Spendenquittungen
In den Spendenquittungen erfassen, prüfen und versenden Sie Zuwendungsbestätigungen für Geldzuwendungen und Sachzuwendungen / Objektspenden. Sie sehen auf einen Blick, welche Quittungen bereits gedruckt, per E-Mail versendet oder als Dokument abgelegt wurden.
Der neue Assistent bündelt Vorschau, Druck, PDF-Erzeugung, Dokumentenablage, Belegablage und E-Mail-Versand in einem zusammenhängenden Ablauf.
Damit Sie Spendenquittungen ausstellen dürfen, braucht Ihr Verein einen gültigen Freistellungsbescheid. Die Angaben dazu pflegen Sie in den Vereinsdaten.
Zweck
- Einzelne Spendenquittungen und Sachzuwendungen sauber erfassen
- Spendenquittungen gesammelt drucken, als PDF speichern oder per E-Mail versenden
- Status wie Gedruckt, Versendet und E-Mail vorhanden direkt in der Liste erkennen
- Erzeugte Dokumente bei Bedarf in der Dokumentenverwaltung oder der Elektronischen Belegablage ablegen
Voraussetzungen
- Vereinsdaten mit Freistellungsbescheid sind gepflegt.
- Vorlagen für Spendenquittungen sind vorhanden.
- Optional: Die Elektronische Belegablage ist eingerichtet, wenn Quittungen dort gespeichert werden sollen.
- Ihr Benutzer hat das Recht Spendenquittungen (Lesen/Schreiben).
Arten von Spendenquittungen
| Art | Wofür |
|---|---|
| Geldzuwendung / Mitgliedsbeitrag | Für Geldspenden und spendentaugliche Mitgliedsbeiträge. |
| Sachzuwendung / Objektspende | Für gespendete Gegenstände mit Beschreibung und Wertangabe. |
| Sammelspendenquittung | Für mehrere Spenden eines Spenders innerhalb eines Zeitraums. |
Die Übersicht
Öffnen Sie Finanzdaten → Spendenquittungen.
In der Liste sehen Sie alle vorhandenen Spendenquittungen für Geld- und Sachzuwendungen. Über die Tabs wechseln Sie zwischen den Bereichen.
Wichtige Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| E-Mail vorhanden | Zeigt an, ob direkt an der Spendenquittung eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. |
| Gedruckt | Zeigt an, ob die Quittung bereits mindestens einmal gedruckt wurde. |
| Versendet | Zeigt an, ob die Quittung bereits per E-Mail versendet wurde. |
Wichtige Aktion im Kontextmenü
Mit einem Rechtsklick auf eine Spendenquittung stehen je nach Zustand zusätzliche Aktionen zur Verfügung.
| Aktion | Bedeutung |
|---|---|
| Zu Dokument springen | Öffnet das bereits erzeugte Dokument in der Dokumentenverwaltung. Die Aktion ist nur verfügbar, wenn zur Spendenquittung schon ein Dokument erstellt wurde. |
Die E-Mail-Adresse wird direkt an der Spendenquittung gespeichert. Damit können Sie für eine einzelne Quittung bewusst eine andere Adresse verwenden, ohne Mitglied, Lieferant oder Trainer zu ändern.
So gehen Sie vor
Neue Spendenquittung anlegen
- Öffnen Sie Finanzdaten → Spendenquittungen.
- Klicken Sie auf Neue SQ.
- Wählen Sie die passende Art:
- Neue SQ für eine einzelne Spendenquittung
- SQ kopieren für eine neue Quittung auf Basis einer bestehenden
- Sammelbestätigung erstellen für zusammengefasste Quittungen
- Tragen Sie die Daten ein und speichern Sie.
Neue Sachzuwendung anlegen
- Wechseln Sie auf den Tab Sachzuwendung / Objektspenden.
- Klicken Sie auf Neue SQ.
- Erfassen Sie Beschreibung, Wert und Spender.
- Speichern Sie die Quittung.
Daten aus einem Buchungspartner übernehmen
Wenn Sie beim Anlegen ein Mitglied, einen Lieferanten, einen Trainer, eine Familie oder einen passenden Kontoumsatz auswählen, übernimmt Netxp Verein die verfügbaren Adressdaten direkt in die Spendenquittung.
Dazu gehören insbesondere:
- Name und Anschrift
- PLZ und Ort
- bei passenden Quellen auch die E-Mail-Adresse
- bei Kontoumsätzen zusätzlich der Betrag
Die übernommenen Werte bleiben danach frei änderbar. Änderungen an der Spendenquittung schreiben nicht in den ursprünglichen Stammdatensatz zurück.
Das E-Mail-Feld in der Spendenquittung
Zwischen PLZ / Ort und Betrag finden Sie das Feld E-Mail.
Dieses Feld ist wichtig für den späteren Versand:
- Es kann automatisch vorbelegt werden.
- Es kann manuell geändert oder ergänzt werden.
- Genau diese Adresse wird später vom Assistenten für den E-Mail-Versand verwendet.
Wenn das Feld leer bleibt, gilt die Quittung als ohne E-Mail.
Drucken, PDF, Dokumente und E-Mail mit dem Assistenten
Für alle Folgeaktionen nutzen Sie den Assistenten. Er wird aus der Spendenquittungs-Liste gestartet und führt Sie Schritt für Schritt durch den Ablauf.
Schritt 1: Auswahl festlegen
Wählen Sie, ob der Assistent mit
- Alle drucken
- oder Markierte drucken
arbeiten soll.
Alle drucken bezieht sich dabei auf die aktuelle Ansicht. Es werden also alle Spendenquittungen verarbeitet, die nach dem aktuellen Filter gerade in der Liste sichtbar sind.
