Beiträge
In den Beiträgen legen Sie fest, welche Geldbeträge Ihre Mitglieder an den Verein entrichten — klassische Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren, Spartenbeiträge, freiwillige Zusatzbeiträge oder Familienbeiträge.
Diese Seite beschreibt die Beitrags-Stammdaten (die Liste aller im Verein verfügbaren Beiträge) und die Zuordnung an Mitglieder. Den Beitragseinzug selbst behandeln die Seiten Beitragseinzug und Bankenübertrag.
Beitragsgruppe = ein benannter Beitrag, wie er in der Liste, beim Mitglied und später als Positionstext auf der Beitragsrechnung erscheint (z. B. „Hauptvereinsbeitrag", „Hauptverein Familie Zahler", „Abteilung A Aufnahmegebühr").
Beitragsart = die Art, wie der Betrag berechnet wird. Vier Varianten: Fixer Beitrag / Gestaffelter Beitrag / Freier Beitrag / Berechneter Beitrag.
Beitragsschlüssel = optionale Kurzbezeichnung (bis 20 Zeichen) für
die schnelle Suche und für Listenspalten — z. B. HV-FZ für
„Hauptverein Familie Zahler".
Sparte „Gesamtmitglieder" = automatisch vorhandene Sparte, die den Hauptverein abbildet. Beiträge, die nicht spezifisch zu einer Abteilung gehören (z. B. der allgemeine Mitgliedsbeitrag), werden dieser Sparte zugeordnet.
Zweck
Über die Beitragsverwaltung bilden Sie die komplette Beitragslogik Ihres Vereins ab. Typische Aufgaben:
- Neue Beitragsgruppe anlegen (z. B. nach einer Beitragserhöhung)
- Bestehende Beitragsgruppe ändern (Betrag, Abrechnungszeitraum, Sparten)
- Familienbeiträge mit Zahler-/Familienmitglied-Konstruktion einrichten
- Gestaffelte Beiträge nach Alter (z. B. Kinder, Jugendliche, Erwachsene)
- Beitragsgruppe einer oder mehreren Sparten zuordnen
- Mitglieder gesammelt von einer Beitragsgruppe auf eine andere umziehen
- Übersicht: wie viele Mitglieder verwenden welche Beitragsgruppe
Voraussetzungen
- Die Vereinsdaten sind eingerichtet (siehe Vereinsdaten).
- Optional, aber empfehlenswert: Sparten sind angelegt (siehe Sparten), damit Beiträge spartenspezifisch zugeordnet werden können. Die Sparte Gesamtmitglieder ist immer vorhanden.
- Optional, falls Sie pro Beitragsgruppe eine eigene Einnahmestelle und ein Projekt zuordnen möchten: in den Optionen ist die Erweiterte Beitragsabrechnung aktiviert.
- Ihr Benutzerkonto hat das Recht Beiträge (Lesen/Schreiben/Löschen, siehe Benutzerrollen).
Die Oberfläche im Überblick
Sie öffnen die Beitragsliste über das Hauptmenü Verein → Beiträge.
Die Spalten der Beitragsliste:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Beitragsgruppe (= Positionstext auf Rechnungen) |
| Beitragsart | Fix / Gestaffelt / Frei / Berechnet |
| Abrechnungszeitraum | Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich, … |
| Beitragshöhe | Betrag in Euro |
| Schlüssel | Beitragsschlüssel (Kurzbezeichnung) |
| EAStelle | Einnahmestelle (nur bei „Erweiterte Beitragsabrechnung") |
| Projekt | Zugeordnetes Projekt (nur bei „Erweiterte Beitragsabrechnung") |
| Sparte | Zugeordnete Sparte(n) |
| Ersteller | Benutzer, der die Beitragsgruppe angelegt hat |
| Einmalbeitrag | ja/nein — z. B. Aufnahmegebühr |
| Negativbetrag erlaubt | ja/nein — z. B. für Erstattungen |
| Anzahl Mitglieder | Wie viele Mitglieder diese Beitragsgruppe nutzen |
Die Aktionsleiste enthält:
- Anzeigen — öffnet die Details (Doppelklick auf eine Zeile geht auch)
- Neuer Beitrag — legt eine neue Beitragsgruppe an
- Liste exportieren — schreibt die Übersicht als
Beitraege.csv - Löschen — löscht ausgewählte Beitragsgruppen (siehe Hinweis unten)
- Schließen
Per Rechtsklick auf eine Zeile zusätzlich erreichbar:
- Gewählte Beiträge in Mitgliedern ersetzen — siehe Abschnitt „Mitglieder auf eine andere Beitragsgruppe umziehen".
