Virtuelle Konten

Virtuelle Konten sind Unter-Konten unter einem echten Bankkonto. Jedes virtuelle Konto bekommt eine eigene „NxIBAN" (Netxp-interne Konto-Nummer) — sinnvoll vor allem für Vereine mit vielen Selbstzahlern (Überweisung statt SEPA-Lastschrift), die jedem Mitglied eine eindeutige Zahlungs-Referenz geben wollen.

Zweck

• Eigene Zahlungs-Referenz pro Mitglied — Überweisungen landen automatisch beim richtigen Mitglied
• Saldo pro Sparte / Projekt / Geschäftsbereich ohne separate Bankkonten
• Hierarchische Konten-Struktur unter einem Hauptkonto
• Buchungslimits (Negativ-Sperre) auf Unterkonten-Ebene

Voraussetzungen

• Das Modul Virtuelle Konten ist im Vertrag aktiviert.
• Wichtig: Ihre Hausbank muss virtuelle IBANs unterstützen — vor dem Modul-Kauf mit dem Bank-Berater klären.
• Mindestens ein reales Bankkonto ist unter Konten hinterlegt — das wird zur Wurzel der virtuellen Hierarchie.
• Empfohlen: EBICS-Schnittstelle für automatischen Kontoauszugs- Abruf (Buchungsinformationen mit virtuellen IBAN landen sonst manuell zugeordnet).

Wie es funktioniert

Beim Aktivieren des Moduls vergibt Netxp Verein eine interne Kontonummer im Format NxIBAN:

NX <ClubID 5 Ziffern> <Hauptkonto 4> <Level1 4> <Level2 3>
   <Level3 2> <Level4 1> <Prüfziffer>

Beispiel-Hierarchie:

Hauptkonto Girokonto Sparkasse
├── Sparte Tennis              (virtuelles Konto Level 1)
│   ├── Tennis Beiträge        (virtuelles Konto Level 2)
│   └── Tennis Turniere        (virtuelles Konto Level 2)
├── Sparte Fußball             (virtuelles Konto Level 1)
└── Projekt Vereinsheim-Sanierung   (virtuelles Konto Level 1)

Bis zu vier Ebenen sind möglich.

Anwendungsfälle

Szenario	Konfiguration
Selbstzahler bekommen eigene Zahlungs-Referenz	Pro Mitglied ein virtuelles Konto unter dem Vereins-Girokonto
Sparten-Trennung in der Buchhaltung	Sparte Tennis und Sparte Fußball als virtuelle Konten unter dem Hauptkonto
Projekt-Trennung	Vereinsheim-Sanierung als eigenes virtuelles Konto mit eigenem Saldo
Internationale Mitglieder	Schnelle Zuordnung über die virtuelle IBAN

Abgrenzung zu anderen Strukturen

Element	Was es macht
Virtuelle Konten	Eigene Zahlungs-Referenz + Saldo unter einem Bankkonto
Konten-Hierarchie (Haupt-/Unterkonten)	Buchhaltungs-Gliederung im Kontorahmen — meist ohne eigene IBAN
E/A-Stellen	Buchungs-Dimension (Einnahme- vs. Ausgaben-Kategorie)
Projekte	Auswertungs-Dimension (z. B. „Vereinsheim 2025")
Sparten	Mitglieds-/Beitrags-Trennung

In der Praxis kombinieren sich diese Strukturen: Ein virtuelles Konto kann einer Sparte und einem Projekt zugeordnet sein, gleichzeitig E/A-Stellen für Auswertungen führen.

So gehen Sie vor

Virtuelles Konto anlegen

1. Finanzdaten → Konten öffnen.
2. Hauptkonto markieren, unter dem das virtuelle Konto hängen soll.
3. Neues Unterkonto → Häkchen „Virtuelles Konto" setzen.
4. Name vergeben (z. B. „Tennis").
5. Speichern — die NxIBAN wird automatisch generiert.

