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Reiter Familien

Im Reiter Familien bilden Sie Familien-Strukturen im Verein ab — für Familienbeiträge, Sammelbriefe und die zentrale Beitragszahlung durch ein Familien-Mitglied (z. B. Eltern zahlen für die Kinder).

Zweck​

  • Eltern, Ehepartner und Kinder als eine Familie zusammenfassen
  • Festlegen, wer Familienoberhaupt ist (zahlt + bekommt die Post)
  • Beiträge mehrerer Mitglieder über ein einziges SEPA-Mandat einziehen
  • Familienbriefe statt mehrerer Einzelbriefe verschicken
  • Familienrabatte über die Beitragsgruppe automatisieren

Voraussetzungen​

  • Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Tab Familien".
  • Die anderen Familienmitglieder sind bereits als eigene Mitglieder im Verein erfasst (sonst zuerst anlegen).

So ist eine Familie aufgebaut​

Netxp Verein modelliert eine Familie als:

ElementBedeutung
FamilienoberhauptWird auch „Patriarch" genannt. Zahlt in der Regel, bekommt die Sammel-Post, sein SEPA-Mandat wird für Familien-Beiträge genutzt.
Familien-MitgliederÜbrige Familienangehörige — bekommen eigene Mitgliedsnummer und eigene Beiträge, aber zentral abgerechnet.
Familien-NameFrei wählbar (Standard: Nachname des Oberhaupts)

Pro Mitglied gibt es ein zweites Feld, PayingFamilyID — es zeigt, zu welcher Familie das Mitglied beitragsmäßig gehört. Damit lassen sich auch Mitglieder einer Familie zuordnen, die nicht im klassischen Sinn ein Kind / Ehepartner sind (z. B. „Großmutter, die für Enkel zahlt").

Drei Rollen in der Familie​

Jedes Familienmitglied hat einen Typ:

TypBedeutung
Oberhauptzahlt für alle, sein Mandat / seine IBAN wird verwendet
Mitglied (zahlt nicht selbst)Beitrag wird über den Oberhaupt eingezogen
SelbstzahlerFamilienangehöriger, der trotz Familienzugehörigkeit den eigenen Beitrag selbst zahlt — z. B. erwachsene Kinder, die im selben Haushalt wohnen

So gehen Sie vor​

Neue Familie anlegen​

  1. Mitglied öffnen, das Oberhaupt werden soll.
  2. Reiter Familien öffnen.
  3. Neue Familie anlegen anklicken — Familien-Name vorschlagen lassen oder selbst eintragen.
  4. Speichern — das Mitglied ist nun Oberhaupt einer leeren Familie.

Familienangehörige hinzufügen​

  1. In der Familie auf Mitglied hinzufügen klicken.
  2. Suchdialog: das andere Mitglied per Namen oder Mitgliedsnummer suchen.
  3. Typ wählen: Familien-Mitglied (zahlt nicht selbst) oder Selbstzahler.
  4. Speichern.

Familienoberhaupt wechseln​

Wenn z. B. ein Kind volljährig wird und übernimmt:

  1. In der Familienliste das neue Oberhaupt anklicken.
  2. Zum Familienoberhaupt ernennen klicken.
  3. Bestätigen — das bisherige Oberhaupt wird zum Familien-Mitglied, das neue übernimmt die Rolle.
Vorsicht beim Oberhaupt-Wechsel

Beim Wechsel werden die Beitrags-Zahlungsbeziehungen automatisch umgehängt. Aber das SEPA-Mandat des neuen Oberhaupts muss gültig sein — sonst landet die nächste Lastschrift im Rückläufer. Prüfen Sie vor dem Wechsel den Reiter Kontodaten des neuen Oberhaupts.

Familienmitglied entfernen​

  1. Mitglied in der Familienliste markieren.
  2. Aus Familie entfernen anklicken.
  3. Bestätigen — das Mitglied behält seine Beiträge, zahlt sie aber ab sofort selbst.

Familie komplett auflösen​

  1. Familie auflösen anklicken.
  2. Bestätigen — alle Mitglieder werden wieder Einzelzahler, die Familien-Definition wird gelöscht.

