Reiter Historie
Im Reiter Historie sehen Sie das vollständige Änderungs-Protokoll dieses Mitglieds — wer hat wann welches Feld verändert? Wann wurde eine Sparte hinzugefügt, ein Beitrag pausiert, die IBAN getauscht? Alle Änderungen sind dauerhaft dokumentiert und nicht löschbar — ein wichtiger Baustein für DSGVO-Konformität, Nachvollziehbarkeit und interne Audits.
Zweck
- Nachvollziehen, was sich an einem Mitglied geändert hat
- Wer hat wann welche Änderung gemacht?
- Den Wert vor der Änderung sehen (alter Wert → neuer Wert)
- DSGVO-konforme Audit-Spur — Nachweis bei Auskunftspflichten
- Eigene freie Notizen zum Mitglied hinzufügen (z. B. „Gespräch beim Sommerfest")
- Wer hat eine kritische Änderung verursacht (z. B. Sparten-Austritt)?
Voraussetzungen
- Sie haben Leserecht auf den Tag „Tab Historie".
- Für freie Einträge: zusätzlich Schreibrecht.
- F ür die zentrale Mitgliederhistorie (alle Mitglieder gleichzeitig): Administrator-Rechte.
Was wird automatisch protokolliert?
Praktisch jede Änderung am Mitglied:
| Bereich | Beispiel-Einträge |
|---|---|
| Stammdaten | Vorname/Nachname geändert, Eintrittsdatum, Status, Mitgliedsnummer |
| Adressen | Wohnadresse, Zusatzadresse, Briefempfänger gewechselt |
| Kontakte | E-Mail neu gesetzt, Telefonnummer korrigiert |
| Kontodaten | IBAN geändert, SEPA-Mandat aktiviert, Mandats-Datum gesetzt |
| Sparten | Sparte hinzugefügt / verlassen, Status Aktiv↔Passiv |
| Beiträge | Beitragsgruppe gewechselt, Pause eingelegt, Sonderbeitrag |
| Familien | Familie gegründet, Mitglied hinzugefügt, Oberhaupt gewechselt |
| Ehrungen | Ehrung verliehen |
| Abzeichen / Weiterbildung / Dienstbuch | Sport-Schein, Trainerlizenz, Amt-Übernahme |
| Dokumente / E-Mails / SMS | Versand erfolgt |
| MitgliederOnline | Selbstpflege durchs Mitglied im Portal |
| Eigene Felder + Eigene Tabellen | Zusatzdaten geändert |
In Summe: kaum eine Änderung, die nicht protokolliert wird. Auch Selbstpflege-Eingaben aus dem Portal landen hier — mit dem Mitglied selbst als Bearbeiter.
Format eines Eintrags
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum / Uhrzeit | Sekundengenau |
| Benutzer | Wer hat die Änderung gemacht (Login-Name) |
| Bezugsobjekt | Mitglied · Sparte · Beitrag · Dokument · Mail · Spende · Gruppe · SMS · Eigene Tabelle |
| Art | Hinzugefügt · Geändert · Gelöscht · Info · Frei |
| Beschreibung | z. B. „Sparte Tennis hinzugefügt" |
| Alter Wert → Neuer Wert | bei Feld-Änderungen sichtbar |
Mehrere Feld-Änderungen aus einem Speichern-Vorgang werden als ein Eintrag mit allen geänderten Feldern dargestellt — nicht als einzelne Zeile pro Feld.
So gehen Sie vor
Änderungen einsehen
- Reiter Historie öffnen.
- Standard-Filter ist „letzte 2 Monate" — Datum bei Bedarf erweitern.
- Filter setzen:
- Bezugsobjekt (z. B. nur Beiträge)
- Art (z. B. nur Löschungen)
- Suchtext in der Beschreibung
- Bei einem konkreten Eintrag: Detail-Ansicht öffnen, alter und neuer Wert nebeneinander.
Freien Eintrag hinzufügen
Für eigene Notizen, die kein Standardfeld abbildet:
- Eintrag hinzufügen klicken.
- Datum, Bezugsobjekt (oder „ohne") und Beschreibungstext eintragen.
- Speichern.
