Rechnungen

Die Rechnungs-Übersicht bündelt alle Rechnungen und Gutschriften des Vereins — Beitragsrechnungen aus Massenbuchungen, Einzelrechnungen, Spendenquittungen, Rechnungen an Sponsoren und Mahnungen. Hier sehen Sie den aktuellen Status, erstellen neue Rechnungen, stornieren oder löschen Posten.

Zwei Wege zur Rechnung

Massenrechnungen entstehen aus den Buchungslisten heraus (z. B. Jahresbeitragslauf). Einzelrechnungen legen Sie hier direkt an — z. B. an einen Sponsor, für eine Sondereinnahme, für eine Vereinsdienstleistung.

Aufruf

Buchungen → Rechnungen öffnen.

Die Form trägt den Titel „Rechnungsübersicht" und hat zwei Reiter.

Zweck

• Übersicht aller Rechnungen und Gutschriften im Verein
• Einzelrechnungen an Sponsoren, Lieferanten, Mitglieder erstellen
• Rechnungen anzeigen, stornieren, löschen
• Mahnungen vorbereiten und versenden
• Drucke und Excel-Exporte der Rechnungslisten

Voraussetzungen

• Mindestens eine Rechnungsvorlage ist im Vorlagendesigner gepflegt.
• Mindestens ein Rechnungsnummernkreis ist unter Verwaltung → Optionen angelegt.
• Recht „Rechnungen" (Lesen/Schreiben/Löschen je nach Aktion).

Die zwei Reiter

Reiter	Inhalt
Rechnungen / Gutschriften	Alle Rechnungen, sortiert nach Rechnungsnummer, mit Filter auf Status, Empfänger und Datum
Zu erstellende Mahnungen	Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist — bereit für die Mahnung

Reiter „Rechnungen / Gutschriften"

Filter-Leiste

Filter	Wirkung
Status	Offen / Bezahlt / Teilbezahlt / Storniert
Empfänger/Mitglied	Volltextsuche über Rechnungsempfänger
Rechnungsnummer	Exakte Suche nach Belegnummer
Anzeige für Zeitraum: Rechnungsdatum von … bis	Datumsbereich

Spalten in der Liste

Spalte	Inhalt
Rechnungsnummer	Aus dem Nummernkreis
Empfänger	Mitglied, Sponsor, Lieferant
Rechnungsdatum	Ausstellungsdatum
Fällig bis	Zahlungsziel
Betrag	Brutto-Summe
Bezahlt	Bisheriger Eingang
Status	Farbig markiert
Zahlart	Lastschrift / Überweisung / Bar

Bottom-Buttons der Rechnungsübersicht

Button	Wirkung
Anzeigen	Öffnet die markierte Rechnung im PDF-Viewer
Neue Rechnung	Startet den Einzelrechnungs-Editor „FrmInvoice"
Erstellen	Erzeugt das PDF zu einer im Editor angelegten Rechnung
Stornieren	Setzt die Rechnung auf Storno-Status
Liste drucken	Bildschirmdruck der aktuellen Liste
Liste exportieren	CSV-Export
Vom Server laden	Rechnungen vom Netxp-Server abrufen (bei verteilten Installationen)

Reiter „Zu erstellende Mahnungen"

Hier landen alle Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist. Pro Eintrag sehen Sie:

• Rechnungsnummer + Empfänger
• Rechnungsdatum + Zahlungsziel
• Offener Betrag
• Mahnstufe (1. Mahnung / 2. Mahnung / Letztmalige Mahnung)
• Mahngebühren je Stufe

Über „Mahnungen erstellen" werden Mahnschreiben erzeugt — siehe unten „Mahnwesen aktivieren und konfigurieren".

Mitglieder mit Mahnsperre erscheinen hier nicht

Hat ein Mitglied im Reiter Kontodaten eine aktive Mahnsperre (Feld „Mahnsperre bis" mit Datum in der Zukunft), werden seine überfälligen Rechnungen nicht als Mahnvorschlag angezeigt. Die Mahnstufe bleibt dabei eingefroren. Nach Ablauf des Datums erscheinen die Rechnungen automatisch wieder.

Aktive Sperren werten Sie über die Spalte „Mahnsperre bis" in der Mitgliederliste aus.