So gehen Sie vor
Neue Beitragsgruppe anlegen — die Grundfelder
Klicken Sie auf Neuer Beitrag in der Beitragsliste. Die Detailmaske Beitragsdetails öffnet sich. Die folgenden Felder im oberen Bereich sind für alle Beitragsarten gleich:
- Beitragsgruppe (Bezeichnung) — Pflichtfeld. Dieser Text erscheint später als Positionstext auf der Beitragsrechnung. Beispiel: „Hauptverein Familie Zahler".
- Beitragsschlüssel — optional, bis 20 Zeichen (Tipp unten).
- Information — optionaler Beschreibungstext (mehrzeilig). Sehr nützlich, um die Historie der Beitragshöhen festzuhalten (siehe Tipp).
- Abrechnungszeitraum über den Button „…" festlegen (siehe nächster Abschnitt).
- Sparten zuordnen — alle, gewählte oder keine (siehe Abschnitt „Sparten zuordnen").
- Optional bei aktivierter Erweiterter Beitragsabrechnung: EA-Stelle (Einnahmestelle) und Projekt zuordnen.
- Beitragsart wählen — Fix / Gestaffelt / Frei / Berechnet.
- Optional: Haken Einmalbeitrag setzen (z. B. für Aufnahmegebühren).
- Speichern.
Abrechnungszeitraum richtig setzen
Im Abrechnungszeitraum legen Sie Beginn und damit Ende einer Beitragsperiode fest — nicht den geplanten Einzugstag. Wählbar sind: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder einmalig/individuell.
Setzen Sie als Periodenstart immer den ersten Tag eines Monats (z. B. 1. Januar bei Jahresbeitrag, 1. Mai bei einem Karnevalsverein,
- eines Monats bei Monatsbeiträgen).
Viele Anwender tragen hier irrtümlich den Tag ein, an dem sie den Einzug starten möchten (z. B. 15. eines Monats). Das führt zu schiefen Anteilsberechnungen und ungewollten halben Monaten. Der Einzugstag wird später beim Beitragseinzug festgelegt — nicht hier.
Beispiel für einen Karnevalsverein: Das Beitragsjahr beginnt am
- November. Tritt ein Mitglied am 1. Juli ein, ist es im 9. von 12 Monaten des Beitragsjahres — daher zahlt es 9/12 des Jahresbeitrags (nicht 6/12 wie bei Kalenderjahres-Abrechnung). Netxp Verein berechnet das automatisch — vorausgesetzt, der Periodenstart ist korrekt gesetzt.
Sparten zuordnen
Sie können eine Beitragsgruppe auf drei Arten an Sparten binden:
- Alle Sparten — der Beitrag steht in jeder Sparte zur Verfügung. Praktisch für gleichhohe Spartenbeiträge: Sie legen die Beitragsgruppe einmal an, und die Zuordnung zur konkreten Sparte erfolgt erst beim Mitglied.
- Gewählte Sparten — der Beitrag steht nur in den ausgewählten Sparten zur Verfügung (z. B. Aufnahmegebühr nur in Abteilung A).
- Keine Sparte — wird nicht empfohlen.
Beiträge, die nicht zu einer Abteilung gehören (Hauptvereinsbeitrag, Familienbeiträge etc.), ordnen Sie der Sparte Gesamtmitglieder zu. Die ist immer vorhanden und spiegelt den Hauptverein wider.
Wenn alle Ihre Abteilungen denselben Spartenbeitrag haben (z. B. 25 € pro Monat), legen Sie die Beitragsgruppe einmal an und wählen alle Sparten. Beim Mitglied entscheiden Sie dann pro Person, für welche Sparte der Beitrag gilt — bei Beitragserhöhungen ändern Sie den Betrag nur an einer einzigen Stelle.