Beispiele für freie Einträge:
- „Gespräch beim Sommerfest, möchte ab nächster Saison als Übungsleiter einsteigen"
- „Vereinbart: Beitrag wird ab 09/2025 halbiert wegen Studium"
- „Bitte um zusätzliche Spendenquittung 2024"
Freien Eintrag löschen
Nur Sie als Bearbeiter dieses Eintrags (oder ein Admin) können freie Einträge löschen — automatische Einträge bleiben immer erhalten.
Was Sie NICHT können
| Aktion | Möglich? | Hinweis |
|---|---|---|
| Automatischen Eintrag löschen | ❌ | Datenschutz-Grundsatz — Protokoll ist unveränderbar |
| Einen automatischen Eintrag editieren | ❌ | dito |
| Eine Änderung per Klick rückgängig machen | ❌ | Sie müssen das Feld manuell auf den alten Wert zurücksetzen — der alte Wert ist in der Historie sichtbar |
| Historie zeitlich begrenzen / archivieren | ❌ | Historie wächst mit dem Mitgliedsleben mit |
Netxp Verein hat keinen „Letzten Stand wiederherstellen"-Knopf. Wenn Sie eine Änderung zurückrollen möchten:
- Den alten Wert aus der Historie ablesen.
- Im betroffenen Reiter (z. B. Stammdaten, Adressen) manuell eintragen.
- Speichern — der „Rollback" landet als neue Änderung in der Historie.
Zentrale Mitgliederhistorie (Admin-Sicht)
Über Benutzer → Mitgliederhistorie sehen Admins die Änderungen aller Mitglieder in einer einzigen Liste — sehr nützlich für übergreifende Audits:
- Wer hat zwischen 01.02. und 15.02. alle Adressen geändert?
- Was hat Benutzerin Müller heute alles bearbeitet?
- Welche Mitglieder haben in den letzten 30 Tagen ihre IBAN geändert?
Die zentrale Historie hat dieselbe Datenbasis wie der Mitglieder- Reiter, aber ohne Mitgliedsbezug-Filter. Filterbar nach Datum, Benutzer, Mitgliedsname und Änderungstyp.
Siehe Mitgliederhistorie.
DSGVO und Datenschutz
Die Mitglieder-Historie ist datenschutzkonform:
- Sie zeigt Änderungen, nicht laufende Stammdaten — daher kein zusätzlicher Datenschatz für Angreifer.
- Sie ist nur über das Recht „Tab Historie" sichtbar — kein öffentlicher Zugang.
- Automatische Einträge sind unveränderbar — damit kann niemand Änderungen verschleiern.
- Die Aufbewahrung ist im Standard unbegrenzt — sinnvoll, weil die Audit-Spur sonst lückenhaft würde.
Bei einer DSGVO-Lösch-Anforderung wird das Mitglied über die Anonymisierung (siehe Stammdaten-Reiter, Häkchen „Nicht löschen wegen DSGVO") bearbeitet — die Historie zeigt dann nur noch anonymisierte Werte, bleibt aber als Spur erhalten.
Tipps & Hinweise
Statt Telefonate auf Papier-Notizen festzuhalten, hinterlegen Sie sie als freien Historie-Eintrag. So sind sie auf Knopfdruck zur Hand und beim Mitarbeiter-Wechsel nicht verloren.
„Letzte 30 Tage, nur Beiträge" — wenn Sie das regelmäßig brauchen, in der Spaltenansicht speichern und beim nächsten Mal mit einem Klick laden.
Wenn ein Mitglied behauptet, „den Beitrag nie angepasst zu haben", zeigt die Historie, ob die Änderung vom Mitglied selbst (Portal), vom Beitragsassistent, oder von einem Vereinsverwalter kam.
Häufige Fehler
Recht „Tab Historie" fehlt für Ihren Benutzer. Beim Vereinsadmin nachfragen.
Er wurde von einem anderen Benutzer angelegt. Nur dieser Benutzer oder ein Administrator kann ihn entfernen.
Vermutlich ist der Datums-Filter zu eng. Standard ist „letzte 2 Monate" — bei einem länger inaktiven Mitglied gerne auf „alle" erweitern.
Verwandte Themen
- Mitgliederhistorie (zentrale Admin-Sicht)
- Reiter Stammdaten
- Reiter Kontodaten
- Reiter Beiträge
- Benutzerrollen
- Optionen → DSGVO
Quellen: Webinar „Zentrale Mitgliederhistorie" (2020-03-31).