Buchen auf das virtuelle Konto

1. Buchungen → Einzelbuchung öffnen.
2. Soll-/Haben-Konto wählen — virtuelles Konto ist in der Liste.
3. Buchung wie gewohnt erfassen.

Netxp Verein speichert die Buchung auf dem virtuellen Konto; der Saldo des Hauptkontos enthält die Summe aller Unterkonten.

Negativ-Sperre

Pro virtuellem Konto lässt sich festlegen, ob es nicht ins Minus gehen darf:

1. Virtuelles Konto öffnen.
2. Negativ-Sperre aktivieren.
3. Speichern.

Bei Buchungs-Versuch, der den Saldo negativ werden ließe, lehnt Netxp Verein die Buchung ab — sinnvoll für Sparten-Kassen mit Limit oder Spenden-Konten, die nicht überzogen werden sollen.

Saldo-Berechnung

Saldo-Quelle	Berechnung
Saldo virtuelles Konto	Summe aller Buchungen mit dieser Virtual-Konto-ID
Saldo Hauptkonto	Summe aller eigenen Buchungen + Saldi aller darunter liegenden virtuellen Konten

So sehen Sie auf einen Blick:

• Wie viel Geld liegt insgesamt auf der Bank?
• Wie verteilt sich der Stand auf Sparten / Projekte?

Modul-Bestellung

Das Modul wird über Verwaltung → Vertrag verwalten aktiviert. Standard-Paket beinhaltet 5 virtuelle Konten mit monatlicher Gebühr — bei mehr Konten erhöht sich die Gebühr proportional.

Aktuelle Preise und Erweiterungspakete zeigt die Bestell-Maske.

Tipps & Hinweise

Bank-Anbindung vor Modul-Kauf klären

Virtuelle IBANs sind nicht bei allen Banken Standard. Vor der Modul-Buchung den Bank-Berater fragen, ob das Konzept unterstützt wird — sonst zahlen Sie für ein Modul, das die Bank nicht verarbeitet.

EBICS-Kombination

Mit der EBICS-Schnittstelle liest Netxp Verein die Kontoauszüge der Bank automatisch ein und ordnet die virtuelle IBAN dem richtigen Mitglied / Konto zu. Ohne EBICS muss die Zuordnung manuell erfolgen.

Eindeutige Bezeichnungen

Virtuelle Konten lassen sich nicht so leicht umbenennen wie Sparten — wählen Sie beim Anlegen einen klaren, stabilen Namen. „Tennis" statt „Sparte 2", „Sanierung Vereinsheim" statt „Projekt 1".

Häufige Fehler

„Negativ-Buchung nicht erlaubt"

Die Negativ-Sperre ist aktiv. Entweder die Buchung anpassen oder die Sperre temporär abschalten — bewusst und nur kurzzeitig.

Hauptkonto lässt sich nicht löschen

Solange virtuelle Unterkonten existieren, ist das Hauptkonto gesperrt. Erst die Unterkonten archivieren oder verschieben, dann das Hauptkonto schließen.

Bank-Überweisung kommt im Hauptkonto an

Die Bank hat die NxIBAN nicht erkannt — Überweisung landet auf dem Haupt-Bankkonto, nicht auf dem virtuellen Konto. Manuelle Zuordnung über die Buchungskontrolle nötig. Bei wiederkehrenden Fällen Bank-Anbindung prüfen.

Verwandte Themen

• Konten — Konten-Stammdaten + Konten-Hierarchie
• EBICS — Automatischer Kontoauszugs-Abruf
• Buchungskontrolle — Kontoumsätze zuordnen
• Einnahmen-/Ausgabenstellen
• Projekte
• Verwaltung → Vertrag verwalten

Quellen: Internes Konzept zu Virtuellen Konten (Bezug zum physischen Hauptkonto, NxIBAN-Format zur Identifikation, Negativ-Sperre, Eröffnungsbuchung).