichen Versand.

Mail erneut versenden

1. Eintrag markieren.
2. Erneut senden klicken.
3. Der Mail-Assistent öffnet sich mit den vorausgefüllten Werten — ggf. anpassen und versenden.

Sinnvoll wenn ein Mitglied die ursprüngliche Mail verloren hat oder die Spam-Erkennung zugeschlagen hatte.

Filtern nach Zeitraum

1. Im Filterbereich oben Von- und Bis-Datum setzen.
2. Optional: Suchbegriff im Betreff oder in der Adresse.
3. Liste wird sofort gefiltert.

Standard-Filter ist „letzte zwei Monate" — bei älteren Suchen den Zeitraum erweitern.

Eintrag löschen

1. Eintrag markieren → Löschen → bestätigen.
2. Sowohl der Eintrag als auch die .eml-Datei im Archiv werden entfernt (Soft-Delete).

Löschen ist endgültig

Mit dem Löschen geht der Beleg verloren — wenn das Mitglied später nach dem Versand fragt, fehlt der Nachweis. Nur löschen, wenn wirklich nötig (z. B. DSGVO-Anforderung).

Export

Die sichtbare Liste lässt sich über CSV exportieren als Tabelle ausgeben — nützlich für Auswertungen außerhalb von Netxp Verein.

Sichtbarkeit und Berechtigung

Tag	Wirkung
„E-Mails" (Lesen)	Reiter sichtbar, Liste lesbar
„E-Mails" (Schreiben)	Erneut versenden erlaubt
„E-Mails" (Löschen)	Einträge löschbar
„Tab Emails" (Reiter)	Reiter überhaupt sichtbar im Mitglied

Fehlt eines der Lese-Rechte, ist der Reiter komplett ausgeblendet — Datenschutz für Mitglieder-Korrespondenz.

Integration

Bereich	Verbindung
E-Mail-Center → Verlauf	Zeigt alle Mails aller Mitglieder, nicht nur eines — gleiche Datengrundlage
Beitragsabrechnung mit Mail-Versand	Jede mit E-Mail versendete Rechnung erscheint hier
Erinnerungslisten	Geburtstagsgrüße, Mahnungen — alle Vermerke landen in der Historie
MitgliederOnline	Mitglied selbst sieht im Portal nur, wenn die Vereinskonfiguration das aktiv freigibt

Tipps & Hinweise

Beweis für DSGVO-Anfragen

Wenn ein Mitglied wissen will, „welche Daten haben Sie an mich verschickt?", gibt die Historie eine vollständige Antwort. Den CSV- Export anfügen — Aufgabe erledigt.

Bei Spam-Verdacht prüfen

Wenn Mitglieder regelmäßig melden, dass Mails nicht ankommen, schauen Sie auf den Mailkonto-Spalte. Wechsel des Versand-Kontos oder Konfiguration des E-Mail-Centers kann Abhilfe schaffen.

Häufige Fehler

„Mail laden" funktioniert nicht

Mögliche Ursachen:

1. Erweiterter Mailclient ist nicht aktiv (siehe E-Mail-Center)
2. Internet-Verbindung zum Mail-Archiv ist gestört
3. Die .eml-Datei wurde zwischenzeitlich gelöscht

Reiter sieht leer aus

Mögliche Ursachen:

1. Das Mitglied hat noch keine Mail bekommen
2. Der Datums-Filter ist auf einen Zeitraum gesetzt, in dem nichts versendet wurde (Standard: -2 Monate)
3. Filter im Betreff oder Adresse filtert zu eng

„Erneut versenden" ist grau

Sie nutzen den einfachen Mailclient. Umstellung auf erweiterten Mailclient durch den Admin nötig.

Verwandte Themen

• Reiter Kontakte — wo die Mail-Adressen gepflegt werden
• E-Mail-Center — globaler Mail-Verlauf
• Vorlagen für E-Mails
• SMS-Versand
• Erinnerungslisten

Quellen: Webinare „E-Mail-Center" und „MitgliederOnline — Einrichtung und Verwendung der Mitgliederselbstverwaltung" (2023-02-14).