Die vier Beitragsarten
| Beitragsart | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Fixer Beitrag | Fester Pauschalbetrag, altersunabhängig. Beitragserhöhung später an einer Stelle. |
| Gestaffelte Beiträge | Betrag richtet sich nach dem Alter. Bis zu sieben Altersstufen, auch mit absteigender Staffel (z. B. Rentnerermäßigung). |
| Freier Beitrag | Der Betrag wird pro Mitglied individuell eingegeben (z. B. freiwillige Zusatzspenden). Achtung: bei Erhöhung muss er bei jedem Mitglied einzeln geändert werden. |
| Berechneter Beitrag | Der Betrag wird aus einem Mitgliederfeld berechnet (z. B. ein eigenes Feld „Beitragsfaktor"). |
Gestaffelter Beitrag — Stichtag verstehen
Bei gestaffelten Beiträgen entscheidet ein Stichtag, welches Alter für die Berechnung herangezogen wird. Schauen Sie in Ihre Satzung — dort steht, ob und welcher Stichtag verwendet wird.
| Stichtag | Auswirkung |
|---|---|
| 1. Januar | Es wird immer das jüngere Alter berechnet — vorteilhaft fürs Mitglied. |
| 31. Dezember | Es wird immer das ältere Alter berechnet — vorteilhaft für den Verein. |
| Beliebiger Tag (z. B. 1. Juli) | Mischberechnung — abhängig davon, ob der Geburtstag des Mitglieds vor oder nach dem Stichtag liegt. |
Bleibt der Stichtag leer, wird das jeweils aktuelle Alter zum Abrechnungszeitpunkt verwendet.
Freier Beitrag — typischer Einsatzfall
Mitglieder können freiwillig zusätzlich spenden (z. B. „Abteilung B — freiwilliger Zusatzbeitrag"). Sie legen die Beitragsgruppe mit dem Standardbetrag 0 € an; beim Zuweisen an ein Mitglied wird der konkrete Betrag (10 €, 25 €, 50 € …) erfasst und kann jederzeit pro Mitglied geändert werden.
Aufnahmegebühr / Einmalbeitrag
Ein Einmalbeitrag wird nach der ersten Abrechnung automatisch beim Mitglied entfernt — der Beitrag kann also nicht versehentlich ein zweites Mal erhoben werden.
So gehen Sie vor:
- Legen Sie eine Beitragsgruppe an (z. B. „Abteilung A Aufnahmegebühr").
- Wählen Sie den passenden Abrechnungszeitraum (für eine reine Einmalzahlung im Grunde egal — irgendein Wert muss aber gesetzt sein).
- Beitragsart Fixer Beitrag, Höhe z. B. 20 €.
- Haken Einmalbeitrag setzen.
- Speichern.
- Weisen Sie die Beitragsgruppe Neumitgliedern beim Eintritt zu. Beim ersten Beitragseinzug wird sie abgerechnet und automatisch wieder entfernt.
Familienbeiträge einrichten
Familienbeiträge sind in Netxp Verein kein eigenes Feld, sondern ein bewährter Aufbau aus zwei Beitragsgruppen:
- Beitragsgruppe „Hauptverein Familie Zahler" mit dem Familien-Gesamtbetrag (z. B. 45 € pro Jahr).
- Beitragsgruppe „Hauptverein Familie Frei" mit 0 € für die weiteren Familienmitglieder.
Beim Anlegen der Mitglieder:
- Dem Familienoberhaupt (= Zahler) weisen Sie die erste Beitragsgruppe zu.
- Den weiteren Familienmitgliedern weisen Sie die zweite Beitragsgruppe (0 €) zu und wählen unter Zahler im Reiter Kontodaten das Familienoberhaupt.
- Bei Kindern ist es üblich, den 0-€-Beitrag automatisch ablaufen zu lassen — z. B. zum 19. Geburtstag — und durch einen kostenpflichtigen Beitrag zu ersetzen (siehe Abschnitt „Beitrag soll ablaufen").
