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Buchungslisten

Die Buchungslisten sind die zentrale Übersicht über alle in Netxp Verein angelegten Massenbuchungs-Läufe: Beitragsläufe, Sonderabrechnungen, Mahnungen, Übungsleiterabrechnungen. Aus einer Buchungsliste heraus erstellen Sie Rechnungen für die enthaltenen Posten und versenden SEPA-Vorankündigungen vor dem Lastschrifteinzug.

Worauf basiert eine Buchungsliste?

Eine Buchungsliste entsteht aus den drei Quellen: Massenbuchung, „Abrechnen" aus der Mitgliederliste und Übungsleiterabrechnung. Sie bündelt mehrere Einzelbuchungen unter einer Listenbezeichnung.

Aufruf​

Buchungen → Buchungslisten öffnen.

Die Form trägt den Titel „Buchungslisten".

Aufbau​

BereichInhalt
Datumsfilter „Buchungslisten von … bis"Zeitraum der angezeigten Listen
VorjahrQuick-Button — wechselt sofort zum vergangenen Geschäftsjahr
Listen-GridAlle Buchungslisten im gewählten Zeitraum
Master-DetailPro Liste aufklappbar die enthaltenen Buchungen
Bottom-ButtonsAktionen je nach Auswahl

Standardzeitraum​

Beim Öffnen ist das Datumsfeld auf das aktuelle Geschäftsjahr gesetzt — vom Jahresanfang bis zum Jahresende. Der Quick-Button Vorjahr verschiebt mit einem Klick auf den vorherigen Zeitraum.

Spalten pro Buchungsliste​

Typische Inhalte:

SpalteInhalt
BezeichnungListenname (z. B. „Beitragslauf Q1 2026")
ErstelldatumWann wurde die Liste angelegt
Erstellt vonBenutzer-Login
StatusUnbearbeitet / Bearbeitet / Abgeschlossen / Storno
Anzahl PostenWie viele Buchungen enthalten
SummeGesamtbetrag
Sparte / E-A-StelleBuchungs-Zuordnung

Aktions-Buttons unten​

Je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Listen markiert haben, zeigt die Bottomleiste unterschiedliche Aktionen.

Bei Mehrfachauswahl​

ButtonWirkung
Erstelloptionen einsehenWelche Voreinstellungen wurden bei diesen Listen gesetzt?
Gewählte Posten löschenEinzelne Posten aus den Listen entfernen

Bei Einzelauswahl​

ButtonWirkung
Erstelloptionen einsehenVoreinstellungen der gewählten Liste anzeigen
Listen verbindenMehrere Listen zu einer gemeinsamen zusammenfassen
Rechnungen erstellenRechnungen für die Buchungen erzeugen — siehe unten
Vorankündigungen erstellenSEPA-Vorankündigungen für die Lastschriften erzeugen
Gewählte Listen löschenKomplette Listen entfernen (nur im Status Unbearbeitet)
SchließenMaske schließen

Details einer Liste ansehen​

Doppelklick auf eine Liste oder „Details ansehen" öffnet die Detail-Maske, in der Sie alle enthaltenen Buchungen sehen und einzeln bearbeiten können.

Listen verbinden​

Wenn Sie z. B. parallel mehrere Teil-Beitragsläufe erstellt haben, können Sie diese zur Übersichtlichkeit zusammenführen:

  1. Mindestens zwei Listen markieren.

  2. Listen verbinden klicken.

  3. Sicherheitsabfrage bestätigen:

    „Wollen Sie die gewählten Buchungslisten wirklich auf eine Buchungsliste zusammenführen?"

  4. Die Posten beider Listen landen in einer neuen, gemeinsamen Liste.

Mindestauswahl​

Wenn Sie nur eine Liste markiert haben:

„Zum Verbinden von Listen müssen mindestens 2 Buchungslisten ausgewählt werden." (Titel: „Listen wählen")

Rechnungen erstellen aus einer Buchungsliste​

Der wohl wichtigste Verwendungszweck: Rechnungs-PDFs für alle Buchungen einer Liste erzeugen, automatisch nummerieren und optional ins Belegarchiv ablegen.

