Einzelbuchung

Die Einzelbuchung ist die klassische manuelle Verbuchung eines einzelnen Geschäftsvorgangs — eine Spende, eine Rechnung, eine Kassenausgabe, eine Bareinnahme. Im Gegensatz zur Massenbuchung (Beitragslauf) erfassen Sie hier einen Vorfall mit Datum, Betrag, Konto, optional Beleg, optional Mitglieds- oder Spartenbezug.

Zweck

• Spende verbuchen (mit Spendenquittung)
• Kassenausgabe für ein Vereinsfest
• Sponsoring-Einnahme erfassen
• Rückzahlung an Mitglied buchen
• Manuelle Korrekturbuchung
• Buchungen ohne SEPA-Lastschrift (Überweisung, Bar)

Abgrenzung zu anderen Buchungsarten

Buchungsart	Wann verwenden?
Einzelbuchung	Manuelle einzelne Buchung — Spende, Kassengeschäft, Korrektur
Massenbuchung	Beiträge für viele Mitglieder auf einmal — siehe Massenbuchung
Buchungskontrolle / Kontoumsatz	Bank-Kontoauszug einlesen und zu offenen Posten zuordnen — siehe Kontoumsätze
Rechnungen	Forderungs-Buchungen mit Druck und Mahnwesen — siehe Rechnungen
Bankenübertrag	SEPA-Lastschrift- und Überweisungs-Dateien an die Bank schicken — siehe Bankenübertrag

Voraussetzungen

• Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Einzelbuchung".
• Mindestens ein Buchhaltungskonto ist unter Konten angelegt.
• Optional: Buchungsmuster sind konfiguriert (spart bei wiederkehrenden Buchungen viel Tipparbeit).

Felder einer Einzelbuchung

Feld	Bedeutung
Datum	Wertstellungsdatum der Buchung
Betrag	Geldbetrag (positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe)
Soll-Konto / Haben-Konto	Klassische doppelte Buchführung
Verwendungszweck	Frei wählbarer Text
Partner-Name	Wem zahlen Sie / von wem? (z. B. „Spende Schmidt")
Partner-IBAN / BIC	Bei Überweisungen für die SEPA-Datei
Mitglied	Optional — Zuordnung zu einem Vereinsmitglied
Sparte	Optional — für Sparten-Auswertung
Projekt	Optional — für Projekt-Auswertung
E/A-Stelle (Einnahme-/Ausgabenstelle)	Optional — feinere Kontierung
Beleg-Nummer	Verweis auf Papier- oder PDF-Beleg

Welche Felder Pflicht sind, hängt vom gewählten Konto und der gewählten Buchungsart ab. Bei einer Beitrags-Buchung ist z. B. das Mitglied Pflicht, bei einer Spende ist es optional.

Vorgangs-Arten

Pro Einzelbuchung lässt sich eine Vorgangsart wählen:

Vorgangsart	Verwendung
Beitrag	Mitgliedsbeitrag — löst Mitgliederzuordnung aus, optional Spendenquittung
Spende	Spendeneinnahme — eröffnet Spendenquittungs-Workflow
Sammelposten	Mehrere zusammengehörende Buchungen unter einer Nummer (z. B. Tagesabrechnung)
Allgemein	Sonstige Buchungen ohne Spezialbehandlung

So gehen Sie vor

Klassische Einzelbuchung

1. Buchungen → Einzelbuchung.
2. Datum und Betrag eintragen.
3. Soll-Konto wählen — bei einer Spende z. B. „Bankkonto 1200".
4. Haben-Konto wählen — z. B. „Spendeneinnahmen 4400".
5. Verwendungszweck und Partner-Name eingeben.
6. Optional Mitglied, Sparte, Projekt verknüpfen.
7. Beleg-Nummer oder Beleg-PDF ablegen.
8. Speichern — Buchung ist verbucht.

Buchung mit Buchungsmuster

Bei wiederkehrenden Buchungen (z. B. monatliche Mietzahlung, Versicherungsprämie) ist ein Buchungsmuster Gold wert:

1. Verwaltung → Optionen → Finanzdaten → Buchungsmuster aktivieren.
2. Pro Muster definieren: Konten, Beträge, Sparte, Projekt, Verwendungszweck.
3. Bei der Einzelbuchung: Muster wählen — alle Felder werden vorbelegt. Nur noch Datum und ggf. Betrag anpassen.
4. Speichern.

Buchungsmuster sparen erheblich Zeit und vermeiden Tippfehler.

Split-Buchung (eine Einnahme auf mehrere Konten)

Wenn z. B. eine Sponsoring-Einnahme von 1.000 € zu 60 % auf „Zweckbetrieb" und 40 % auf „Jugendarbeit" verteilt werden soll:

1. Einnahme erfassen.
2. Im Aufteilungs-Bereich Prozent-Aufteilung wählen.
3. Konto 1: 60 % — „Zweckbetrieb".
4. Konto 2: 40 % — „Jugendarbeit".
5. Speichern — eine Buchung, zwei interne Positionen.

Mit Mehrwertsteuer

Bei umsatzsteuerpflichtigen Buchungen:

Einfache Variante:

• Bei der Buchung den Steuersatz wählen (z. B. 19 %).
• Netxp Verein berechnet automatisch Netto + Steueranteil.
• Steueranteil landet auf einer dedizierten Steuer-E/A-Stelle.

