Mitgliederdetails
Die Mitgliederdetail-Maske ist das Herzstück der Mitgliederverwaltung — hier pflegen Sie alle Informationen zu einem einzelnen Mitglied: Stammdaten, Adressen, Bankverbindung, Familienzuordnung, Beiträge, Sparten, Ehrungen, Funktionen und vieles mehr. Die Maske öffnet sich, sobald Sie ein Mitglied in der Mitgliederliste per Doppelklick aufrufen oder ein neues Mitglied anlegen.
Oben die Mitgliedsnummer und Name in der Titelleiste, links eine Navigationsleiste mit Vor-/Zurück-Buttons (im Editier-Modus ausgeblendet), in der Mitte das Tab-Control mit bis zu 18 Reitern, unten die Aktionsleiste mit Speichern, Schließen, Anschreiben, Drucken und ggf. Eigene Dateien.
Die 18 Reiter im Überblick
| # | Reiter | Inhalt |
|---|---|---|
| 1 | Stammdaten | Pflichtangaben: Name, Geburtsdaten, Eintrittsdatum, Status, Foto |
| 2 | Adressen | Privat-, Zusatz- und Firmenanschrift + Briefanrede |
| 3 | Kontakte | Telefon, Fax, E-Mail, Messaging, Social Media |
| 4 | Kontodaten | Bankverbindung, SEPA-Mandat, Mitgliedskonto, Buchungen |
| 5 | Eigene Felder | Vereinsspezifische Zusatzfelder |
| 6 | Eigene Tabellen | Vereinsspezifische dynamische Tabellen |
| 7 | Familien | Familienzuordnung, Familienoberhaupt, Zahlweise |
| 8 | Beiträge | Mitgliedsbeiträge anlegen, ändern, ersetzen, abrechnen |
| 9 | Sparten | Spartenmitgliedschaften mit Eintritts-/Austrittsdatum |
| 10 | Ehrungen | Verleihungen mit Datum |
| 11 | Führungszeugnis | Workflow für erw. Führungszeugnis bei Jugendarbeit |
| 12 | Tätigkeitsberichte | Stunden- und Arbeitsnachweis |
| 13 | Gruppen | Gruppenzugehörigkeiten (fix und dynamisch) |
| 14 | Abzeichen | Erworbene Abzeichen mit Kategorie und Datum |
| 15 | Weiterbildung | Aus-, Fort- und Weiterbildung |
| 16 | Dienstbuch (Ämter) | Funktionen und Ämter im Verein |
| 17 | E-Mails | E-Mail-Historie zu diesem Mitglied |
| 18 | Historie | Chronik aller Aktionen rund um das Mitglied |
Aufruf und Workflow
Bestehendes Mitglied öffnen
- Öffnen Sie Mitglieder → Mitgliederliste.
- Doppelklick auf das gewünschte Mitglied — oder Markieren und Öffnen.
- Die Mitgliederdetail-Maske erscheint im Anzeigen-Modus.
- Klicken Sie Bearbeiten (oder einfach in ein Feld), um in den Editier-Modus zu wechseln.
Neues Mitglied anlegen
- Klicken Sie in der Mitgliederliste auf Neu oder Mitglied erstellen.
- Netxp Verein prüft per Dublettenkontrolle, ob das Mitglied schon existiert.
- Sie sehen zunächst nur eine reduzierte Reiteransicht:
- Stammdaten (immer)
- Adressen (wenn berechtigt)
- Kontakte (wenn berechtigt)
- Kontodaten (wenn berechtigt)
- Pflegen Sie mindestens die Pflichtfelder ein und klicken auf Speichern.
- Erst nach dem ersten Speichern werden die übrigen Reiter (Sparten, Beiträge, Familien, …) sichtbar. Das ist Absicht: eine Sparten- oder Beitragszuordnung benötigt eine bereits gespeicherte Mitgliedsnummer.