Aufruf​

  1. Eine Buchungsliste markieren.
  2. Rechnungen erstellen klicken.
  3. Die Vorauswahl-Maske „Rechnungserstellung — Vorauswahl" öffnet sich.

Vorauswahl-Maske im Detail​

Die Maske erscheint mit der Einleitung:

„Vor der eigentlichen Rechnungserstellung wird immer ein Testlauf beschränkt auf wenige Buchungen durchgeführt, um die Vorlage und Einstellungen zu prüfen."

Bereich „Zahlungsstatus"​

„Rechnungen für Zahlungen in folgenden Zahlungsstatus erstellen."

Drei Häkchen:

HäkchenBedeutung
Offene PostenNoch nicht bezahlte Beiträge
Teilbezahlte PostenAnzahlung vorhanden, Rest offen
Vollbezahlte PostenKomplett ausgeglichen — sinnvoll z. B. für Zahlungsbestätigungs-Rechnungen
Bei Guthabenbuchungen gesperrt

Wenn die Buchungsliste Mitgliedskonten-Buchungen enthält, erscheint der Hinweis „Option bei Buchungslisten mit Guthabenbuchungen nicht verfügbar." — die drei Häkchen sind dann deaktiviert.

Bereich „Zahlungsart"​

„Rechnungen für Zahlungsart mit Rechnungsdatum (zahlbar bis) erstellen."

Drei Häkchen — je Zahlungsart ein eigenes Datum:

HäkchenDatumsfeld
Lastschrifteinzüge„→ Ausführungsdatum der Lastschrift"
Überweisungen„→ Überweisen bis zum XX"
Barzahlungen„→ Bis zum XX bar zu begleichen"

So lassen sich differenzierte Zahlungsfristen pro Zahlungsweg setzen.

Bereich „Auswahl"​

OptionWirkung
nur ausgewählte Buchungen / „nur die N ausgewählten Buchungen"Wenn Sie vor dem Aufruf nur einzelne Posten markiert haben, ändert sich der Text dynamisch auf die Anzahl

Bereich „Vorlage und Nummernkreis"​

FeldBedeutung
Vorlage für RechnungenWelche Rechnungs-Vorlage (aus dem Vorlagendesigner) verwendet wird
NummernkreisWelche Rechnungsnummern vergeben werden — nur bei Rechnungen, bei Vorankündigungen nicht erforderlich

Bereich „Nach dem Erstellen"​

HäkchenWirkung
Rechnungen sofort druckenDruckt jede Rechnung nach dem Erstellen direkt auf den Standard-Drucker — nur im Echtlauf aktiv
Rechnungen in Belegarchiv speichernSpeichert jede Rechnung als PDF im Belegarchiv
ArchivordnerWelcher Ordner im Belegarchiv

Wichtige Faustregel​

„Beitrags- und Guthabenposten werden immer zusammen auf eine Rechnung geschrieben."

Wenn ein Mitglied gleichzeitig einen offenen Beitrag und ein Guthaben hat, landen beide Posten auf derselben Rechnung — das Mitglied bekommt also nicht zwei getrennte Briefe.

Zwei-Schritt-Verfahren: Testlauf, dann Echtlauf​

Netxp Verein zwingt zum Testlauf vor jedem Echtlauf:

Schritt 1 — Testlauf​

Der Button „Testlauf starten" erzeugt wenige Beispielrechnungen ohne Verbuchung — Sie können die Vorlage, die Layout-Wirkung und die Datumsfelder prüfen. Im Erfolgsfall:

„Testlauf erfolgreich abgeschlossen. Mit dem Klick auf 'Rechnungen erstellen' wird nun der Echtlauf ausgeführt und alle Rechnungsdokumente erstellt." (Titel: „Testlauf erfolgreich")

Der Button-Text wechselt zu „Rechnungen erstellen", der Fenstertitel zu „Rechnungserstellung — Vorauswahl — ECHTLAUF!" (in roter Akzentfarbe).

