Reiter Eigene Felder

Im Reiter Eigene Felder sehen und pflegen Sie die vereinsspezifischen Zusatzfelder, die der Vereinsadmin unter Verwaltung → Optionen → Mitglieder → Eigene Felder definiert hat. Eigene Felder ergänzen die Standard-Stammdaten um Informationen, die Netxp Verein nicht von Haus aus mitbringt.

Zweck

Beispiele für sinnvolle eigene Felder:

• Spieler-Lizenznummer (Text)
• T-Shirt-Größe (Auswahl)
• Mitglied wirbt Mitglied – Werbender (Text)
• Datum letzte Vereinsehrung (Datum)
• Notfallkontakt-Telefon (Text)
• Vegetarier (Checkbox)
• Spielklasse (Auswahl: Hobby / B-Liga / A-Liga / Profi)
• Anmerkungen Vorstand (Langtext mit mehreren Zeilen)
• Aktuelles Guthaben (Berechnetes Feld aus Beiträgen)

Voraussetzungen

• Der Vereinsadmin hat mindestens ein eigenes Feld unter Verwaltung → Optionen → Mitglieder → Eigene Felder definiert.
• Ihr Benutzer hat die Reitersichtbarkeit für Eigene Felder.

Lizenzgrenze beachten

Kostenlos sind je Verein bis zu zwei eigene Felder enthalten (Berechnete Felder zählen mit). Wer mehr braucht, schaltet das Modul Netxp Verein Pro zu — dann unbegrenzt viele Felder, volle Massenänderungs- und Import-Funktionalität.

Beim Versuch, ab dem dritten Feld eines anzulegen, blendet das Programm einen Hinweis ein und verweist auf das Modul.

Welche Datentypen gibt es?

Im Hintergrund kennt Netxp Verein neun Datentypen für eigene Felder. Welcher davon im Dialog angeboten wird, hängt davon ab, ob Ihr Vertrag das Pro-Modul enthält.

Datentyp	Eingabefeld	Typisches Beispiel
Text	einzeilig, Standard 250 Zeichen, Länge im Feldeditor anpassbar	Spieler-Lizenznummer
Langtext	mehrzeilig, ohne feste Längengrenze	Anmerkungen des Vorstands, Krankheits-Notizen
Zahl	Ganzzahl	Anzahl Geschwister, Trikot-Nummer
Dezimalzahl	Komma-Zahl, Anzahl Nachkommastellen frei (0–30)	Körpergröße in m, Bestleistung in Sekunden
Checkbox	Ja / Nein-Häkchen	Vegetarier, Erste-Hilfe-Schein
Datum	Datums-Auswahl	Datum der letzten Ehrung, Mitglied-seit-Vermerk
Auswahl (Vorgabewerte)	Dropdown — Wert wird intern als Code, sichtbar als Klartext gespeichert	T-Shirt-Größe: XS, S, M, L, XL
Auswahl (Freitext erlaubt)	Dropdown mit Vorschlägen, eigene Eingabe möglich	Vorgesetzte:r — Vorschläge + freie Eingabe
Berechnet ⚙	Wert wird aus einer Formel berechnet, kann nicht direkt bearbeitet werden	Aktuelles Guthaben aus Buchungen

⚙ Berechnete Felder gehören zum Bereich Berechnete Felder und greifen typischerweise auf andere Felder oder Buchungsdaten zu — mehr dazu weiter unten.

So gehen Sie vor

Werte erfassen

1. Mitglied öffnen.
2. Reiter Eigene Felder anklicken.
3. Pro Feld den passenden Wert eintragen, anhaken oder auswählen.
4. Speichern.

Die Reihenfolge der Felder im Reiter entspricht der Konfiguration unter Verwaltung → Optionen → Mitglieder → Eigene Felder.

Eigenes Feld neu anlegen (Adminrechte)

1. Verwaltung → Optionen → Mitglieder → Eigene Felder öffnen.

2. Hinzufügen klicken.

3. Bezeichnung eintragen, Datentyp wählen.

4. Optional ergänzen (je nach Datentyp):

   • Text: maximale Zeichenzahl
   • Dezimalzahl: Anzahl Nachkommastellen
   • Auswahl: Werte-Liste — Werte hinzufügen, umbenennen, löschen oder mit den Pfeil-Tasten verschieben
   • Berechnet: Schaltfläche „Berechnung bearbeiten" öffnet einen Formel-Editor

5. Optional einen Standardwert vorgeben — alle Mitglieder bekommen diesen Wert beim Anlegen.

6. Speichern.

Das neue Feld erscheint sofort im Reiter Eigene Felder aller Mitglieder.

Berechnete Felder

Berechnete Felder ermitteln ihren Wert automatisch aus einer Formel, die auf andere Felder, Buchungen oder Sparten zugreifen kann.

Typische Beispiele:

• Aktuelles Beitragsguthaben = Summe aller offenen Posten
• Alter = aktuelles Datum minus Geburtsdatum
• Anzahl aktive Sparten = Zähler über aktuelle Spartenzugehörigkeiten
• Mitgliedschaftsdauer in Jahren = aktuelles Jahr minus Eintrittsjahr

Berechnete Felder zählen zum Lizenzkontingent (zwei Felder kostenlos). Bei Massenänderungen oder Importen verarbeitet Netxp Verein ohne Pro-Modul maximal die ersten 1.000 Datensätze; mit Pro-Modul beliebig viele.