Der Zahler einer Familie muss kein aktives Mitglied sein. Er kann auch den Status Nichtmitglied haben — er braucht nur eine gültige Bankverbindung und einen SEPA-Mandat-Datensatz. So bilden Sie z. B. Eltern ab, die nur die Beiträge für ihre Kinder bezahlen.
Mitglieder mit Status Nichtmitglied sind in der Mitgliederliste standardmäßig ausgeblendet — kontrollieren Sie den Filter im Reiter Mitgliedsstatus, wenn Sie sie suchen.
Beitragsgruppen mit Betrag 0 € lösen keinen Beitragseinzug aus — sie sind reine Zuordnungsträger und dienen z. B. dazu, Familienmitglieder zu kennzeichnen, die später (beim Übergang ins Erwachsenenalter) automatisch auf den regulären Beitrag wechseln sollen.
Beitragsgruppe einem Mitglied zuweisen
Eine Beitragsgruppe wirkt erst, wenn sie einem Mitglied zugewiesen wurde. Öffnen Sie das Mitglied in der Mitgliederliste und wechseln Sie in den Reiter Beiträge.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Ein Wizard führt Sie durch die Zuweisung.
- Wählen Sie zunächst die Sparte (Gesamtmitglieder oder eine konkrete Abteilung). Es werden nur Beitragsgruppen angezeigt, die dieser Sparte zugeordnet sind.
- Wählen Sie die Beitragsgruppe aus.
- Tragen Sie das Beitrittsdatum des Beitrags ein — ab diesem Datum wird abgerechnet. Pflichtfeld.
- Wählen Sie die Zahlungsart (Lastschrift / Überweisung / Bar …).
- Zahler: Standard ist Selbst. Bei einem Familienverband schlägt Netxp automatisch den passenden Familien-Zahler vor; alternativ kann ein beliebiges anderes Mitglied gewählt werden.
- Optional: Anteilig berechnen und/oder Beitrag soll ablaufen (siehe folgende Abschnitte).
- Hinzufügen.
Anteilig berechnen
Tritt ein Mitglied unterjährig ein, ist der erste Beitrag in der Regel anteilig — nur für den Rest der aktuellen Periode.
Beispiel jährlich: Jahresbeitrag 25 €, Eintritt 1. März, Periode beginnt 1. Januar. Netxp rechnet: 25 € ÷ 12 Monate × 10 Restmonate = 20,83 € Erstbeitrag, danach ab dem 1. Januar des Folgejahres der reguläre Jahresbeitrag.
Beispiel monatlich: Monatsbeitrag 25 €, Eintritt am 13. eines Monats, Periode beginnt am 1. Netxp rechnet: 25 € ÷ 30 Tage × 17 Resttage = 11,29 € Erstbeitrag.
Den vorgeschlagenen Anteilsbetrag können Sie manuell überschreiben (z. B. um Cent-Beträge zu vermeiden).
Setzen Sie Anteilig berechnen nur, wenn das Mitglied tatsächlich rückwirkend für eine bereits begonnene Periode etwas zahlen soll. Bei einem Eintritt vor Beginn der nächsten Abrechnungsperiode lassen Sie den Haken weg — sonst rechnet Netxp einen negativen oder unsinnigen Anteilsbetrag.
Beitrag soll ablaufen / Folgebeitrag
Mit der Option Beitrag soll ablaufen legen Sie ein Enddatum für einen Beitrag fest und können einen Folgebeitrag definieren, der automatisch ab dem Folgetag aktiv wird.
Über den Button „…" neben dem Datumsfeld lässt sich das Ablaufdatum komfortabel setzen:
- Zum Geburtstag + X Jahre — z. B. „endet zum 19. Geburtstag" für Jugendbeiträge.
- X Jahre nach dem Eintritt — z. B. für befristete Schnuppermitgliedschaften.
- Zum Austrittsdatum — falls bereits ein Austritt geplant ist.
Beispiel: ein Familienmitglied (0-€-Beitrag) wird zum 19. Geburtstag auf den regulären Hauptverein Einzelbeitrag (15 €) umgestellt — ganz automatisch, ohne dass Sie das Mitglied manuell umziehen müssen.