Schritt 2 — Echtlauf​

Klick auf „Rechnungen erstellen" startet die volle Erzeugung — alle Buchungen werden mit echten Rechnungsnummern und PDF-Dokumenten versorgt. Erfolgsmeldung:

„Rechnungsdokumente wurden erfolgreich erstellt." (Titel: „Echtlauf erfolgreich")

Vorteile des Verfahrens​

  • Vorlagen-Fehler (z. B. fehlende Platzhalter, falsch formatierte Beträge) tauchen beim Testlauf auf — der Echtlauf wird gespart.
  • Nummernkreis wird beim Testlauf noch nicht angezapft — bei Abbruch entstehen keine Lücken.
  • Belegarchiv wird beim Testlauf nicht beschrieben.

Aktionen mit Originaltexten​

Liste enthält vereinfachte Abrechnungen​

„In Ihrer Auswahl befinden sich Buchungslisten aus der vereinfachten Abrechnung über Mitgliedskonten für die keine Rechnungen erstellt werden können." (Titel: „Rechnungserstellung abgebrochen")

Tritt auf, wenn die Liste über die „vereinfachte Abrechnung" (reine Mitgliedskonten-Buchungen) entstanden ist. Für diese Posten verwenden Sie stattdessen die normale Buchungskontrolle.

Vorankündigungen erstellen (SEPA-Vorankündigung)​

SEPA-Lastschriften müssen mindestens 14 Tage vor dem Einzug angekündigt werden (Pre-Notification). Aus der Buchungsliste heraus erzeugen Sie diese Vorankündigungen massenhaft.

Was steht in der Vorankündigung?

Pro Mitglied der Buchungsliste: Lastschrift-Betrag, Ausführungsdatum, Mandatsreferenz, IBAN. Form je nach Vereins- Vorlage als Brief, PDF-Anhang in einer E-Mail oder Lettershop-Versand.

Aufruf​

  1. Buchungsliste markieren.
  2. Vorankündigungen erstellen klicken.
  3. Die Maske „Rechnungserstellung — Vorauswahl" öffnet sich mit leicht abgewandeltem Text:
    • Button heißt „Testlauf starten" → später „Vorankündigungen erstellen"
    • Fenstertitel wechselt nach Testlauf auf „Vorankündigungserstellung — Vorauswahl — ECHTLAUF!"

Was ist anders als bei Rechnungen?​

AspektRechnungVorankündigung
NummernkreisPflichtEntfällt
Belegarchiv-SpeicherungOptionalEntfällt
Sofort-DruckAktivierbarEntfällt
Erfolgsmeldung„Rechnungsdokumente wurden erfolgreich erstellt."„Vorankündigungsdokumente wurden erfolgreich erstellt."
BerechtigungTag „Rechnungen"Tag „Dokumente"

Fehler bei Mitgliedskonto-Listen​

„In Ihrer Auswahl befinden sich Buchungslisten aus der vereinfachten Abrechnung über Mitgliedskonten für die keine Vorankündigungen erstellt werden können." (Titel: „Vorgang abgebrochen")

Listen löschen​

Ganze Listen​

  1. Listen markieren.
  2. Gewählte Listen löschen klicken.
  3. Sicherheitsabfrage bestätigen.

Wichtige Einschränkung — direkt aus dem Code:

„Es können nur Listen im Status 'Unbearbeitet' gelöscht werden."

Bearbeitete oder abgeschlossene Listen sind buchhalterisch relevant — sie lassen sich nur über das Storno-Verfahren zurückrollen.

Bei Fehler:

„Fehler beim Löschen der Buchungslisten: …" (Titel: „Löschen fehlgeschlagen")

Einzelne Posten​

In der Detailmaske einer Liste lassen sich einzelne Posten markieren und über „Gewählte Posten löschen" entfernen.

Rückerstattungen​

Aus dem Kontextmenü heraus lassen sich für falsch verbuchte Posten Rückerstattungs-Buchungen erstellen. Erfolgsmeldung:

„Rückerstattung erfolgreich erstellt." (Titel: „Erfolgreich erstellt")

Bei Fehler:

„Fehler beim Erstellen der Rückerstattungen. Bitte wenden Sie sich an den Support."

So gehen Sie vor​

Beitragslauf abrechnen → Rechnungen verschicken​

  1. Beitragslauf über „Abrechnen" aus der Mitgliederliste starten.
  2. Nach Buchung in Buchungen → Buchungslisten öffnen.
  3. Den Beitragslauf markieren.
  4. Rechnungen erstellen klicken.
  5. Vorauswahl prüfen: Vorlage, Nummernkreis, Belegarchiv-Ordner.
  6. Testlauf starten — 1-2 Musterrechnungen prüfen.
  7. Rechnungen erstellen (Echtlauf).
  8. Rechnungen liegen im Belegarchiv und sind bereit für den Versand per E-Mail oder Lettershop.

