Eigene Dateien
Die Eigenen Dateien sind Ihr Dateispeicher auf dem Netxp-Server — ein webbasierter Datei-Explorer für Vereinsdokumente, Beleg-Anhänge und Mitglieds-spezifische Anlagen. Jeder Netxp-Vereinsvertrag enthält 12 MB Speicher; mit der elektronischen Belegablage oder zusätzlichem Online-Speicher lässt sich das Volumen erhöhen.
Hinter „Eigene Dateien" steckt eine eigene Windows-Anwendung (Netxp:Verein - Festplatte). Sie wird aus Netxp Verein heraus gestartet, läuft aber in einem eigenen Fenster und greift per WebDAV auf den Netxp-Server zu. Sie können sie auch nutzen, ohne dass Netxp Verein selbst geöffnet ist — z. B. zum reinen Hochladen oder Scannen von Belegen.
Zweck
- Vereinsdokumente zentral und sicher ablegen
- Mitglied-spezifische Anhänge (z. B. Beitrittsformular, SEPA-Mandat-Scan) pflegen
- Belege aus der elektronischen Belegablage strukturiert verwalten
- Datei-Explorer-Komfort im Programm — Drag & Drop, Vorschau, Volumen-Anzeige
Voraussetzungen
- Netxp Verein ist installiert.
- Ihr Benutzer hat das Recht Eigene Dateien & Belegarchiv (siehe Benutzerrollen).
- Für Scans: ein Scanner mit TWAIN- oder WIA-Treiber ist installiert.
Speicher-Volumen
| Vertragsbestandteil | Speicher |
|---|---|
| Vereinskundenvertrag (Standard) | 12 MB |
| Elektronische Belegablage | +2 GB |
| Online-Speicher | +1 GB bis +50 GB (aufsummiert) |
Der aktuelle Stand erscheint rechts unten in der Statusleiste des Festplatten-Fensters:
Vorhandener Speicherplatz: X MB — Verwendeter Speicherplatz: Y MB — Freier Speicherplatz: Z MB
Links daneben sehen Sie zusätzlich die Zähler „n Verzeichnisse, m Dateien" für den aktuell ausgewählten Ordner.
So gehen Sie vor
Eigene Dateien öffnen
Öffnen Sie Verein → Eigene Dateien.
Es öffnet sich ein klassischer Datei-Explorer mit zwei Spalten: links die Ordnerstruktur, rechts der Inhalt des aktuell gewählten Ordners.
Auf manchen Windows-Systemen öffnet sich das Festplatten-Fenster hinter dem Netxp-Verein-Hauptfenster. Klicken Sie in der Taskleiste auf das Netxp-Verein-Icon — beide Fenster werden angezeigt; den Datei-Explorer in den Vordergrund holen. In den Benutzerdetails → Erweiterte Einstellungen lässt sich „Eigene Dateien immer im Vordergrund" als Standard aktivieren.
Ansicht umschalten
In der Symbolleiste oben stehen drei Ansichten zur Verfügung — analog zum Windows-Explorer:
| Ansicht | Zweck |
|---|---|
| Symbole (kleine Icons, 16 × 16) | Klassische Listenansicht, viel Inhalt im Blick |
| Vorschaubilder (135 × 180) | Für PDFs und Bilder — direkt erkennbar, was sich in der Datei befindet |
| Details | Spaltenansicht mit Größe, Datum, Typ — gut für große Ordner |
Über Anzeige → Vorschaubilder lässt sich die Thumbnail-Erzeugung zusätzlich global ein- oder ausschalten.
Datei hochladen
Es gibt zwei Wege:
- Importieren → Datei(en) hochladen oder den entsprechenden Symbolleisten-Button — Dateien aus dem Windows-Datei-Dialog wählen.
- Drag & Drop — Dateien aus dem Windows-Explorer direkt ins Festplatten-Fenster ziehen.
Beim Hochladen prüft die Festplatte automatisch:
- Verbotene Dateitypen (z. B. ausführbare Dateien) werden abgelehnt oder aus dem Auswahl-Stapel entfernt.
- Ins Belegarchiv dürfen ausschließlich PDF-Dateien — alle anderen werden vor dem Upload entfernt.
Mehrere Dateien gleichzeitig
Sie können beliebig viele Dateien in einem Rutsch hochladen. Während des Uploads zeigt ein Fortschritts-Dialog (Upload läuft …) den Status — der Vorgang lässt sich abbrechen.
Scanner verwenden
- Einstellungen → Scanner-Einstellungen öffnen und einmal den gewünschten Scanner (TWAIN/WIA) auswählen und konfigurieren (Auflösung, Farbtiefe, Duplex, Stapeleinzug).
- Den Zielordner im linken Bereich markieren.
- Importieren → Scannen klicken (oder der Symbolleisten-Button Scannen).
- Die gescannte Seite wird automatisch als PDF abgelegt.
