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Gruppen

Mit Gruppen teilen Sie Ihre Mitglieder in beliebige Untermengen auf — z. B. „Vorstandschaft", „E-Mail-Newsletter", „Aktive Fußballer", „Mitglieder Ausflug Landesgartenschau". Gruppen sind das mächtigste Werkzeug, um Mitglieder für Kommunikation, Listen oder Massenaktionen gezielt zusammenzustellen.

Gruppen vs. Sparten — der Unterschied

Sparten sind die organisatorischen Abteilungen Ihres Vereins (z. B. Fußball, Tennis). Ein Mitglied ist in einer Sparte oder mehreren — mit Beitritts- und Austrittsdatum. Sparten beeinflussen Beiträge, Buchungen und Statistiken.

Gruppen sind freie Auswahl-Listen, die Sie für ein bestimmtes Vorhaben zusammenstellen — z. B. eine Verteilerliste oder eine Ausflugsteilnehmerschaft. Gruppen beeinflussen weder Beiträge noch Statistiken.

Zweck​

Typische Aufgaben:

  • Verteilerlisten für E-Mail- oder SMS-Versand zusammenstellen
  • Funktionsgruppen abbilden (Vorstand, Beirat, Schiedsrichter, Trainer)
  • Aktions- oder Veranstaltungsteilnehmer markieren (Sommerfest, Ausflug, Generalversammlung)
  • Mitglieder für Massenaktionen vorauswählen

Voraussetzungen​

  • Sie haben Mitglieder angelegt (siehe Mitgliederliste).
  • Ihr Benutzer hat das Recht Gruppen (Lesen/Schreiben).

Variable und fixe Gruppen​

Netxp Verein kennt zwei Gruppen-Typen, die sich grundlegend unterscheiden:

TypInhalt wird bestimmt durch …AktualisierungBeispiel
Variable GruppeFilter­bedingungen (Alter, Status, Sparte etc.)Automatisch beim Öffnen„Alle aktiven Mitglieder der Sparte Fußball"
Fixe GruppeManuelle Auswahl der MitgliederManuell pflegen„Mitglieder Ausflug Landesgartenschau"

Variable Gruppen sind dynamisch: ändert ein Mitglied einen relevanten Wert (z. B. Status), tritt es automatisch in die Gruppe ein oder aus. Fixe Gruppen bleiben unverändert, bis Sie sie aktiv pflegen.

Typ kann nachträglich nicht geändert werden

Beim Anlegen einer Gruppe müssen Sie sich für variabel oder fix entscheiden — der Typ lässt sich später nicht ändern. Im Zweifel neu anlegen.

So gehen Sie vor​

Gruppenübersicht​

Öffnen Sie Mitglieder → Gruppen. Es erscheint die Gruppenübersicht mit einer Liste aller vorhandenen Gruppen.

Mitglieder – Gruppenübersicht

Die Liste zeigt je Gruppe u. a. Gruppenname, Typ (variabel/fix), Mitgliederzahl und den Hinweistext. Über die Aktionsleiste unten arbeiten Sie mit den Gruppen:

  • Neue Gruppe – legt eine neue Gruppe an und öffnet die Bearbeitung.
  • Bearbeiten – öffnet die markierte Gruppe (nur bei genau einer Auswahl; alternativ Doppelklick auf die Zeile).
  • Löschen – löscht die ausgewählten Gruppen. Über die Kontrollkästchen links können Sie mehrere Gruppen gleichzeitig markieren.
  • Schließen – zurück zum vorherigen Bildschirm.

Zum Anlegen oder Ändern einer Gruppe öffnet sich jeweils ein eigener Bearbeitungsdialog; nach dem Speichern kehren Sie in die Übersicht zurück.

Variable Gruppe anlegen​

  1. Klicken Sie in der Übersicht auf Neue Gruppe.
  2. Tragen Sie einen Gruppennamen ein (z. B. Aktive Fußballer).
  3. Wählen Sie Variable Gruppenmitglieder.
  4. Definieren Sie im mittleren Bereich die Bedingungen: Über „＋ Bedingung hinzufügen" legen Sie je Bedingung eine Zeile an und wählen darin Feld, Bedingung (Operator, z. B. ist gleich, enthält, größer/gleich) und Wert — z. B. Status ist gleich aktiv und Sparte ist gleich Fußball. Über das ✕ neben einer Zeile entfernen Sie die Bedingung wieder.
  5. In der Liste Gefundene Vereinsmitglieder sehen Sie unmittelbar genau die Mitglieder, die die Gruppe enthält (Live-Vorschau). Ohne Bedingung werden alle Mitglieder angezeigt.
  6. Speichern — Sie kehren zur Gruppenübersicht zurück.