Die Pflichtfelder
| Feld | Wo? | Validierung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer (Mem2ClubID) | Stammdaten | Eindeutig im Verein; Dublettenprüfung beim Speichern |
| Nachname | Stammdaten | Pflicht |
| Status | Stammdaten | aus Verwaltung → Optionen → Verein → Mitgliedsstatuswerte |
| Geburtsdatum | Stammdaten | Optional, aber Pflicht für SEPA, Führungszeugnis, Beitragsermäßigungen |
| SEPA-Datum | Kontodaten | Pflicht, wenn SEPA-Mandat angehakt |
| Familienname | Familien | Pflicht, wenn Mitglied als Familienoberhaupt markiert |
Welche Reiter wann sichtbar?
Die Reihenfolge der Reiter ist fest, aber welche Reiter eingeblendet werden, hängt von vier Faktoren ab:
- Reiter-Sichtbarkeit pro Benutzer — der Vereinsadmin schaltet pro Benutzer einzelne Reiter über Benutzer → Benutzerrollen → Reitersichtbarkeit ein oder aus.
- Berechtigung Lesen / Schreiben / Löschen — feinere Kontrolle über Benutzer → Benutzerrollen.
- Aktivierte Module — z. B. „Eigene Felder" und „Eigene Tabellen" nur, wenn die entsprechenden Module bestellt sind; „Führungszeugnis" nur, wenn unter Verwaltung → Optionen aktiv.
- Anlegen vs. Bearbeiten — beim Neuanlegen werden nicht alle Reiter angezeigt (siehe oben).
Berechtigungsmatrix (Auszug)
| Reiter | Sichtbar für (Rollen) | Modulbedingung |
|---|---|---|
| Stammdaten / Adressen / Kontakte | Alle Rollen mit Reiter-Freigabe | — |
| Kontodaten | SuperUser / MemberUser / FinancialUser; StandardUser nur mit Sondereinstellung | — |
| Eigene Felder | Alle Rollen mit Freigabe | Modul Eigene Felder aktiv |
| Eigene Tabellen | Alle Rollen mit Freigabe | Modul Eigene Tabellen aktiv |
| Beiträge | SuperUser / MemberUser / FinancialUser (nicht reine Standard) | — |
| Sparten | SuperUser / MemberUser / FinancialUser / ClubUser | — |
| Führungszeugnis | Alle mit Freigabe | Vereinsoption Erweitertes Führungszeugnis aktiv |
| E-Mails | Alle mit Freigabe | Erweiterter Mailclient aktiv (nicht simpler Mailclient) |
Dublettenprüfung beim Neuanlegen
Beim Speichern eines neuen Mitglieds prüft Netxp Verein automatisch, ob bereits ein gleichartiges Mitglied im Vereinsbestand vorhanden ist .Welche Felder verglichen werden, ist im Vereinsadmin-Bereich unter Verwaltung → Optionen konfigurierbar (Dublettenprüfungs-Konfiguration).
Was passiert bei einem Treffer?
Findet die Software mindestens einen ähnlichen Datensatz, erscheint ein eigener Dialog mit Treffer-Grid und der Standardmeldung:
„Für die Daten des von Ihnen neu anzulegenden Mitglieds wurde ein bereits bestehendes Mitglied gefunden. Bitte prüfen Sie Ihre Mitgliederliste oder setzen Sie sich mit Ihrer Hauptverwaltung in Verbindung um weitere Schritte zu klären."
Mögliche Folgeaktionen
Je nach Konfiguration der Dublettenprüfung erscheinen weitere Aktions-Buttons:
| Aktion | Wann sichtbar | Wirkung |
|---|---|---|
| Schließen | Immer | Anlage wird abgebrochen, das neue Mitglied nicht gespeichert |
| Duplikate ignorieren und Mitglied anlegen | Wenn der Admin „Duplikate erlauben" aktiviert hat | Neues Mitglied wird trotz Treffer angelegt |
| Sparte hinzufügen | Bei eingeschränkten Benutzern, wenn der Admin „Sparte für eingeschränkte Benutzer hinzufügen" aktiviert hat | Übernimmt das bestehende Mitglied und hängt die Sparte des eingeschränkten Benutzers an |
| E-Mail senden | Wenn der Admin „E-Mail an Hauptverwaltung" aktiviert hat | Öffnet den Mailclient mit der hinterlegten Empfänger-Adresse — z. B. zur Anfrage bei der Hauptverwaltung |
Bei aktivierter „E-Mail an Hauptverwaltung" wird zusätzlich ein Hinweistext aus der Vereins-Konfiguration eingeblendet (z. B. „Bitte wenden Sie sich an unsere Geschäftsstelle, bevor Sie das Mitglied neu anlegen.").