Wenn Sie das Belegarchiv nutzen, lässt sich nur in den Unterordner „Offene Belege" des jeweiligen Belegarchivs scannen. Wählen Sie einen anderen Belegarchiv-Ordner, lehnt die Festplatte den Scan mit „Ordner gesperrt" ab.
Neuen Ordner anlegen
- Rechtsklick im Ordnerbereich (linke Spalte) oder im Dateibereich (rechte Spalte).
- Neuer Ordner wählen.
- Namen vergeben — der Vorschlag ist „Neuer Ordner".
Datei öffnen, speichern, kopieren
Per Rechtsklick auf eine Datei stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Bedeutung |
|---|---|
| Öffnen | Startet das zugehörige Windows-Programm (PDF-Reader, Word, Excel …) — siehe Office-Roundtrip unten |
| Speichern unter | Lokal abspeichern, ohne den Server-Stand zu verändern |
| In ein PDF konvertieren | Bild oder Office-Datei → PDF; das PDF wird zusätzlich abgelegt |
| Kopieren / Einfügen | Zwischen Ordnern verschieben/kopieren |
| Umbenennen | Dateiname anpassen — Endung muss erhalten bleiben |
| Löschen | Datei entfernen |
| Eigenschaften | Größe, Pfad, eigene Metadaten (siehe unten) |
Datei suchen / filtern
Die Filterleiste am oberen Rand der Dateiliste bietet:
- Dateiname enthält — Volltext im Dateinamen
- Datum von … bis — Änderungsdatum eingrenzen
Der Filter wirkt jeweils auf den aktuell gewählten Ordner.
Office-Dateien direkt bearbeiten („Roundtrip")
Damit Office-Dateien nicht erst lokal heruntergeladen, von Hand geöffnet und manuell wieder hochgeladen werden müssen, beherrscht die Festplatte einen automatischen Roundtrip:
- Datei per Öffnen anklicken.
- Die Festplatte legt eine temporäre Kopie an und startet das zugehörige Programm (Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice …).
- Während Sie die Datei bearbeiten, überwacht die Festplatte die lokale Kopie.
- Sobald Sie die Datei schließen und speichern, lädt die Festplatte sie automatisch wieder hoch.
Online vs. lokal — was wird wie behandelt?
Unter Einstellungen → Dateien öffnen können Sie zwei Listen pflegen:
| Liste | Verhalten |
|---|---|
| Online-Dateitypen | Werden direkt aus dem WebDAV-Speicher geöffnet — z. B. PDFs, Bilder. Schnell, aber kein Roundtrip. |
| Lokal-Dateitypen | Werden lokal kopiert, bearbeitet, automatisch zurück hochgeladen — typisch: .docx, .xlsx, .pptx, .odt. |
Im selben Dialog hinterlegen Sie Ihre WebDAV-Zugangsdaten (Benutzer, Passwort) — diese werden für den Rückkopier-Vorgang benötigt.
Wenn Sie die Datei schließen, bevor die Festplatte den Upload abgeschlossen hat (z. B. weil Sie den Speichern-Dialog mit Abbrechen verlassen), erscheint die Meldung „Automatische Rückspeicherung abgebrochen". Alle weiteren Änderungen müssen Sie dann manuell hochladen.
Überwachte Ordner (FileSystemWatcher)
Sie können einen lokalen Ordner mit einem Server-Ordner koppeln — alles, was Windows in den lokalen Ordner schreibt, landet automatisch auf dem Server.
- Rechtsklick auf den Server-Zielordner → Überwachten Ordner bearbeiten (oder Anzeige → Überwachte Ordner anzeigen → Neu).
- Erfassen:
- Lokaler Ordner — Pfad auf Ihrem Windows-PC
- WebDAV-Ordner — Zielordner auf dem Server (vorausgefüllt aus der aktuellen Auswahl)
- Filter — z. B.
*.pdf(Standard für Belegarchiv-Ordner),*.docx,*.*
- Speichern.
Solange die Festplatten-Anwendung läuft, werden neue Dateien im lokalen Ordner automatisch hochgeladen. Per Anzeige → Überwachte Ordner anzeigen sehen Sie alle aktiven Verknüpfungen, können sie bearbeiten oder löschen.
Wenn Ihr Scanner direkt in einen Windows-Ordner schreibt (z. B.
Netzwerk-MFP mit „Scan to Folder"), koppeln Sie diesen Ordner mit
„Offene Belege" im Belegarchiv und filtern auf *.pdf.
Gescannte Belege landen so ohne manuellen Zwischenschritt im
Belegarchiv.
Eigenschaften und Metadaten pro Datei
Über Rechtsklick → Eigenschaften sehen Sie pro Datei:
- Name, Größe, Pfad, Datum
- Eigene Eigenschaften — frei vergebbare Metadaten in der Form Namespace + Name + Wert
Damit lassen sich Dateien z. B. mit Kategorien, Schlagworten oder Belegnummern markieren, die später in eigenen Auswertungen verwendet werden können.
