Online-Speicher
Der Online-Speicher ist Netxp-Vereins eigene Cloud für Vereinsdokumente — Sitzungsprotokolle, Verträge, Mitgliederfotos, gescannte Anträge. Daten liegen verschlüsselt bei Netxp, sind über WebDAV von überall erreichbar und werden automatisch gesichert. Gerade für Vereine ohne IT-Verantwortlichen die sichere Alternative zu Dropbox & Co.
Zweck
- Vereinsdokumente zentral und sicher speichern
- Zugriff von verschiedenen Orten (Vereinsheim, Zuhause, Mobil)
- Backup automatisch — kein eigener Server-Aufwand
- Verknüpfung mit Netxp Verein — z. B. Mitgliederfotos, Belege
- Scanner-Anbindung für papierlose Vereinsbüros
Speicher-Pakete
Netxp bietet gestaffelte Pakete:
| Paket | Speicher |
|---|---|
| 0,5 GB | sehr kleine Vereine |
| 1 GB | Standardpaket — für die meisten Vereine ausreichend |
| 5 GB | mittlere Vereine mit Foto-/Dokumenten-Archiv |
| 10 GB | größere Vereine, Vereinszeitung-Archiv |
| 25 GB | Mehr-Sparten-Vereine mit vielen Bildern |
| 50 GB | sehr aktive Vereine, Sitzungs-Mitschnitte |
| 100 GB und 200 GB | auf Anfrage |
E-Mail-Archiv und Belegarchiv zählen separat — sie verbrauchen das Standardpaket nicht.
Was kann gespeichert werden?
- Sitzungsprotokolle vom Vorstand
- Verträge (Trainer, Vereinsheim-Pacht, Versicherungen)
- Mitglieds-Anträge als Scan
- Kündigungs-Schreiben
- Mitgliederfotos für Ausweisdruck
- Vereinszeitung im PDF-Archiv
- Beleg-Archiv (separates Modul, andere Speicher-Grenze)
- E-Mail-Archiv (separates Modul)
- Kalender + Adressbuch (CalDAV/CardDAV)
Architektur
| Komponente | Funktion |
|---|---|
| WebDAV-Server | store.netxp-verein.de |
| Sicherer S3-Speicher | Netxp-eigener Server, kein US-Cloud-Anbieter |
| HTTPS-Verschlüsselung | Transport gesichert |
| NetxpVereinFestplatte | Lokale Client-Anwendung für Sync und Scanner |
| In-Netxp-Zugriff | Direkt aus der Vereinsverwaltung heraus |
Drei Wege auf die Dateien
1. Aus Netxp Verein heraus
Verein → Eigene Dateien öffnet den eingebauten Datei-Manager:
- Datei-Liste mit Vorschau
- Upload per Drag-and-Drop
- Office-Dokumente lassen sich per Klick im Standard-Office-Programm des Rechners öffnen (Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice) und nach dem Speichern automatisch in die Cloud zurückspielen
- Rechtsklick für Öffnen, Umbenennen, Löschen
2. Im Windows-Explorer per WebDAV
Adresse: https://store.netxp-verein.de/
Benutzer: <Vereins-ID>#<Benutzername>
Passwort: Vereins-Passwort
Damit erscheint der Online-Speicher als normales Netzlaufwerk neben den lokalen Festplatten. Dateien öffnen, bearbeiten, speichern — wie auf der eigenen Festplatte.
Wenn der Benutzer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat, akzeptiert der WebDAV-Server das normale Passwort nicht mehr. Stattdessen wird ein App-Passwort benötigt, das in den Benutzerdetails erzeugt wird.
3. Mit NetxpVereinFestplatte-Client
Die separate Sync-Anwendung läuft als Hintergrund-Prozess auf dem PC:
- Überwacht lokale Ordner und lädt Änderungen alle 2 Sekunden hoch
- Scanner-Integration (z. B. Fujitsu ScanSnap) — gescannte Belege landen automatisch in der Cloud
- Synchronisierung erfolgt nur, wenn Netxp Verein gleichzeitig geöffnet ist
- Siehe Verein → Eigene Dateien.
Datei-Formate
Netxp Verein unterscheidet zwei Format-Gruppen für die Bearbeitung:
| Format | Verhalten beim Öffnen |
|---|---|
| Office (Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice) | Wird im lokalen Standard-Programm geöffnet, nach Speichern automatisch zurückgespielt |
| Andere Formate (PDF, Bilder, Textdateien, ...) | Werden zur Anzeige heruntergeladen, lokale Bearbeitung im jeweiligen Programm — Änderungen müssen manuell zurück hochgeladen werden |
Eine echte Online-Bearbeitung direkt im Browser ist nicht vorhanden — die Datei wird immer am eigenen Rechner geöffnet, nur das Speichern läuft transparent zurück in die Cloud.
