Vorlagen

Vorlagen sind das Herzstück der Vereinskommunikation — Beitragsrechnungen, Mahnungen, Spendenquittungen, Vereinszeitungen, Geburtstagsgrüße, E-Mail-Newsletter, SMS, Etiketten und Ausweise nutzen alle dasselbe System. Sie gestalten ein Layout einmal, ergänzen Platzhalter, und Netxp Verein füllt beim Versand pro Empfänger die individuellen Daten ein.

Zweck

• Einheitliche Briefe, E-Mails, SMS für den ganzen Verein
• Beitragsabrechnungen, Mahnungen, Spendenquittungen mit korrekten Werten und Adressen
• Serienbriefe mit personalisierten Anreden
• Vorlagen für Spezialfälle: Familien-Sammelbrief, Geburtstagsgruß, Veranstaltungseinladung

Vorlagen-Typen

Netxp Verein kennt mehrere Vorlagen-Kategorien — abhängig vom Verwendungszweck:

Typ	Verwendung
Brief	Klassischer Serienbrief — Word/RTF-basiert, mit Platzhaltern
E-Mail	HTML- oder Text-E-Mails — eigener Editor
SMS	Kurztext mit Platzhaltern, automatische Längenprüfung
Rechnung	Beitrags- und Sonderrechnung mit Positionen
Mahnung	1./2./3. Mahnung mit Zinsen und Gebühren
Spendenquittung	Steuerquittung mit Pflichtangaben — auch mit Sammelzeitraum
Etikett	Adress-Etiketten für Briefkuverts
Mitgliederliste / Bericht	Listen-Druck (Bestand, Geburtstage, Ehrungen)
Ausweis	Vereins-Mitgliedsausweis (Vorder- und Rückseite)
Anforderungsformular	z. B. für das erweiterte Führungszeugnis

Pro Typ gibt es einen eigenen Editor — ein Word-ähnlicher Vorlagen-Editor für Briefe und E-Mails, Reportdesigner (List & Label) für Rechnungen, Etiketten und Ausweise.

Voraussetzungen

• Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Vorlagen verwalten".
• Für E-Mail-Versand: ein konfigurierter Mailclient unter Optionen → E-Mail.

Standard-Vorlagen und eigene Vorlagen

Netxp Verein liefert pro Vorlagentyp eine Standardvorlage mit sinnvollen Vorbelegungen aus — z. B. „Standard-Rechnung", „Standard-Mahnung Stufe 1". Diese stehen jedem Verein zur Verfügung und werden bei Programmupdates aktualisiert.

Daneben legen Sie eigene Vorlagen an — durch Kopieren der Standardvorlage und Anpassen. Vorteil: Beim nächsten Update bleibt Ihre Anpassung erhalten, während die Standardvorlage aktualisiert wird.

Eigene Vorlage aus Standard ableiten

Markieren Sie die Standardvorlage → Kopieren → der Kopie einen sprechenden Namen geben (z. B. „Beitrag 2025 mit Logo"). Die Kopie ist Ihr Arbeits-Exemplar; die Standardvorlage bleibt unangetastet.

Eigene Vorlage zurücksetzen

Wenn Sie Ihre eigene Vorlage versehentlich kaputt-editieren, löschen Sie diese — beim nächsten Versand greift Netxp Verein automatisch wieder auf die Standardvorlage zu. Kein Datenverlust.

Platzhalter

Platzhalter ersetzen beim Versand die Daten des jeweiligen Empfängers. Sie folgen einer hierarchischen Struktur:

{Mitglied.Vorname}             ← Vorname des Empfängers
{Mitglied.Nachname}            ← Nachname
{Mitglied.Anrede_Brief}        ← „Sehr geehrte Frau Müller"
{Mitglied.Mitgliedsnummer}     ← interne Nummer
{Mitglied.Hauptadresse.PLZ}    ← PLZ der Hauptadresse
{Verein.Name}                  ← Vereinsname
{Verein.Bankverbindung.IBAN}   ← Vereins-IBAN
{Beitrag.Betrag}               ← bei Rechnungs-Vorlagen
{Beitrag.Posten}               ← Liste der Beiträge
{Datum.Heute}                  ← aktuelles Datum

Eigene Felder als Platzhalter

Auch Eigene Felder und Eigene Tabellen sind als Platzhalter verfügbar:

{Mitglied.EigeneFelder.Lizenznummer}
{Mitglied.EigeneFelder.TShirtGroesse}

Damit lassen sich z. B. Vereinsausweise mit Lizenznummer drucken oder Mitglieder-spezifische Daten in den Brief einbauen.