Einzelrechnung anlegen

Über Neue Rechnung öffnet sich der Rechnungs-Editor mit folgenden Bereichen:

Bereich „Allgemeines"

Feld	Bedeutung
Empfänger	Mitglied, Sponsor, Lieferant — wählbar aus Stammdaten oder freie Eingabe
Rechnungsdatum	Ausstellungsdatum
Fällig bis	Zahlungsziel
Vorlage	Welche Vorlage wird verwendet
Nummernkreis	Aus dem die Rechnungsnummer kommt

Bereich „Rechnungspositionen"

Pro Position:

Feld	Bedeutung
Artikel	Auswahl aus Artikel — Bezeichnung + Preis + USt werden übernommen
Eigene Position	Freie Eingabe ohne Stammdaten-Artikel
Menge	Stückzahl
Einzelpreis	Preis pro Stück
Steuer	Mehrwertsteuersatz
Sparte / E-A-Stelle / Projekt	Buchungs-Zuordnung

Die Reihenfolge der Positionen lässt sich per ↑ / ↓-Buttons anpassen.

Bereich „Rechnungsoptionen"

Über das Häkchen „Rechnungsoptionen" wird ein Erweiterungs-Bereich eingeblendet:

Buchungs-Verhalten (drei Radio-Buttons)

Option	Wirkung
Keine Buchung erstellen	Reine Rechnung ohne automatische Buchung — nur Dokument
Für Gesamtbetrag eine Buchung erzeugen	Eine Sammelbuchung über die Rechnungssumme
Für jede Rechnungsposition eine Buchung erzeugen	Pro Position eine eigene Buchung — sinnvoll bei unterschiedlichen E-A-Stellen je Position

Zahlart (drei Radio-Buttons)

Option	Wirkung
als Lastschrifteinzug	Wird im nächsten Bankenübertrag eingezogen
per Überweisung	Empfänger überweist selbst — IBAN auf der Rechnung
Barzahlung (bereits bezahlt)	Rechnung wird sofort als bezahlt verbucht

Eigenes Konto

Feld	Bedeutung
IBAN / BIC / Mandanten-ID	Die Bankverbindung des Vereins, die auf der Rechnung erscheint
Buchungsnummer	Aus welchem Nummernkreis die Buchungsnummer kommt

Belegarchiv

Häkchen	Wirkung
In Belegarchiv speichern	Rechnung wird als PDF im Belegarchiv abgelegt

Rechnungs-Status verstehen

Status	Bedeutung
Offen	Erstellt, noch nicht bezahlt
Teilbezahlt	Anzahlung eingegangen, Rest offen
Bezahlt	Komplett ausgeglichen
Mahnung 1	Erste Mahnung versandt
Mahnung 2	Zweite Mahnung versandt
Letztmalige Mahnung	Letztmalige Mahnung versandt
Storniert	Storno-Rechnung dazu erstellt
Im Inkasso	An ein Inkasso-Büro übergeben

So gehen Sie vor

Massenrechnungen aus Beitragslauf erstellen

→ Siehe Buchungslisten → Rechnungen erstellen.

Einzelrechnung an Sponsor

1. Buchungen → Rechnungen öffnen.
2. Neue Rechnung klicken.
3. Empfänger wählen (Sponsor aus Lieferanten oder frei eingeben).
4. Rechnungspositionen ergänzen (z. B. „Werbebanner Sportstadion Jan-Dez 2026", 1.500,00 EUR).
5. Rechnungsoptionen öffnen:
   • Buchung: „Für Gesamtbetrag eine Buchung erzeugen"
   • Zahlart: „per Überweisung"
   • Belegarchiv: „In Belegarchiv speichern"
6. Erstellen → PDF wird generiert, Nummernkreis zieht eine Nummer, Buchung wird angelegt.

Rechnung stornieren

1. Rechnung markieren.

2. Stornieren klicken.

3. Sicherheitsabfrage:

   „Wollen Sie die gewählte Rechnung wirklich stornieren? Zugehörige Posten werden hierdurch gelöscht."

4. Die Rechnung bekommt den Status „Storniert" — eine Storno- Rechnung mit Negativ-Betrag wird erzeugt und gegenverbucht.