Die Gruppe wird bei jedem Aufruf neu berechnet — Mitglieder, die die Bedingungen neu erfüllen (z. B. durch Statuswechsel oder Sparten­zuordnung), erscheinen bzw. verschwinden automatisch.

Alle Bedingungen müssen erfüllt sein (UND)

Mehrere Bedingungen werden UND-verknüpft: Ein Mitglied ist nur dann in der Gruppe, wenn es alle Bedingungen erfüllt. Eine ODER-Verknüpfung oder Klammerung ist nicht möglich — jede weitere Bedingung schränkt die Auswahl also zusätzlich ein.

Welche Felder stehen zur Auswahl?

Als Feld stehen die Mitgliedsfelder zur Verfügung — u. a. Name, PLZ/Ort, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Familienstand, Status, Sparte sowie Ihre eigenen Felder. Geschlecht, Familienstand, Status und Sparte werden als Auswahlliste angeboten (bei Sparte die Ihnen zur Verfügung stehenden Sparten); der Werteditor passt sich dem Feldtyp an (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein).

Fixe Gruppe anlegen​

  1. Klicken Sie in der Übersicht auf Neue Gruppe.
  2. Tragen Sie einen Gruppennamen ein (z. B. Vorstandschaft).
  3. Optional: tragen Sie einen Hinweistext ein (z. B. „Gesamtvorstand inkl. Beirat") — andere Bearbeiter sehen so, wofür die Gruppe ist.
  4. Wählen Sie Fixe Gruppenmitglieder.
  5. Anstelle der Bedingungen sehen Sie nun zwei Listen und die Buttons Hinzufügen und Entfernen.
  6. Links unter Gefundene Vereinsmitglieder stehen alle Mitglieder, die noch nicht in der Gruppe sind. Markieren Sie die gewünschten und klicken auf Hinzufügen.
  7. Rechts unter Zugewiesene Gruppenmitglieder sehen Sie die aktuellen Gruppenmitglieder. Markieren Sie ggf. einzelne und klicken Entfernen, um sie aus der Gruppe zu nehmen.
  8. Speichern — Sie kehren zur Gruppenübersicht zurück.
Mehrfachauswahl per Strg / Umschalt

In beiden Listen funktionieren die Standard-Tastenkombinationen: Strg + Klick wählt einzelne zusätzliche Mitglieder, Umschalt + Klick wählt einen ganzen Bereich von – bis.

Bestehende Gruppe bearbeiten​

  1. Markieren Sie die Gruppe in der Übersicht und klicken Bearbeiten (oder Doppelklick auf die Zeile).
  2. Ändern Sie die Bedingungen (variabel) oder weisen Sie Mitglieder zu bzw. entfernen sie (fix).
  3. Speichern.
Bestehende Gruppen aus der Vorversion

Bei variablen Gruppen, die vor der Umstellung des Filters angelegt wurden, werden die bisherigen Bedingungen beim Öffnen automatisch aus der gespeicherten Auswahl übernommen und im neuen Filter angezeigt.

Gruppe löschen​

  1. Markieren Sie in der Übersicht eine oder mehrere Gruppen (für mehrere die Kontrollkästchen verwenden).
  2. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie.
Gruppe als Benutzereinschränkung

Ist eine Gruppe noch einem Benutzer als Gruppeneinschränkung zugewiesen, wird sie nicht gelöscht und im Hinweis zurückgemeldet. Entfernen Sie zuerst die Zuweisung beim Benutzer.

Gruppenmitglieder exportieren​

Die Mitglieder einer Gruppe exportieren Sie am einfachsten über die Mitgliederliste: Filtern Sie dort im Reiter Mitgliedergruppen auf die gewünschte Gruppe und exportieren die Liste als Excel-Datei — praktisch für Sitzungs-Anwesenheitslisten oder Übergaben.

Felder im Detail​

Gruppenname​

Frei wählbar, sollte sprechend sein — andere Bearbeiter müssen den Zweck erkennen. Vermeiden Sie Abkürzungen, die nur Sie verstehen.

Hinweistext (Beschreibung)​

Optional. Hier passt z. B. der Geltungs­zeitraum („Sommer 2026"), der Zweck oder ein Verweis auf einen Beschluss.