Berechtigungen
Pro Ordner lassen sich Zugriffsstufen vergeben:
| Stufe | Wirkung |
|---|---|
| Lesen | Nur Anschauen |
| Schreiben | Anschauen + Hochladen + Ändern |
| Löschen | + Dateien entfernen |
| Ausblenden | Ordner für den Benutzer unsichtbar |
Klassische Verteilung:
- Vorstand → Vollzugriff auf alles
- Spartenleiter Tennis → Vollzugriff auf Tennis-Ordner, nichts sonst
- Schatzmeisterin → Vollzugriff auf Beleg-Archiv und Finanzen
- Sport-Mitglieder → Lesezugriff auf öffentliche Vereinsbilder
Sicherheit
| Aspekt | Verhalten |
|---|---|
| Transport-Verschlüsselung | HTTPS überall |
| Speicher-Standort | Netxp-eigene Server in Deutschland |
| Backup | Täglich automatisch durch Netxp |
| Versionierung | (unsicher — auf Anfrage prüfen) |
| Auftragsverarbeitungs-Vertrag | Bestandteil des Netxp-Verein-Vertrags |
| DSGVO | Servern in EU, kein US-Cloud-Zugriff |
Integration mit anderen Modulen
| Modul | Verwendung |
|---|---|
| Elektronische Belegablage | Belege liegen auf demselben Speicher |
| E-Mail-Archiv | Versendete Mails landen in der Cloud |
| Mitgliederfotos | Foto-Pfad zeigt auf Online-Speicher |
| MitgliederOnline | Mitglieder können Dokumente abrufen (Belegarchiv etc.) |
| Vereinszeitung | PDF-Archiv im Online-Speicher |
So gehen Sie vor
Modul aktivieren
- Verwaltung → Vertrag verwalten öffnen.
- Online-Speicher auswählen → gewünschte Paketgröße.
- „Zahlungspflichtig bestellen" → Aktivierung läuft.
- Innerhalb weniger Minuten ist der Speicher unter Verein → Eigene Dateien verfügbar.
Erste Datei hochladen
- Verein → Eigene Dateien öffnen.
- Ordner anlegen, z. B. „2025 Sitzungsprotokolle".
- Datei per Drag-and-Drop in den Ordner ziehen.
- Synchronisation läuft, Datei erscheint nach Sekunden.
NetxpVereinFestplatte-Client einrichten
Siehe Eigene Dateien (Modul) für die Detailanleitung zur Client-Installation und Scanner-Konfiguration.
Tipps & Hinweise
Lieber alte Ordner archivieren (umbenennen in „Archiv 2020") als löschen. So bleiben rechtlich relevante Dokumente verfügbar, ohne die Tagesübersicht zu überlasten.
Wenn ein Mitglied einen Mitgliedsantrag schickt, lieber im Online-Speicher ablegen als per E-Mail weiterleiten. So bleibt die Datenschutz-Spur sauber.
Statt einer Versionierung bietet sich an, wichtige Dokumente mit Datum im Dateinamen abzulegen — „Sitzungsprotokoll 2025-04-15.docx" statt „Sitzungsprotokoll.docx". So bleibt die Historie nachvollziehbar.
Häufige Fehler
Mögliche Ursachen:
- Netxp Verein ist nicht offen — der Sync-Client läuft nur parallel zur Hauptanwendung.
- Datei ist gerade in Bearbeitung — Programme wie Word sperren die Datei während der Bearbeitung.
- Internet-Verbindung gestört.
Beim Hochladen einer Datei mit gleichem Namen überschreibt der Sync ohne Sicherheitsabfrage. Vor dem Hochladen prüfen, ob es schon eine Version gibt.
Beim DSGVO-Löschen eines Mitglieds wird der Mitgliederordner im Online-Speicher nicht automatisch entfernt. Bewusste Aufräum- Aktion nach Lösch-Stichtag empfohlen.
Verwandte Themen
- Eigene Dateien (Modul) — Client-Anwendung
- Elektronische Belegablage — Belege im Archiv
- MitgliederOnline — Mitglied sieht seine eigenen Dokumente
- Verwaltung → Vertrag verwalten
- Benutzerrollen
Quellen: Webinare „Arbeiten mit dem Online-Speicher" (2018-08-31), „Eigene Dateien im Verein" (2016-03-08) und „Online-Speicher und Kalender" (2013-06-27).