Selbst wenn das Ablaufdatum überschritten ist, bleibt der Beitrag im Mitglied stehen, solange er noch nicht abgerechnet wurde. Erst nach der Abrechnung wird er aus dem Datensatz entfernt. So gehen Beiträge nicht verloren, wenn ein Abrechnungstermin verpasst wurde.
Mitglieder auf eine andere Beitragsgruppe umziehen
Wenn Sie z. B. den Jahresbeitrag erhöhen und alle Mitglieder einer alten Beitragsgruppe auf eine neue umziehen möchten, gibt es zwei Wege:
1. Einzelne Gruppen ersetzen (für übersichtliche Umzüge):
- Markieren Sie in der Beitragsliste die alte(n) Beitragsgruppe(n).
- Rechtsklick → Gewählte Beiträge in Mitgliedern ersetzen.
- Im Dialog Beiträge in Mitgliedern ersetzen wählen Sie die neue Beitragsgruppe und ggf. die Zielsparte.
- Bestätigen — die Zuordnung wird bei allen betroffenen Mitgliedern getauscht.
2. Massenänderung (für komplexere Aktionen):
Über Beiträge – Massenänderung stehen vier Optionen zur Auswahl:
- Einzelne Zeilen ändern (gezielt für bestimmte Mitglieder)
- Alle Zeilen einer Beitragsgruppe ändern (vollständiger Umzug)
- Nach Mitgliedergruppe filtern und ändern
- Löschen ausgewählter oder aller Zeilen einer Beitragsgruppe
Beim Ersetzen werden nur künftige Abrechnungen mit der neuen Beitragsgruppe gebucht. Bereits abgerechnete Beiträge bleiben unverändert im Beitragsverlauf des Mitglieds erhalten.
Beitragsgruppe löschen
- Markieren Sie die Beitragsgruppe in der Liste.
- Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Abfrage.
Löschen kann eine Beitragsgruppe nur ein Administrator oder der Benutzer, der sie ursprünglich angelegt hat (siehe Spalte Ersteller). Außerdem muss die Beitragsgruppe „leer" sein — sie darf keinem Mitglied mehr zugewiesen sein. Falls noch Mitglieder zugeordnet sind, ziehen Sie diese erst per Ersetzen auf eine andere Beitragsgruppe um.
Restbeitrag bei unterjährigem Eintritt
Eine oft missverstandene Variante: der Restbeitrag ist nicht dasselbe wie der anteilige Beitrag.
| Variante | Berechnung |
|---|---|
| Anteiliger Beitrag | Voller Jahresbeitrag × Monatsanteil. Bei Eintritt im April = 9/12 |
| Restbeitrag | Voller Jahresbeitrag minus bereits gezahlter Vorperioden. Z. B. Jahresbeitrag 120 €, Eintritt im April nach Halbjahres-Lauf im Januar → der Mitgliedsbeitrag für April ist 120 € minus 60 € = 60 € |
In Netxp Verein gibt es kein eigenes „Restbeitrag"-Häkchen an der Beitragsgruppe. Wer bei unterjährigem Eintritt nicht den vollen Jahresbeitrag, sondern nur den Rest der Periode berechnen will, löst das pragmatisch:
- Beitragsperiode passend wählen (Halbjahr / Quartal / Monat) — bei monatlichem Beitrag entstehen kleine Beträge je Monat ab Eintritt, der „Restbeitrag" ergibt sich automatisch.
- Manuelle Beitragserfassung für den unterjährigen Eintrittsmonat über Mitgliederdetails → Beiträge, ggf. mit eigener Beitragsgruppe „Eintritts-Restbeitrag 2025".
Beitragserhöhung
Eine Beitragserhöhung lässt sich auf zwei Wegen abbilden:
Variante A — Bestehende Gruppe anpassen (einfach)
- Beitragsgruppe öffnen, Beitragshöhe ändern.
- Speichern — ab dem nächsten Lauf gilt der neue Betrag für alle Mitglieder dieser Gruppe.
Nachteil: Die Historie zeigt nicht, ab wann der höhere Beitrag galt. Für die Beitragsvorschau auf vergangene Jahre verfälscht.