Schritt 2: Vorlage und Vorschau
Hier wählen Sie die passende Vorlage aus und können vor dem Ausführen eine Vorschau öffnen.
Je nach Quittungsart stehen passende Vorlagen für Spendenquittungen und Sammelbestätigungen zur Verfügung.
Schritt 3: Optionen auswählen
Jetzt legen Sie fest, was der Assistent ausführen soll.
Mögliche Optionen:
- Drucken - erstellt einen Ausdruck der ausgewählten Spendenquittungen
- Als E-Mail versenden - übergibt die Spendenquittungen an den E-Mail-Assistenten
- Als PDF speichern - speichert die Spendenquittungen als PDF-Datei beziehungsweise bei mehreren Quittungen als ZIP-Datei
- Spendenquittung in Belegablage speichern - legt die erzeugten Dokumente zusätzlich in der ausgewählten Belegablage ab
Zusätzlich weist der Assistent darauf hin, dass die erzeugten Dokumente dauerhaft in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden.
Belegablage auswählen
Wenn eine Belegablage verfügbar ist, können Sie direkt im Assistenten die Ziel-Belegablage auswählen.
Ist keine Belegablage vorhanden, bleibt diese Option deaktiviert.
E-Mail-Adressen nur einmal verwenden
Wenn mehrere Quittungen dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, können Sie mit Jede E-Mailadresse nur einmal verwenden vermeiden, dass dieselbe Adresse mehrfach angeschrieben wird.
Der Assistent verwendet ausschließlich die E-Mail-Adresse, die direkt in der jeweiligen Spendenquittung steht.
Schritt 4: Druckoptionen
Wenn Drucken aktiviert ist, wählen Sie anschließend die Druckart:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Alle auf Standarddrucker drucken | Alle ausgewählten Spendenquittungen werden gesammelt an den Standarddrucker geschickt. |
| Einzeln drucken | Jede Spendenquittung wird einzeln gedruckt. |
PDF-Dateien werden unabhängig davon über die Option Als PDF speichern erzeugt.
Wenn Sie mehrere Spendenquittungen als PDF speichern, stellt Netxp Verein diese gesammelt als ZIP-Datei bereit. Eine einzelne Spendenquittung wird direkt als PDF-Datei heruntergeladen.
Schritt 5: E-Mail versenden
Wenn Als E-Mail versenden aktiviert ist, öffnet sich der normale E-Mail-Assistent.
Dort können Sie:
- Betreff und Nachricht prüfen
- zusätzliche Anhänge ergänzen
- den Versand wie gewohnt ausführen
Die eigentliche Spendenquittung wird pro Empfänger passend angehängt.
Schritt 6: Übersicht
Vor dem Ausführen zeigt der Assistent zusammengefasst an, welche Aktionen durchgeführt werden, zum Beispiel:
- Dokumente erzeugen
- PDFs speichern
- Druckaufträge ausführen
- E-Mails versenden
- Einträge in der Belegablage anlegen
Schritt 7: Ergebnis
Nach dem Abschluss sehen Sie die Ergebnisse übersichtlich getrennt, zum Beispiel:
- erzeugte Dokumente
- Druckaufträge
- gespeicherte PDFs
- versendete E-Mails
- Belegablage-Einträge
Wenn für einzelne Quittungen keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird dies ebenfalls in der Ergebnisansicht angezeigt. Diese Spendenquittungen können anschließend weiterhin als PDF heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
Liste exportieren und drucken
Unten in der Spendenquittungs-Übersicht finden Sie den Button Liste exportieren.
- Die Hauptaktion Liste exportieren gibt die aktuelle Liste ohne Gruppierung aus.
- Im Dropdown finden Sie zusätzlich Aktuelle Liste drucken für den klassischen Ausdruck der Listenansicht.
Sammelspendenquittungen
Für Sammelspendenquittungen steht weiterhin der eigene Bereich Spenderlisten zur Verfügung.
Dort erstellen Sie Jahres- oder Zeitraum-Quittungen, wenn mehrere Spenden eines Spenders in einer gemeinsamen Bestätigung zusammengefasst werden sollen.
Sammelspendenquittungen sind besonders sinnvoll für wiederkehrende Spenden oder spendentaugliche Mitgliedsbeiträge am Jahresende.
Tipps & Hinweise
Wenn eine Quittung an eine abweichende Adresse gesendet werden soll, tragen Sie diese direkt in das E-Mail-Feld der Spendenquittung ein.
Prüfen Sie bei größeren Druck- oder E-Mail-Läufen zuerst die Vorlage in der Vorschau. So vermeiden Sie fehlerhafte Serienausgaben.
Nutzen Sie Markierte drucken, wenn nur ein Teil der Quittungen verarbeitet werden soll.
Speichern Sie Quittungen nur dann in der Belegablage, wenn sie dort zusätzlich zur Dokumentenverwaltung archiviert werden sollen.
Häufige Fehler
Wenn nach dem aktuellen Filter keine Spendenquittungen in der Liste vorhanden sind, meldet sich der Assistent automatisch. Prüfen Sie dann zuerst den Filter oder den ausgewählten Zeitraum.
Bei den betroffenen Quittungen ist keine E-Mail-Adresse direkt in der Spendenquittung hinterlegt. Pflegen Sie die Adresse im Feld E-Mail nach und starten Sie den Assistenten erneut.
Es ist keine Belegablage eingerichtet oder für Ihren Benutzer nicht verfügbar. In diesem Fall bleibt die Option deaktiviert.
Prüfen Sie im Assistenten den Schritt Vorlage und Vorschau und wählen Sie dort die passende Vorlage aus.