Rechnung abschließen (= als bezahlt markieren)

Wenn ein Zahlungseingang nicht automatisch über die Kontoumsätze zugeordnet wurde:

1. Rechnung markieren.

2. Anzeigen → „Rechnung abschließen".

3. Sicherheitsabfrage:

   „Wollen Sie die gewählte Rechnung wirklich abschließen?"

4. Die Rechnung erhält den Status „Bezahlt".

Rechnung löschen (nur für Storno-Fälle)

„Wollen Sie die gewählte Rechnung wirklich Löschen?"

Bei tatsächlich falsch erstellten Rechnungen — sonst lieber Stornieren, damit die Vereins-Buchhaltung lückenlos bleibt.

Mehrere Rechnungen gleichzeitig löschen

„Wollen Sie die gewählten Rechnungen wirklich löschen? Diese können nicht wiederhergestellt werden, sondern müssen über die Storno-Funktion bearbeitet werden."

Aktionen mit Originaltexten

Konto-Sperre wegen Unterschreitung

„Das Konto wurde gegen ein Unterschreiten des Guthabens gesperrt. Mit dieser Rechnung unterschreiten Sie das Guthaben."

Erscheint, wenn Sie ein Auszahlungs-Mitgliedskonto bebuchen, das auf Mindest-Guthaben-Schutz steht.

Rechnungs-Erstellung scheitert

„Erstellen der Rechnung fehlgeschlagen. Bitte öffnen Sie die Rechnung zur Bearbeitung und prüfen Sie die Angaben."

Typische Ursachen: Pflichtfeld fehlt, Nummernkreis erschöpft, Vorlage defekt.

Kein PDF vorhanden

„Für diese Rechnung liegt kein PDF-Dokument vor." (Titel: „Kein Dokument")

Tritt auf, wenn die Rechnung manuell erfasst, aber das PDF noch nicht erstellt wurde — über Erstellen das PDF nachgenerieren.

Anzeige scheitert

„Beim Anzeigen des Dokuments ist ein Fehler aufgetreten." (Titel: „Anzeigen fehlgeschlagen")

Häufig ein Pfad- oder Berechtigungsproblem am PDF-Viewer.

Angebot stornieren

„Wollen Sie das gewählte Angebot wirklich stornieren?"

Angebote (offene Rechnungen mit Status „Angebot") lassen sich ähnlich wie Rechnungen stornieren — der Code unterscheidet „Wollen Sie das gewählte Angebot wirklich stornieren?" vs. „Wollen Sie die gewählte Rechnung wirklich stornieren?".

Mahnwesen aktivieren und konfigurieren

Mahnungen werden zentral über den Reiter „Zu erstellende Mahnungen" erzeugt. Voraussetzungen:

Voraussetzung	Wo konfiguriert
Mahnstufen	Verwaltung → Optionen → Mahnungen — Anzahl der Stufen, Zeit zwischen den Stufen
Mahngebühren	Pro Mahnstufe
Mahn-Vorlagen	Im Vorlagendesigner — eine eigene Vorlage pro Mahnstufe

Mahnwesen-Workflow

1. Rechnungen → Reiter „Zu erstellende Mahnungen" öffnen.
2. Netxp Verein zeigt alle Rechnungen, deren Zahlungsziel + Mahn- Frist überschritten ist.
3. Mahnungen markieren.
4. „Mahnungen erstellen" klicken — pro Rechnung wird das Mahn-PDF erzeugt und der Rechnungsstatus erhöht (Mahnung 1 → 2 → letzt).
5. Versand per E-Mail, Brief oder Lettershop.

Rechnungs-Vorlagen anpassen

Im Vorlagendesigner gestalten Sie:

• Logo und Adresszeile
• Platzhalter für Empfänger, Rechnungspositionen, Beitragsbezeichnung, Sparte
• Bankverbindung (Lastschrift / Überweisung / Bar)
• IBAN, BIC, Gläubiger-ID
• Zahlungstexte je Zahlart

→ Siehe Vorlagen.

Rechnung mit Umsatzsteuer

Wenn Ihr Verein umsatzsteuerpflichtig ist (z. B. wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb):

1. Steuersätze unter Verwaltung → Optionen pflegen.
2. Pro Artikel den Steuersatz hinterlegen.
3. Beim Rechnungs-Erstellen wird der Steuerbetrag automatisch ausgewiesen — auch in der PDF-Vorlage.