Aktionen mit Originaltexten
Sparte hinzufügen — kein Mitglied gewählt
„Bitte ein Mitglied wählen" (Titel: „Mitglied wählen")
Sparte hinzufügen — fehlende Berechtigung
„Sie haben keine Berechtigung die Sparten in der Mitgliederliste zu sehen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Admin." (Titel: „Keine Sparte vorhanden")
Sparten-Speichern fehlgeschlagen
„Speichern der Sparten fehlgeschlagen." + Detailfehler (Titel: „Speicherfehler")
Aktiviert / deaktiviert?
Welche Felder verglichen werden und welche Aktionen erlaubt sind, steuert der Vereinsadmin unter Verwaltung → Optionen (Bereich Dublettenprüfung). Mögliche Felder sind u. a. Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail, Telefon, Mitgliedsnummer.
Die Bottom-Buttons
| Button | Funktion |
|---|---|
| Speichern | Übernimmt die Änderungen — prüft Pflichtfelder, Mitgliedsnummern-Dubletten, IBAN, SEPA, Familienpflichten |
| Schließen | Schließt die Maske; bei ungespeicherten Änderungen Rückfrage |
| Anschreiben | Öffnet den Kommunikationsdialog (siehe Kommunikation) |
| Öffnet den Mitgliedsdaten-Druckdialog (Datenblatt, SEPA-Mandat, Empfehlungsbrief …) | |
| Eigene Dateien | Springt in die Eigenen Dateien — angelegt wird automatisch ein Unterordner mit der internen DatenbankID |
Tipps & Hinweise
Geben Sie z. B. dem Schriftführer nur die Reiter Stammdaten, Adressen, Kontakte und Historie frei — er sieht dann keine Bankverbindungen oder Beiträge. Konfiguration: Benutzer → Benutzerrollen → Reitersichtbarkeit.
Beim ersten Anlegen müssen die Stammdaten so weit gepflegt sein, dass das Mitglied speicherbar wird — erst danach gibt es Beiträge, Sparten, Ehrungen. Wer das umgehen will, sollte die Reihenfolge im Leitfaden Ersteinrichtung befolgen.
Mit dem Maskendesigner lassen sich zusätzlich eigene Reiter anlegen — etwa „Spielerverwaltung", „Trainerlizenz" oder „Notfallkontakt". Diese erscheinen im Tab-Control neben den hier dokumentierten 18 Standardreitern.
Häufige Fehler
Wenn ein Reiter (z. B. Eigene Felder, Eigene Tabellen, Führungszeugnis) nicht erscheint, sind in der Regel entweder das zugehörige Modul oder die Reitersichtbarkeit für Ihren Benutzer deaktiviert. Prüfen Sie Benutzer → Benutzerrollen (Reiter Reitersichtbarkeit) oder fragen Sie den Vereinsadmin.
Beim Speichern prüft Netxp Verein die Mitgliedsnummer gegen alle bestehenden Mitglieder. Findet er die Nummer schon, schlägt er die nächste freie Nummer vor — „Die nächste freie Mitgliedsnummer wäre 'X'. Wollen Sie diese Nummer verwenden?". Mit Nein bricht der Speichervorgang ab.
Das ist Absicht — Sparten, Beiträge, Familien, Ehrungen usw. lassen sich erst zuordnen, nachdem das Mitglied erstmals gespeichert wurde. Speichern Sie also nach Eingabe der Pflicht-Stammdaten zuerst, bevor Sie die übrigen Reiter füllen.