Variante B — Neue Gruppe + Massenwechsel (sauber)
- Neue Beitragsgruppe anlegen: „Erwachsenenbeitrag ab 2026".
- Alten Beitrag „Erwachsenenbeitrag bis 2025" belassen (für Historie und Berichte).
- Über die Mitgliederliste → Massen-Änderung alle betroffenen Mitglieder auf die neue Gruppe umstellen.
- Stichtag: Wechsel zum 01.01. der neuen Beitragsperiode.
Variante B ist die saubere Lösung für mehrjährige Buchhaltung — die Historie bleibt nachvollziehbar.
Sollstellung — der häufige Stolperstein
Vor dem Beitragslauf gilt:
| Schritt | Bedeutung |
|---|---|
| Beitragsvereinbarung | Mitglied ist Sparte X zugewiesen, Beitragsgruppe Y → es ist klar, was es schuldet |
| Sollstellung | Netxp Verein berechnet die offenen Posten (Forderungen) für den Lauf — als Vorschau |
| Buchung | Die Massenbuchung erzeugt die echten Buchungseinträge |
Wenn der Soll-Stand nicht passt (z. B. weil eine neue Sparte zugewiesen wurde, aber der Mitgliedsbeitrag noch nicht aktualisiert ist), greifen Sie vor dem Lauf ein — siehe Beitragsvorschau.
Häufiger Fehler: Beitragspflichtige Mitglieder fehlen in der Sollstellung — typisch wegen abgelaufener Sparten-Pflicht, falscher Beitragsgruppe oder fehlender Sparten-Zugehörigkeit. Ein Testlauf der Massenbuchung deckt das auf.
Sonderbeiträge und Umlagen
Bei einmaligen Forderungen außerhalb des regulären Beitragslaufs:
| Beispiel | Konfiguration |
|---|---|
| Aufnahmegebühr | Einmal-Beitrag beim Eintritt — als eigene Beitragsgruppe vom Typ „Einmaliger Beitrag" anlegen und beim neuen Mitglied einmalig zuweisen |
| Renovierungsumlage | Einmal-Forderung im Jahr X — separate Beitragsgruppe „Umlage 2026" mit Lauf-Datum |
| Festumlage zum 100-jährigen Vereinsjubiläum | Eigene Gruppe mit Stichtag und Betrag, optional spendenfähig |
| Strafgeld bei Trainingsfehl | Manuelle Einzelbuchung, kein eigener Beitragstyp nötig |
Umlagen werden meist zusätzlich zum regulären Jahresbeitrag fällig — die Mitglieder bekommen eine zusätzliche Rechnung oder Lastschrift.
Geschwister- und Familienstaffeln
Netxp Verein hat keinen automatischen Geschwister-Rabatt-Mechanismus — die Software erkennt nicht selbständig, welches Kind das „zweite Kind" einer Familie ist. Die Beitragsgruppe wird pro Mitglied manuell zugewiesen.
Klassischer Aufbau:
| Beitragsgruppe (vom Admin angelegt) | Höhe |
|---|---|
| „Familienbeitrag — 1. Kind" | 50 € |
| „Familienbeitrag — 2. Kind" | 35 € |
| „Familienbeitrag — ab 3. Kind" | 0 € (kostenlos) |
So gehen Sie vor
- Beitragsgruppen anlegen — eine Gruppe je Familien-Position.
- Bei jedem Familienmitglied im Reiter Beiträge manuell die passende Gruppe wählen.
- Bei einem neuen Geschwisterkind: Sie als Vereinsadmin entscheiden, welche der Gruppen das Kind bekommt.
- Bei Auszug eines Kindes (z. B. Volljährigkeit, Wechsel auf eigenen Beitrag): die übrigen Kinder ggf. auf die nächst günstigere Gruppe umstellen, damit die Familien-Reihenfolge stimmt.
Wenn ein Kind aus der Familienstaffelung herausfällt (z. B. wechselt mit 18 auf den Erwachsenenbeitrag), sollte das nächste Kind die „1. Kind"-Gruppe übernehmen. Netxp Verein erinnert nicht automatisch daran — eine jährliche Sichtung der Familien lohnt sich, typisch zum Geschäftsjahres-Anfang.