Bedingungen und Schleifen

Für komplexe Vorlagen unterstützt Netxp Verein eine Template-Sprache :

Konstrukt	Beispiel
Bedingung	{ if Mitglied.IstFamilienoberhaupt }... Familien-Text ...{ end }
Schleife	{ for kind in Mitglied.Familie.Kinder }{ kind.Vorname }, { end }
Fallback	{ Mitglied.Spitzname ?? Mitglied.Vorname }

Sinnvoll z. B. um einen Familiennamen aus Vornamen der Kinder zusammenzubauen oder Beitragsabrechnungen je nach Sparte anders zu formatieren.

So gehen Sie vor

Vorlagen-Übersicht öffnen

1. Kommunikation → Vorlagen.
2. Im Filter oben den Vorlagen-Typ wählen (z. B. Brief).
3. Eine Vorlage in der Liste anklicken.

Standardvorlage anpassen

1. Standardvorlage markieren → Kopieren → Name vergeben.
2. Die neue eigene Vorlage öffnen.
3. Im Editor:
   • Text bearbeiten wie in Word
   • Platzhalter aus dem Feld-Browser rechts einfügen
   • Bilder per Drag-and-Drop oder Menü einbinden
4. Vorschau anklicken → mit einem Test-Mitglied prüfen, dass alle Platzhalter korrekt ersetzt werden.
5. Speichern.

Eigene E-Mail-Vorlage erstellen

1. Kommunikation → Vorlagen → Typ E-Mail → Neu.
2. Betreff mit Platzhalter (z. B. „Beitragsrechnung 2025 für {Mitglied.Vorname}").
3. Body als HTML oder Text gestalten — Logo, Footer, Platzhalter.
4. Anhänge vorbelegen (z. B. Vereins-Beitragsordnung als PDF).
5. Speichern und Test-Versand an Ihre eigene Adresse.

Bestehende Vorlage importieren / exportieren

Vorlagen lassen sich als Datei austauschen — sinnvoll z. B. zwischen Test- und Live-System oder beim Sharing zwischen Vereinen:

• Export → speichert die Vorlage inklusive Bilder und Platzhalter
• Import → fügt sie in den eigenen Verein ein

Familien-Briefe

Über einen Häkchen-Block in der Vorlage steuern Sie, ob die Vorlage pro Mitglied oder pro Familie verwendet wird. Bei Familien-Briefen:

• Empfänger = Familienoberhaupt
• Briefkopf enthält alle Familienmitglieder
• Beitragspositionen werden je Familienmitglied addiert
• Adress-Sammelfeld nutzt die Adresse des Oberhaupts

So sparen Sie Porto und vermeiden Verwechslungen.

Siehe Familien-Reiter.

Versand-Wege

Eine fertige Vorlage lässt sich über mehrere Wege verschicken:

Weg	Beschreibung
Einzelversand	Aus Mitgliederdetail oder Mitgliederliste — Druck oder Mail-Versand für ein einzelnes Mitglied
Serienversand	Mitgliederliste filtern → Versenden → Vorlage wählen → Versand startet
Automatischer Versand	z. B. Erinnerungslisten (Geburtstag, Mahnung) — verwenden die hinterlegte Vorlage
E-Mail-Center	Versendet die Vorlage als HTML-Mail mit Anhängen
Lettershop	Übergibt PDF + Adress-Datei an externen Dienstleister

Mehrsprachigkeit

Falls Ihr Verein Mitglieder unterschiedlicher Sprachen hat (z. B. internationale Mitarbeiter), legen Sie pro Sprache eine eigene Vorlage an (z. B. „Rechnung DE", „Rechnung EN").