SEPA-Vorankündigung 14 Tage vor Lastschrift​

  1. Beitragslauf-Liste markieren.
  2. Vorankündigungen erstellen klicken.
  3. Vorauswahl: Lastschrift-Häkchen aktiv, Ausführungsdatum + 14 Tage in der Zukunft.
  4. Testlauf, dann Echtlauf.
  5. Vorankündigungen versenden — per E-Mail aus der Kommunikation oder über Lettershop.

Mehrere Teil-Beitragsläufe zusammenfassen​

  1. Beide Listen markieren.
  2. Listen verbinden → Bestätigung.
  3. Ergebnis: eine gemeinsame Liste — nun gemeinsam Rechnungen erstellen.

Tipps & Hinweise​

Testlauf wirklich anschauen

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass „Testlauf erfolgreich" auch heißt, dass die Rechnungen inhaltlich korrekt sind — öffnen Sie das erste PDF und prüfen Anrede, Beitrag und IBAN sorgfältig. Das spart später den Mahnaufwand bei verärgerten Mitgliedern.

Vorankündigung in der Vorlage personalisieren

Setzen Sie in der Vorankündigungs-Vorlage als Platzhalter Ausführungsdatum, Mandatsreferenz und Betrag — Mitglieder erkennen so sofort, was sie wann zahlen müssen.

Nummernkreis pro Jahr

Pflegen Sie pro Geschäftsjahr einen eigenen Nummernkreis für Rechnungen — so bleiben die Rechnungsnummern aufeinanderfolgend und Jahre lassen sich sauber trennen.

Sofort-Druck nur bei kleinen Läufen

Das Häkchen „Rechnungen sofort drucken" ist bei 500 Beiträgen suboptimal — der Drucker bleibt für andere Aufgaben blockiert. Lieber alle Rechnungen ins Belegarchiv schreiben und später per Lettershop-Batch versenden.

Häufige Fehler​

„Rechnungserstellung abgebrochen"

Ihre Buchungsliste enthält Mitgliedskontobuchungen aus der vereinfachten Abrechnung. Für diese Posten erstellen Sie keine Rechnungen — die Mitglieder bekommen die Beträge direkt vom Mitgliedskonto abgezogen.

Testlauf erfolgreich, aber Vorlage falsch

Wenn die Vorlage z. B. einen Platzhalter falsch geschrieben hat („Beitra" statt „Beitrag"), erscheint der ursprüngliche Platzhalter-Text im PDF. Korrigieren Sie die Vorlage und starten den Testlauf erneut — der Echtlauf-Modus geht durch das Wechseln der Auswahl zurück auf Testlauf.

„Es können nur Listen im Status 'Unbearbeitet' gelöscht werden"

Sobald aus einer Buchungsliste Buchungen verbucht oder Rechnungen erstellt wurden, ist sie buchhalterisch relevant und gegen Löschung geschützt. Stornieren Sie dann über die Vorgänge.

Vorankündigung zu spät — SEPA verletzt

SEPA schreibt 14 Tage Vorankündigungs-Frist vor (gekürzt auf 1 Tag bei B2B-Mandaten, gekürzt auf 5 Tage bei wiederkehrenden Mandaten). Wenn das Ausführungsdatum näher liegt, riskieren Sie Rückläufer. Berechnen Sie: Versanddatum + Postlaufzeit + 14 Tage = frühestes Ausführungsdatum.

Verwandte Themen​

Quellen: Wiki — Buchungen/Buchungslisten · Webinare „Grundlage zu Buchungslisten" (2014-03-06), „Arbeiten mit den Buchungslisten" (2016-05-12), „Rechnungen erstellen aus Buchungslisten" (2016-05-13), „Buchungslisten — Vorankündigung und Rechnungen erstellen" (2021-02-12), „SEPA-Vorankündigung beim Beitragseinzug" (2013-11-28) und „Rechnungen erstellen und verbuchen" (2013-08-23).