Werte werden im Hintergrund nachgerechnet

Das berechnete Feld zeigt im Reiter sofort den aktuellen Wert. Sobald sich eine Quelldaten ändert (z. B. eine Buchung), wird der Wert beim nächsten Speichern aktualisiert.

Eigene Felder in der Mitgliederliste

Eigene Felder lassen sich wie Standardfelder verwenden:

• Als Spalte in die Mitgliederliste einblenden
• Sortieren per Klick auf den Spaltenkopf
• Filtern über den Listenfilter (siehe Filter bearbeiten)
• In Excel-Exports und PDF-Listen mit ausgeben
• In Vorlagen (Briefe, E-Mails, Spendenquittungen) als Platzhalter einsetzen

Belegt im Webinar Mitgliederverwaltung intensiv:

„Eigene Felder können hier an der Stelle genauso verwendet werden wie die Standardfelder."

Eigene Felder im Maskendesigner

Felder können im Maskendesigner in eigene Eingabemasken eingebaut werden — Sie können also den Reiter Eigene Felder optisch komplett umgestalten und die Felder z. B. in Gruppen sortieren oder in andere Reiter verschieben.

Siehe Maskendesigner.

Belegt im Webinar Maskendesigner – erstellen individueller Eingabemasken (2020-07-21):

„… dann auch hier eigene Felder als Elemente."

Eigene Felder in MitgliederOnline

Wenn das MitgliederOnline-Portal aktiv ist, können Sie eigene Felder auch in den Selbstpflege-Formularen anbieten — z. B. „T-Shirt-Größe" oder „Notfallkontakt". Welche Felder sichtbar sind und ob das Mitglied sie selbst ändern darf, steuern Sie im Formular-Designer des MitgliederOnline-Bereichs.

Siehe Formular-Designer.

Tipps & Hinweise

Auswahllisten statt Freitext

Wo immer möglich, nutzen Sie Auswahl-Felder statt Textfeldern — das verhindert Tipp-Inkonsistenzen („rot", „Rot", „ROT") und erlaubt saubere Filter in der Mitgliederliste.

Standardwert nutzen

Wenn fast alle Mitglieder denselben Wert haben (z. B. Spielklasse = Hobby), tragen Sie diesen als Standardwert im Feldeditor ein — neue Mitglieder erhalten ihn automatisch.

Reihenfolge ändern

Im Konfigurationsdialog können Sie die Reihenfolge der Werte einer Auswahlliste mit den Pfeil-Tasten verschieben — sinnvoll z. B. für T-Shirt-Größen (XS-S-M-L-XL) oder Spielklassen.

Pro Auswahlfeld eine versteckte „Anzeigetext"-Spalte

Bei Auswahl-Feldern speichert Netxp Verein intern einen Code, im Hintergrund führt das Programm zusätzlich eine Spalte mit dem sichtbaren Anzeigetext mit. Bei der Auswertung in Excel-Exports können Sie beides nutzen.

Häufige Fehler

Reiter erscheint nicht

Mögliche Ursachen:

1. Es ist noch kein eigenes Feld definiert — der Reiter wird automatisch ein- bzw. ausgeblendet, je nachdem ob Felder existieren.
2. Die Reitersichtbarkeit ist für Ihren Benutzer ausgeschaltet (Maskendesigner / Rolle).

„Maximale Anzahl an kostenlosen Feldern erreicht"

Sobald Sie das dritte Feld anlegen wollen, blendet Netxp Verein einen Hinweis ein — kostenlos sind zwei eigene Felder pro Verein. Das Modul Netxp Verein Pro hebt diese Schranke auf.

Berechnetes Feld zeigt keinen Wert

Mögliche Ursachen:

1. Die Berechnungsformel verweist auf ein Feld, das es (noch) nicht gibt oder das umbenannt wurde.
2. Mit Datensätzen jenseits der 1.000er-Grenze: Ohne Pro-Modul verarbeitet Netxp Verein in Massenoperationen nur die ersten 1.000 Datensätze — bei größeren Vereinen daher Pro buchen.

Feld wurde gelöscht – Werte weg

Wenn der Vereinsadmin ein eigenes Feld löscht, sind alle bisher darin gepflegten Werte unwiederbringlich weg. Vor dem Löschen besser eine Excel-Liste mit dieser Spalte exportieren.

Verwandte Themen

• Eigene Tabellen (Modulseite)
• Maskendesigner
• Optionen → Mitglieder
• Optionale Module – Netxp Verein Pro
• Formular-Designer (MitgliederOnline)

Quellen: Wiki — Eigene Felder anlegen / ändern / löschen · Webinare „Mitgliederverwaltung – Erläuterung der einzelnen Felder" (2016-03-08), „Mitgliederverwaltung intensiv" und „Maskendesigner – erstellen individueller Eingabemasken" (2020-07-21).