QR-Code auf Rechnung

Schweizer Vereine oder Vereine mit grenzüberschreitenden Zahlungen können einen QR-Code mit IBAN, Betrag und Verwendungszweck auf die Rechnung drucken. Die Vorlage muss den QR-Code-Platzhalter enthalten.

E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)

Netxp Verein unterstützt das Erstellen von E-Rechnungen (Pflicht für Bundesbehörden, ab 2025 für Unternehmen in der DACH-Region):

• Strukturierte XML-Daten nach XRechnung-Norm
• Hybride PDF/A-3-Dateien (ZUGFeRD)
• Anbindung an E-Mail-Eingang über Vorgänge

Details siehe das Wiki bei den E-Rechnungs-Modulen (FrmEInvoice*-Formulare im Code).

Tipps & Hinweise

Nummernkreise pro Jahr

Pflegen Sie pro Geschäftsjahr einen eigenen Rechnungsnummernkreis — „2026-001", „2026-002" — so bleiben die Rechnungsnummern chronologisch und Jahre lassen sich beim Steuerberater sauber trennen.

Einheitliche Vorlagen

Pflegen Sie pro Rechnungsart eine eigene Vorlage (Beitragsrechnung, Sponsoring, Spendenbescheinigung). Bei Mahnungen pro Stufe eine Vorlage — mit aufsteigender Schärfe im Text.

Belegarchiv immer aktivieren

Schalten Sie die Option „In Belegarchiv speichern" standardmäßig ein — bei einer Kassenprüfung haben Sie alle Rechnungen sofort griffbereit.

Lastschrifteinzug-Rechnung sinnvoll?

Lastschrifteinzug-Rechnungen erinnern das Mitglied an die anstehende Buchung — verbessern aber den Cashflow nur unwesentlich, weil die Buchung sowieso automatisch läuft. Für Sponsoren und freiwillige Spender ist „per Überweisung" meist sinnvoller.

Häufige Fehler

Rechnungsnummer-Lücke

Wenn ein Testlauf abgebrochen wird, kann eine Rechnungsnummer „verloren" gehen. Beim nächsten Versuch zieht der Nummernkreis die nächste Nummer — die fehlende Nummer bleibt eine Lücke. Vermeidung: Testläufe sauber zu Ende führen, keine PDFs in der Mitte abbrechen.

Vorlage zeigt falsche Platzhalter

Wenn im PDF der ursprüngliche Platzhalter-Text auftaucht ({Mitgliedsnummer} statt der echten Nummer), ist die Schreibweise in der Vorlage falsch. Im Vorlagendesigner korrigieren und Rechnung neu erstellen.

Mahnung schon versandt, bevor Zahlung verbucht

Wenn das Mitglied bereits bezahlt hat, der Eingang aber noch nicht in den Kontoumsätzen zugeordnet wurde, geht versehentlich eine Mahnung raus. Vermeidung: Vor dem Mahnlauf immer erst die Kontoumsätze prüfen und zuordnen.

Storno nach Bankenübertrag

Wenn eine Rechnung bereits über Bankenübertrag ausgegangen ist und Sie stornieren, muss das Mitglied das Geld zurückbekommen — über eine SEPA-Rückbuchung oder eine Überweisung. Netxp Verein unterstützt das, aber der Vorgang ist manuell anzustoßen.

Verwandte Themen

• Buchungslisten
• Massenbuchung
• Einzelbuchung
• Bankenübertrag
• Rückläufer
• Kontoumsätze
• Buchungskontrolle
• Spendenquittungen
• Artikel
• Lieferanten
• Vorlagen
• Eigene Dateien
• Lettershop
• Elektronische Belegablage

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Quellen: Wiki — Buchungen/Rechnungen · Webinare „Rechnungen Grundlagen" (2014-07-09), „Rechnungen — Anpassen der Vorlagen" (2014-07-09), „Anpassen Rechnungen" (2014-04-22), „Anpassen Mahnungen" (2014-04-22), „Rechnungen — Einzelrechnungen stellen" (2014-07-18), „Rechnungen — Die Rechnungsübersicht" (2014-07-18), „Rechnungen — Lastschrift Rückläufer — was tun" (2014-07-18) und „Rechnungen erstellen und verbuchen" (2013-08-23).