Sparte (Zuordnung der Gruppe)​

Über das Feld Sparte ordnen Sie die Gruppe selbst einer Sparte zu. Das steuert die Sichtbarkeit und Zuständigkeit: Benutzer, die auf bestimmte Sparten eingeschränkt sind, sehen und bearbeiten nur Gruppen ihrer Sparte(n). Für uneingeschränkte Benutzer ist die Zuordnung freiwillig; auf Sparten eingeschränkte Benutzer müssen beim Anlegen eine Sparte wählen (Pflichtfeld).

Nicht verwechseln mit der Bedingung „Sparte"

Die Zuordnung (dieses Feld) bestimmt, wer die Gruppe sieht und verwaltet. Die Filter­bedingung Sparte bei variablen Gruppen filtert dagegen die Mitglieder nach ihrer Sparten­zugehörigkeit — das sind zwei verschiedene Dinge.

Bedingungen (nur variabel)​

Der Filter besteht aus einer Liste von Bedingungen. Jede Bedingung kombiniert ein Feld, einen Operator (z. B. enthält, ist gleich, ist ungleich, größer/gleich, kleiner/gleich, ist leer/ist nicht leer) und einen Wert. Mehrere Bedingungen werden UND-verknüpft — ein Mitglied gehört nur zur Gruppe, wenn es alle Bedingungen erfüllt (ODER/Klammern sind nicht möglich).

Als Felder stehen die Mitgliedsfelder inklusive Ihrer eigenen Felder zur Verfügung; Geschlecht, Familienstand, Status und Sparte werden als Auswahllisten angeboten. Standardmäßig sind alle nicht gelöschten Mitglieder enthalten — möchten Sie nur aktive, ergänzen Sie die Bedingung Status ist gleich aktiv.

Tipps & Hinweise​

Vorstandschaft ist ein Paradebeispiel für fixe Gruppen

Vorstandsmitglieder haben unterschiedliche Alter, Sparten und Status — sie lassen sich nicht über Bedingungen erfassen. Eine fixe Gruppe „Vorstandschaft" ist die naheliegende Lösung.

Geburtstagserinnerungen besser über Erinnerungslisten

Wiederkehrende Geburtstage (z. B. „diese Woche" oder „im Mai") lassen sich nicht als Gruppen­bedingung abbilden, da der Filter auf feste Mitgliedsfelder (Geburtsdatum, Alter) zugreift. Für Geburtstagserinnerungen sind die Erinnerungslisten das passende Werkzeug.

Wechsel variabel ↔ fix bei Neuanlage

Wenn Sie beim Neuanlegen vom variablen zum fixen Typ wechseln, entfernen Sie zuerst alle Bedingungen (✕ je Zeile). Sonst bleiben die Bedingungen aktiv und die zur Verfügung stehende Mitgliederauswahl ist eingeschränkt.

Gruppen in der Mitgliederliste als Filter

In der Mitgliederliste gibt es einen Reiter Mitgliedergruppen — damit zeigen Sie nur die Mitglieder einer Gruppe (oder einer Kombination) an, perfekt vor einem Massenversand.

Häufige Fehler​

Mitglied fehlt in variabler Gruppe
  • Zu viele/zu enge Bedingungen? Da alle Bedingungen (UND) erfüllt sein müssen, schließt jede weitere Bedingung zusätzlich aus. Prüfen Sie über Gefundene Vereinsmitglieder live, ab welcher Bedingung das Mitglied herausfällt.
  • Nur aktive Mitglieder gewünscht? Standardmäßig sind alle nicht gelöschten Mitglieder enthalten (auch ausgetretene/verstorbene). Fügen Sie dafür die Bedingung Status ist gleich aktiv hinzu.
Fixe Gruppe wird zu groß

Fixe Gruppen müssen manuell gepflegt werden. Wird die Gruppe größer und älter, können sich Karteileichen ansammeln. Öffnen Sie die Gruppe regelmäßig und entfernen Sie über Entfernen nicht mehr aktive Mitglieder.

Gruppen-Typ doch falsch gewählt

Da der Typ nicht änderbar ist, müssen Sie die Gruppe neu anlegen. Sichern Sie die Mitglieder vorab über die Mitgliederliste (nach der alten Gruppe gefiltert), legen Sie die neue Gruppe an, weisen die Mitglieder zu und löschen zuletzt die alte Gruppe.

Verwandte Themen​

Quellen: Wiki — Mitglieder/Gruppen · Webinar-Transkripte „Gruppenverwaltung Variable Gruppen" und „Gruppenverwaltung Fixe Gruppen" (beide 2014-06-06) · „Erstellen von Gruppen und Benutzerzuweisung" (2015-05-07).