Erweitert über Kostenstellen:

• Pro E/A-Stelle ein Standard-Steuersatz hinterlegt.
• Bei der Buchung wird die Steuer automatisch korrekt verteilt.

Storno und Korrektur

Netxp Verein kennt drei Bearbeitungsstufen je nach Zustand der Kasse:

Stufe	Was geht?
Vor Kassenprüfung	Buchung löschen, ändern, ersetzen — alles möglich
Nach Kassenprüfung	Nur noch das Sachkonto (E/A-Stelle) änderbar
Nach Buchungssperre	Keine Änderungen mehr — GoBD-konform

So bleibt die Buchhaltung revisionssicher: Was einmal geprüft und gesperrt ist, lässt sich nicht mehr nachträglich manipulieren.

Zeitnah buchen statt im Nachhinein

Die Bearbeitungs-Sperre greift erst nach Kassenprüfung. Wer alle Belege zeitnah (max. 2–3 Wochen) bucht, hat noch Spielraum für Korrekturen, ohne Sperre umgehen zu müssen.

Beleg-Anbindung

Netxp Verein bietet zwei Wege, einen Beleg an die Buchung zu hängen:

Beleg-Nummer — Sie tragen eine Referenz ein, der Papier-Beleg liegt im Ordner.

Elektronische Belegablage — PDF, JPG, PNG oder TIF lassen sich direkt zur Buchung hochladen. Bei der Auswertung können Sie den Beleg per Klick anzeigen. Sinnvoll bei Vereinen mit elektronischer Buchhaltung.

Mehr dazu unter Elektronische Belegablage.

Integration mit Kontoumsätzen (FinTS)

Wenn die Bankverbindung als Kontoumsatz-Quelle in Netxp Verein hinterlegt ist:

1. Kontoumsätze abrufen.
2. Netxp zeigt nicht zugeordnete Umsätze.
3. Buchungsvorschlag anlegen → Klick → fertige Einzelbuchung.

Bei wiederkehrenden Zahlungen kann das Programm aus früheren Buchungen Vorschläge erstellen — Stichwort „Buchungskontrolle — neue Variante 2024".

Berechtigungen

Tag	Wirkung
Einzelbuchung	Buchen erlaubt
Buchung löschen	Stornieren erlaubt (vor Sperre)
Buchungssperre	Kassen-Abschluss erlauben

Über die Sparten-Beschränkung einer Benutzerrolle lassen sich Buchungs-Rechte auf bestimmte Sparten begrenzen — z. B. Spartenschatzmeisterin Tennis darf nur Tennis-Konten bebuchen.

Tastatur-Tipps

Tastenkombination	Wirkung
Strg + S	Speichern
Alt + N	Neue Buchung (in neuer Buchungskontrolle)
F3	Mitglied suchen
Strg + Ende	Zum letzten Eintrag

Tipps & Hinweise

Buchungsmuster für Routinebuchungen

Monatsmiete, Versicherung, GEMA — überall, wo der gleiche Vorgang periodisch wiederkommt, lohnt sich ein Muster. Ein Klick statt fünf Felder ausfüllen.

Spende = sofort Spendenquittung

Bei der Spende direkt die Spendenquittung anstoßen — siehe Spendenquittungen. Spart die Nachpflege am Jahresende.

Beleg-Nummer system­atisch vergeben

Eindeutige fortlaufende Nummern (z. B. 2025-001, 2025-002) sind Standard. Bei jährlich aufgelegtem Belegordner sind sie schnell auffindbar.

Häufige Fehler

„Konto nicht gefunden"

Das gewählte Konto ist nicht in der Konten-Liste. Unter Konten prüfen, ggf. anlegen.

Buchung lässt sich nicht löschen

Buchung ist bereits in einem gesperrten Zeitraum — die Kassenprüfung wurde abgeschlossen. Korrektur dann nur noch über eine Gegenbuchung möglich (gleiche Summe negativ), die saubere Audit-Spur lässt.

Spendenquittung wird nicht angeboten

Mögliche Ursachen:

1. Vorgangsart ist nicht „Spende".
2. Das gewählte Konto ist nicht als Spendenkonto markiert.
3. Mitglied-Verknüpfung fehlt — Spendenquittungen brauchen einen Empfänger.

Netto/Brutto stimmt nicht bei Mehrwertsteuer

Steuersatz unter Konten der jeweiligen E/A-Stelle kontrollieren — ggf. ist der Standard-Satz falsch hinterlegt.

Verwandte Themen

• Konten
• Einnahmen-/Ausgabenstellen
• Buchungsmuster
• Buchungskontrolle
• Kontoumsätze
• Massenbuchung
• Rechnungen
• Bankenübertrag
• Spendenquittungen
• Elektronische Belegablage

Quellen: Webinare „Buchen — Einzelbuchungen an Kasse oder Bank mit Steuer" (2016-05-12), „Falsch gebucht — einzelne Buchungen korrigieren" (2016-07-15), „Automatisch buchen mit Buchungsmustern" (2024-02-09), „Vorstellung — die neue Buchungskontrolle" (2024-01-31) und „Die neue Buchungskontrolle — Neue Buchungen erstellen" (2024-12-19).