Der Typ „Familienoberhaupt / Mitglied / Selbstzahler" im Reiter Familien steuert, wer zahlt (zentral oder eigene Lastschrift) — aber nicht wie viel. Die Beitragshöhe ergibt sich immer aus der zugewiesenen Beitragsgruppe.
Alternative: einheitlicher Familienbeitrag
Statt Geschwister-Staffel lässt sich auch ein pauschaler Familienbeitrag abbilden — z. B. „Familienbeitrag 120 € egal wie viele Kinder":
- Familien-Oberhaupt: „Familienbeitrag voll" (120 €)
- Alle weiteren Familienmitglieder: „Familienbeitrag frei" (0 €)
So bleibt die Familienzuordnung sauber, ohne dass beim 3. Kind die Beitragsgruppe wechseln muss.
Mehrsparten-Beiträge
Bei Mehrfachmitgliedschaft (Mitglied in 2 oder mehr Sparten):
| Konfiguration | Wirkung |
|---|---|
| Voller Beitrag je Sparte | Mitglied zahlt für jede Sparte den vollen Beitrag |
| Hauptsparten-Voll + Nebensparten-Rabatt | Erste Sparte voll, ab der zweiten z. B. 50 % |
| Festpaket Mehrsparten | Pauschalbeitrag „Doppel-Sparte" mit Festsumme |
Die Wahl hängt von der Vereinssatzung ab. Die Konfiguration nehmen Sie pro Sparten-Beitragsgruppe vor.
Aktiven- und Passivbeitrag
Über den Sparten-Status Aktiv / Passiv lässt sich der Beitrag unterscheiden:
| Status | Beitrag |
|---|---|
| Aktiv | Voller Sparten-Beitrag |
| Passiv | Reduzierter Beitrag (typisch 30–50 %) — „fördernde Mitgliedschaft" |
Im Reiter Sparten des Mitglieds setzen Sie den Status — die zugehörige Beitragsgruppe sollte den entsprechenden reduzierten Beitrag definieren.
Spendenfähigkeit von Beiträgen
Ob ein Beitrag steuerlich als Spende anerkannt wird, hängt von der Vereinssatzung und dem Finanzamt ab — typische Einordnung:
| Beitragsart | Spendenfähig? |
|---|---|
| Normaler Mitgliedsbeitrag | Nein — Pflichtbeitrag, keine Spende |
| Aufnahmegebühr | Nein — Pflichtbeitrag |
| Förderbeitrag (über satzungsgemäßen Pflichtbeitrag) | Ja, in der Regel |
| Umlage | Je nach Satzung — Finanzamt fragen |
Netxp Verein hat kein „Spendenfähig"-Häkchen an der Beitragsgruppe und erzeugt beim Beitragslauf keine automatische Sammel- Spendenquittung. Beides muss anders gelöst werden:
- Reguläre Mitgliedsbeiträge werden als Forderungen im Mitgliedskonto geführt — und gelten steuerlich nicht als Spende.
- Spenden (einschließlich freiwilliger Mehrbeiträge, Sachspenden, Aufwandsspenden) erfassen Sie als eigene Spenden-Buchungen über Buchungen → Einzelbuchung → Vorgangsart Spende.
- Die Sammel-Spendenquittung für ein ganzes Jahr stellen Sie am Jahresende manuell unter Spendenquittungen zusammen — über die Variante „Sammelquittung mit Zeitraum".
Praxis: Förderbeitrag als Spende
Wenn ein Mitglied über den Pflichtbeitrag hinaus freiwillig zahlt (z. B. „Förderbeitrag 200 € pro Jahr"), bilden Sie das so ab:
- Pflichtbeitrag bleibt als regulärer Beitrag in der Beitragsgruppe.
- Den Förder-Anteil als separate Spenden-Buchung auf das Spendenkonto erfassen — mit Verweis auf das Mitglied.
- Am Jahresende fließt diese Buchung automatisch in die Sammel-Spendenquittung des Mitglieds ein.
So bleibt die Trennung steuerlich sauber: Beitrag ≠ Spende.