Was wird übernommen — und was nicht?​

BereichAutomatik
Adressenwerden NICHT automatisch übernommen — jedes Familienmitglied behält die eigene Adresse
SEPA-MandatBeiträge der Familienmitglieder werden über das Mandat des Oberhaupts eingezogen — das eigene Mandat des Mitglieds bleibt aber gespeichert
IBAN auf Lastschriftbei Umstellung im Oberhaupt fragt das Programm, ob die Familienmitglieder mit umgestellt werden sollen
Beitragsgruppe / Rabattwird über die Beitragsgruppe je Mitglied gesteuert — typisch: „Familienbeitrag Kind", „Familienbeitrag Ehepartner" mit Rabatten
Brief-VersandSammelbriefe an die Familie möglich (statt N Einzelbriefe an alle)

Familienbeiträge und Rabatte​

Familienrabatte werden nicht direkt im Familien-Reiter, sondern über die Beitragsgruppe des einzelnen Familienmitglieds abgebildet:

  • „Familienbeitrag — Erwachsener" (voller Beitrag, einer pro Familie)
  • „Familienbeitrag — Ehepartner" (rabattiert)
  • „Familienbeitrag — Kind" (Kinderpreis)
  • „Familienbeitrag — drittes Kind+" (kostenlos oder stark reduziert)

Der Vorteil: Sie definieren den Rabatt einmal im Beitragswesen, und jedes neu hinzukommende Familienmitglied wird mit der richtigen Beitragsgruppe abgerechnet — siehe Beiträge.

Geschwisterrabatt automatisieren

Hinterlegen Sie für „drittes Kind+" einen Beitrag von 0 EUR im Beitragswesen. So zahlt eine Familie nie mehr als zwei Kinderbeiträge, ohne dass Sie das manuell prüfen müssen.

Familienbriefe (Sammelbrief)​

Über die Vorlagen lassen sich Briefe so konfigurieren, dass nur das Familien-Oberhaupt den Brief bekommt, aber im Briefkopf alle Familienmitglieder auftauchen.

Sinnvoll für:

  • Beitragsrechnungen für die ganze Familie auf einem Schreiben
  • Jährliche Vereinsbroschüre — ein Brief je Familie statt vier
  • Einladungen zu Familienveranstaltungen

Im Lettershop-Modul wird das gleiche Prinzip beim Massenversand genutzt — Sie sparen Porto und Papier.

Familie und Statistik​

In der Mitgliederstatistik werden Familienmitglieder einzeln gezählt — eine Familie mit Vater, Mutter, drei Kindern = 5 Mitglieder in der Bestandsmeldung. Die Familien-Struktur ist eine Hilfsstruktur für Verwaltung und Zahlung, nicht ein eigener Bestandsbegriff.

Tipps & Hinweise​

Großeltern als Oberhaupt

Wenn Großeltern für die Enkel zahlen, aber keine eigene Vereinsmitgliedschaft haben, brauchen Sie trotzdem einen Eintrag in Netxp Verein. Legen Sie sie als förderndes Mitglied an (Status: Fördernd, kein Sparten-Eintrag, kein Beitrag) und machen Sie sie zum Familien-Oberhaupt.

Erwachsene Kinder = Selbstzahler

Wenn ein Kind die Volljährigkeit erreicht und den Beitrag selbst übernimmt, ändern Sie nur den Typ in Selbstzahler. Die Familien-Zugehörigkeit bleibt — der Sammelbrief geht weiterhin an die Eltern, aber die Lastschrift läuft über das eigene Konto.

Trennung sauber abbilden

Bei Scheidung den Ehepartner aus der Familie entfernen und ggf. eine eigene Familie (mit den Kindern) anlegen. So bleibt die Beitragshistorie sauber, und Rückläufer landen beim richtigen Zahler.

Häufige Fehler​

Beiträge laufen weiter beim alten Oberhaupt

Nach dem Wechsel des Oberhaupts müssen die offenen Beiträge der Familienmitglieder noch einmal manuell auf die neue Familie umgestellt werden — siehe Massenbuchung → Zahler ändern. Im automatischen Workflow ändert sich nur die Zukunft.

Familie hat zwei Oberhäupter

Tritt selten auf, wenn ein Mitglied versehentlich in zwei Familien landet. Lösung: über Mitglied → Familien-Reiter die falsche Familienzugehörigkeit entfernen.

Sammelbrief geht trotzdem an jeden

Vorlage prüfen: Im Lettershop muss die Vorlage als „pro Familie" markiert sein, nicht „pro Mitglied". Sonst rauschen N Briefe an denselben Briefkasten.

Rückläufer beim Oberhaupt-Wechsel

Wenn die SEPA-Lastschrift im Familien-Konto stehen bleibt, obwohl das neue Oberhaupt eine andere IBAN hat — Mandats-Daten des neuen Oberhaupts prüfen und bei Bedarf erneuern. Siehe Kontodaten.

Verwandte Themen​

Quellen: Webinare „Mitglieder – Mitglied erfassen, ändern, anzeigen, löschen" (2015-02-27), „Mitglieder SEPA umstellen" (2014-04-15) und „Mitgliederverwaltung intensiv".