Besondere Ordner
Drei Ordner-Namen sind im Belegarchiv systemseitig reserviert und unterliegen besonderen Regeln:
| Ordner | Besonderheit |
|---|---|
| Belegarchiv | Wird vom System verwaltet — kann nicht manuell erstellt, umbenannt oder gelöscht werden. Erscheint, sobald die elektronische Belegablage über Verwaltung → Optionen freigeschaltet ist. |
| Offene Belege | Eingangskorb für noch zuzuordnende Belege — Scans und Drag & Drop aus dem Belegarchiv landen hier. Nur PDFs. |
| Zugewiesene Belege | Belege, die bereits einer Buchung zugewiesen sind. Schreibgeschützt; manuelles Löschen erst nach Aufheben der Zuordnung. |
| Mitglieder-Ordner (Unterordner mit DatenbankID) | Pro Mitglied entsteht ein Unterordner, sobald in den Mitgliederdetails erstmals „Eigene Dateien" geklickt wird. Manuelle Anlage hat keinen Bezug zum Mitglied. Sprechende Namen statt der DatenbankID kann der Support einrichten. |
| Vereinshauptordner | Kann weder umbenannt noch gelöscht werden. |
Zwei-Faktor und App-Passwort
Wenn für den eigenen Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, funktioniert das normale Passwort nicht mehr für die Anmeldung des NetxpVerein-Festplatte-Sync-Clients oder eines Windows-Netzlaufwerks.
Lösung: In den Benutzerdetails ein App-Passwort erzeugen und in der NetxpVerein-Festplatte (bzw. beim Verbinden des Netzlaufwerks) statt des normalen Passworts eintragen.
Tipps & Hinweise
Legen Sie zu Beginn eine Ordnerstruktur fest — z. B. „Satzung", „Protokolle", „Verträge", „Sponsoring". Spätere Umsortierung ist möglich, aber aufwändiger.
Die elektronische Belegablage strukturiert die Belegverwaltung automatisch und vereinfacht später die Kassenprüfung erheblich — siehe Elektronische Belegablage.
Mit der Belegablage starten Sie mit 2 GB. Mehr Speicher (z. B. für Videos, große Vereinsdokumente, Fotoalben) lässt sich beliebig nachbuchen — bis 50 GB.
Vorschaubilder kosten beim ersten Aufruf eines Ordners spürbar Zeit, weil die Festplatte die PDF-Vorschauen rendert. In großen Ordnern (>500 Dateien) lohnt es sich, vor dem Öffnen auf die Detail-Ansicht umzuschalten.
Häufige Fehler
Das funktioniert nicht — auch wenn der Name die DatenbankID oder den Mitgliedernamen trägt, hat der manuell angelegte Ordner keinen Bezug zum Mitglied. Stattdessen das Mitglied öffnen und auf „Eigene Dateien" klicken — Netxp legt den verknüpften Ordner automatisch an.
Aktuellen Verbrauch rechts unten kontrollieren. Bei Bedarf nicht mehr benötigte Dateien löschen oder zusätzlichen Online-Speicher bestellen.
Beleg-Dateien unter „Zugewiesene Belege" sind mit Buchungen verknüpft und damit schreibgeschützt. Löschen ist nur nach Aufheben der Zuordnung in der zugehörigen Buchung möglich.
Sie haben versucht, eine Nicht-PDF-Datei (z. B. .jpg, .docx) ins
Belegarchiv zu legen. Konvertieren Sie die Datei zuerst lokal in PDF
(viele Office-Programme können das per Speichern unter) oder
verwenden Sie „In ein PDF konvertieren" aus dem Rechtsklick-Menü
in einem normalen Ordner.
Wenden Sie sich an Ihren Vereinsadmin — er kann unter Benutzer → Benutzerliste → Benutzerdetail → Freigabe → Eigene Dateien & Belegarchiv die nötigen Rechte vergeben (siehe Benutzerrollen).
Die Festplatten-Anwendung erreicht den Netxp-Server nicht. Prüfen
Sie die Internetverbindung sowie Firewall-/Proxy-Einstellungen
(HTTPS auf Port 443 muss erreichbar sein). Wenn ein lokaler
Virenscanner die Verbindung blockiert, hilft das Ausnehmen der
Netxp-Verein-Festplatte (NetxpVereinFestplatte.exe) aus dem
Scan-Schutz.
Verwandte Themen
- Elektronische Belegablage
- Online-Speicher
- Vertrag verwalten
- Optionen
- Vorgänge
- Mitgliederliste
- Benutzerrollen
- Vereinsdaten
Quellen: Wiki — Verein/Eigene Dateien sowie Webinare „Eigene Dateien im Verein" (2016-03-08) und „Eigene Dateien — Grundlagen" (2018-08-31).