Beitragsguthaben-Konten
Bei Über- oder Unterzahlungen führt Netxp Verein ein Mitglieds- Konto mit Verrechnungslogik:
- Überzahlung (Mitglied zahlt zu viel): Guthaben für nächste Beitragsperiode
- Unterzahlung: Forderung bleibt offen, wird beim nächsten Lauf mit fällig
- Gutschein (z. B. Corona-Hilfe, Landesgutschein): Wird über das Guthaben-Konto verrechnet
Siehe Reiter Kontodaten — Mitgliedskonto und Buchungskontrolle für die laufende Verrechnung.
Tipps & Hinweise
Das Information-Feld eignet sich hervorragend dafür, die Historie der Beitragshöhen zu dokumentieren — direkt am Beitrag, ohne separates Dokument. Beispiel:
01.06.2012 – 31.07.2022: 41,00 €
01.08.2022 – heute: 45,00 €
So sehen Sie und alle anderen Bearbeiter auf einen Blick, wann und in welcher Höhe die Beiträge angepasst wurden.
Der Beitragsschlüssel (max. 20 Zeichen) ist optional, aber für
gängige Beitragsgruppen sehr nützlich — z. B. HV-EB
(Hauptverein-Einzelbeitrag), HV-FZ (Familie Zahler), AUF-A
(Aufnahmegebühr Abteilung A). In den Auswahldialogen finden Sie den
Beitrag dann über den Schlüssel sekundenschnell.
Im Mitgliederdetail des Familienoberhauptes können Sie im Reiter Beiträge die Option „alle diesem Mitglied zugeordneten Beiträge sehen" aktivieren. Damit werden auch die Beiträge der mitgezahlten Familienmitglieder eingeblendet — Sie sehen die monatliche bzw. jährliche Gesamtbelastung der Familie auf einen Blick.
Die Spalte Anzahl Mitglieder zeigt, wie viele Mitglieder eine Beitragsgruppe aktuell verwenden. Damit erkennen Sie auf einen Blick, welche Beitragsgruppen aktiv sind und welche nicht mehr genutzt werden — letztere können Sie bei Gelegenheit aufräumen.
Wenn ein Spartenbeitrag mehreren Sparten zugeordnet ist (z. B. „alle Sparten"), splittet Netxp Verein die Buchung beim Beitragseinzug automatisch auf die Sparten der jeweiligen Mitglieder. Sie müssen also nicht je Sparte eine eigene Beitragsgruppe oder Einnahmestelle anlegen.
Häufige Fehler
Der häufigste Anfängerfehler: als Periodenstart wird der geplante Einzugstag eingetragen (z. B. 15. Januar). Ergebnis: schiefe Anteilsberechnungen, weil Netxp davon ausgeht, das Beitragsjahr beginne am 15. Januar. Tragen Sie hier immer den ersten Tag eines Monats ein.
Wenn ein Mitglied unerwartet nicht im Beitragseinzug erscheint, prüfen Sie der Reihe nach:
- Ist die Beitragsgruppe dem Mitglied im Reiter Beiträge zugewiesen?
- Liegt das Beitrittsdatum des Beitrags vor dem Abrechnungszeitraum?
- Ist die Zahlungsart sinnvoll gesetzt (Lastschrift → IBAN/BIC und SEPA-Mandat im Reiter Kontodaten des Zahlers)?
- Hat das Mitglied die Sparte, der die Beitragsgruppe zugeordnet ist?
- Ist der Beitragsbetrag > 0 €? (0-€-Beiträge werden nicht abgerechnet.)
Wenn die Felder Einnahmestelle und Projekt in der Beitragsdetailsmaske nicht erscheinen, ist die Erweiterte Beitragsabrechnung in den Optionen nicht aktiviert. Aktivieren Sie diese unter Verwaltung → Optionen.
Eine gelöschte Beitragsgruppe lässt sich nicht über den Papierkorb wiederherstellen. Sie muss neu angelegt und den betroffenen Mitgliedern erneut zugewiesen werden. Prüfen Sie vor dem Löschen unbedingt die Spalte Anzahl Mitglieder und ziehen Sie verbleibende Zuordnungen vorher per Ersetzen um.