Beim Versand wählen Sie die passende Vorlage explizit aus — eine automatische Sprachzuordnung ist im Standard nicht enthalten.

Vorlagen verwalten

Aktion	Vorgehen
Neue Vorlage	Liste → Neu → Typ wählen → Editor öffnet sich
Kopieren	Vorlage markieren → Kopieren → neuen Namen vergeben
Umbenennen	Vorlage markieren → Umbenennen
Löschen	Vorlage markieren → Löschen — bei eigenen Vorlagen endgültig, bei Standardvorlagen wird nur die eigene Variante entfernt
Importieren / Exportieren	Für den Austausch zwischen Systemen oder Vereinen
Vorschau	Mit einem Test-Mitglied — vor jedem produktiven Einsatz!
Berechtigung	Pro Vorlage einzelne Benutzer oder Sparten als sichtbar markieren

Tipps & Hinweise

Immer mit Test-Mitglied prüfen

Vor dem Massen-Versand mit der Vorschau ein einzelnes Mitglied testen. So sehen Sie sofort, ob Platzhalter korrekt ersetzt werden, ob die Schrift passt und ob das Logo richtig positioniert ist.

Logo und Briefkopf zentral pflegen

Das Vereinslogo legen Sie unter Verein → Vereinsdaten ab — alle Vorlagen nutzen es automatisch über den Platzhalter {Verein.Logo}. Wenn Sie das Logo wechseln, sind alle Vorlagen auf einen Schlag aktualisiert.

Vorlagen-Versions-Hinweis im Text

Erwähnen Sie unten in der Vorlage diskret eine Versionsnummer (z. B. „V 2025-04"). So sehen Sie und Ihre Kollegen, mit welcher Vorlagen-Version ein bestimmter Versand erstellt wurde — hilfreich bei späteren Rückfragen.

SMS-Längen-Check

SMS sind auf 160 Zeichen begrenzt — bei Platzhaltern ist die genaue Länge erst beim Versand bekannt. Netxp Verein warnt automatisch, wenn ein Mitglied am Ende mehr als 160 Zeichen bekäme. Lieber knapp formulieren als per Mehrfach-SMS abrechnen.

Häufige Fehler

Platzhalter wird nicht ersetzt

Mögliche Ursachen:

1. Schreibweise falsch — typisch {Mitglied.vorname} statt {Mitglied.Vorname} (Großschreibung achten).
2. Platzhalter aus anderem Vorlagentyp (z. B. {Beitrag…} in einer reinen Brief-Vorlage ohne Beitragskontext).
3. Das Feld ist beim Mitglied leer — der Platzhalter erscheint dann als leerer Text.

Vorlage druckt komisches Layout

Der Vorlagen-Editor und Word verarbeiten Formatierungen manchmal unterschiedlich. Tipps:

• Tabellen für sauberes Layout statt Tabulatoren
• Schrift auf eine im System verfügbare Schrift setzen (Arial, Times)
• Bei Logo-Verschiebungen: Bild als „nicht umfließend" markieren

Mitglieder werden beim Massen-Versand ausgelassen

Mögliche Ursachen:

1. Datenschutz-Häkchen „kein Newsletter" / „kein Postversand" ist gesetzt
2. Briefempfänger-Auswahl im Mitglied ist „Kein Briefempfänger"
3. Bei E-Mail: Adresse fehlt oder steht in der Blacklist
4. Filter hat das Mitglied gar nicht erfasst (Filter prüfen)

Spendenquittung ohne Datum

Wenn die Spendenquittung kein Spendendatum zeigt, ist im Platzhalter {Spende.Datum} nicht gesetzt. Bei manuell erstellten Spenden- Buchungen das Datum nachpflegen.

Verwandte Themen

• E-Mail-Center
• SMS-Versand
• Dokumente
• Lettershop
• Erinnerungslisten
• Eigene Felder
• Familien
• Spendenquittungen
• Beitragseinzug (Leitfaden)

Quellen: Webinare „Einzel- und Serienbriefe erstellen" (2023-06-12) und „Ehrungs- und Geburtstagslisten anpassen".