Reiter Kontakte

Im Reiter Kontakte pflegen Sie alle Erreichbarkeiten des Mitglieds — Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Fax sowie Website und Social-Media-Kanäle — und können direkt aus dem Detail-Fenster heraus anrufen, eine SMS oder E-Mail schreiben oder auf die Website springen.

Zweck

• Telefon-, Mobil- und E-Mail-Adressen erfassen
• Direkt anrufen (TAPI), SMS senden, E-Mail schreiben oder Webseite öffnen
• Grundlage für Newsletter, Beitragsversand, Erinnerungen
• Validierung der Eingaben (Format, Plausibilität, Blacklist)

Voraussetzungen

• Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Tab Kontakte".
• Für SMS-Versand: Recht „SMS versenden" + ein SMS-Kontingent unter Verwaltung → Optionen → Finanzen.
• Für E-Mail-Versand: Recht „E-Mails" + ein konfigurierter Mailclient unter Optionen → E-Mail.

Felder

Telefonnummern (vier Felder)

Feld	Verwendung
Privat	Festnetz Zuhause
Arbeit	Festnetz im Büro
Zusatz	Zweitnummer, Notfallnummer, Eltern beim Kind
Mobil	Mobilnummer — anrufbar wie die anderen Nummern; zusätzlich Grundlage für den SMS-Versand

Neben jedem Feld (auch beim Mobil-Feld) liegt ein Hörer-Symbol — Klick startet den Anruf, sofern unter Verwaltung → Optionen → Erweitert ein Dialer-Programm konfiguriert ist (TAPI, tel:-URL oder callto:). Das Mobil-Feld hat zusätzlich ein SMS-Symbol für den direkten SMS-Versand.

Mobil-Nummern im internationalen Format

Für den SMS-Versand sollte die Mobilnummer im internationalen Format stehen: +49 170 1234567 statt 0170 1234567. So funktioniert der Versand auch zuverlässig, wenn Mitglieder ins Ausland reisen.

E-Mail-Adressen (drei Felder)

Feld	Verwendung
Privat	Standard — Newsletter, Beitrag, Geburtstagsgruß
Arbeit	Beruflich, z. B. bei Firmenmitgliedschaft
Zusatz	Zweitadresse, MitgliederOnline-Login

Jedes E-Mail-Feld hat einen Briefumschlag-Button zum direkten Versand. Beim Klick öffnet:

• Erweiterter Mailclient aktiv → der Netxp-Verein-Mail-Assistent (Vorlagen, Anhänge, Tracking)
• Einfacher Mailclient aktiv → der Kommunikations-Assistent, der über das konfigurierte Mail-Konto versendet
• Nur wenn beim einfachen Mailclient kein Mail-Konto hinterlegt ist, öffnet als Rückfallebene mailto: das Windows-Standardprogramm (Outlook, Thunderbird)

Fax (zwei Felder)

Für Faxnummern stehen die Felder Privat und Zusatz bereit — reine Datenfelder ohne Versandfunktion.

Sonstige

Neben der Website (Klick auf das Browser-Symbol öffnet die Seite im Standard-Browser) lassen sich weitere Kontaktkanäle hinterlegen: Facebook, Twitter, Skype, ICQ, WLM, AIM — reine Datenfelder zur Dokumentation.

Validierung

Beim Verlassen eines Feldes prüft Netxp Verein:

• Telefon: grundsätzliches Format (Ziffern, optional Plus, Leerzeichen)
• E-Mail: Syntax (name@domain.tld) — bei Fehler ist der Versand-Button ausgegraut
• Webseite: keine harte Syntaxprüfung mehr — Programm versucht die URL beim Klick zu öffnen

E-Mail-Blacklist

Wenn eine E-Mail-Adresse in der Blacklist des E-Mail-Centers eingetragen ist (weil sie als unzustellbar oder als Abbestellung gemeldet wurde), wird der Versand-Button beim Klick blockiert und ein Hinweis eingeblendet — siehe E-Mail-Center.

So gehen Sie vor

Kontaktdaten erfassen

1. Reiter Kontakte öffnen.
2. Telefon-, Mobil- und E-Mail-Felder ausfüllen.
3. Speichern (Strg+S).

Direkt anrufen

1. Hörer-Symbol neben der Telefonnummer klicken.
2. Falls noch kein Dialer konfiguriert: erstmaliges Dialog erscheint → Standard wählen (z. B. tel:-URL für Windows-Telefonie).

SMS senden

1. Mobilnummer eintragen und speichern.
2. SMS-Symbol klicken → SMS-Dialog aus dem Bereich Kommunikation öffnet sich — siehe SMS-Versand.

E-Mail senden

1. Briefumschlag-Symbol neben der E-Mail-Adresse klicken.
2. Wenn der erweiterte Mailclient aktiv ist, öffnet der Netxp-Verein-Mail-Assistent — Vorlagen wählen, Anhänge ergänzen, versenden.

MitgliederOnline-Integration

Wenn das Mitglied das MitgliederOnline-Portal nutzt:

• Die Login-E-Mail entspricht in der Regel einer der hier hinterlegten Adressen.
• Kontakt-Änderungen aus dem Portal werden je nach Vereins-Konfiguration entweder direkt übernommen oder landen als Änderungsvorschlag zur Freigabe beim Vereinsadmin — siehe Stammdaten-Selbstpflege und Registrierungen + Änderungsvorschläge.

Tipps & Hinweise

Mehrere E-Mails sinnvoll trennen

Privat für persönliche Korrespondenz, Geschäftlich für Spendenquittungen an die Firma, Zusätzlich als Backup-Adresse. So sind Sie auch bei Adresswechsel des Mitglieds reaktionsfähig.

Telefonleer = SMS-Versand-leer

Wenn der SMS-Versand-Statistik zeigt, dass Mitglieder ausgelassen wurden, ist meist die Mobilnummer leer oder falsch formatiert. Filterliste „Mitglieder ohne Mobilnummer" in der Mitgliederliste hilft beim Aufspüren.

Häufige Fehler

E-Mail-Versand-Button bleibt grau

Mögliche Ursachen:

1. E-Mail-Syntax ungültig (typische Tippfehler: @@, fehlender Punkt in der Domain)
2. Adresse steht in der Blacklist
3. Kein Mailclient unter Optionen → E-Mail konfiguriert

SMS-Versand schlägt fehl

Mögliche Ursachen:

1. SMS-Kontingent ist aufgebraucht
2. Mobilnummer im Inlandsformat statt international (0170…)
3. Telefonnummer steht im Festnetz-Feld statt im Mobil-Feld

Hörer-Symbol macht nichts

Auf dem Rechner ist kein Dialer konfiguriert. Lösung: einen einmaligen Klick durchführen → Windows fragt nach einer Anwendung für tel:-URLs. Skype, MS Teams oder eine TAPI-fähige Telefonanlage funktionieren in der Regel.

Verwandte Themen

• Reiter Stammdaten
• Reiter Adressen
• Reiter Emails (Historie)
• E-Mail-Center
• SMS-Versand
• Vorlagen
• Registrierungen + Änderungsvorschläge

Quellen: Webinare „Kommunikation – SMS senden und empfangen" (2019-02-19), „MitgliederOnline – Einrichtung und Verwendung der Mitgliederselbstverwaltung" (2023-02-14) und „Mitgliederverwaltung intensiv".