Reiter Kontodaten

Im Reiter Kontodaten pflegen Sie Bankverbindung und SEPA-Mandat des Mitglieds, sehen offene und erfolgte Buchungen und können das Mitglied per Klick auf Lastschrift umstellen. Außerdem zeigt der Reiter die Buchungen des Mitglieds und stellt einen IBAN-Rechner bereit.

Zweck

• Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat erfassen
• Auf Lastschrift umstellen — auch für eine ganze Familie auf einmal
• Mahnsperre mit Ablaufdatum setzen, um ein Mitglied vorübergehend vom Mahnlauf auszunehmen
• Buchungen des Mitglieds einsehen
• IBAN aus Kontonummer und BLZ berechnen, wenn das Mitglied nur die alten Daten liefert

Voraussetzungen

• Tag „Darf Kontodaten einsehen" mit Leserecht — sonst bleibt der Bereich gesperrt.
• Tag „Tab Kontodaten" mit Schreibrecht für Änderungen.
• Tag „Auswertungen" für die Buchungsliste.
• Für den SEPA-Lastschrifteinzug muss am Vereinskonto unter Finanzdaten → Konten die Gläubiger-ID hinterlegt sein. Dort stehen auch die SEPA-Vorlaufzeiten des Kontos (Erst- und Folgelastschrift).

Felder

Bankverbindung

Feld	Beschreibung
Kontoinhaber	Wird automatisch mit Vorname Nachname des Mitglieds vorbelegt — bei Familienbankkonten bitte überschreiben.
IBAN	Eingabe in beliebiger Schreibweise. Wird beim Speichern formatiert und auf Korrektheit geprüft.
BIC	Wird bei deutschen IBANs automatisch aus dem Bank-Verzeichnis ermittelt. Bei ausländischen IBANs manuell eintragen.
Bank-Name	Wird ebenfalls automatisch zum BIC gefunden.

Eine Bankverbindung pro Mitglied

Netxp Verein speichert genau eine aktive Bankverbindung je Mitglied. Wenn jemand mehrere Konten hat — z. B. das Vereins-Konto des Vaters für die Beitragslastschrift, das eigene für Spenden — empfiehlt sich, die Kinder als eigene Mitglieder mit Familien- Verknüpfung anzulegen.

SEPA-Mandat

Feld	Beschreibung
Lastschrift erlaubt	Häkchen, das das SEPA-Mandat aktiviert.
Mandats-Datum	Wird beim Setzen des Häkchens automatisch auf das heutige Datum gesetzt — bei späteren Korrekturen bitte das echte Unterschrifts-Datum eintragen.
Mandatsreferenz	Wird automatisch generiert und ist je Mitglied eindeutig. Erscheint zusammen mit der Gläubiger-ID auf jeder Vorankündigung.

Im Code wird ein Mandat dann als gültig betrachtet, wenn das Häkchen gesetzt ist und ein Mandats-Datum vorliegt.

36-Monats-Frist im SEPA-Regelwerk

Ein SEPA-Mandat erlischt nach 36 Monaten ohne Lastschrift-Buchung (Information aus dem Webinar SEPA - Wie funktioniert?).

Netxp Verein erinnert nicht aktiv daran — wer länger pausiert, sollte vor der nächsten Buchung das Mandat schriftlich erneuern.

Mahnsperre

Mit der Mahnsperre nehmen Sie ein Mitglied vorübergehend vom Mahnlauf aus — z. B. während einer laufenden Klärung, bei Härtefällen oder einer zugesagten Zahlung.

Feld	Beschreibung
Mahnsperre bis	Häkchen aktiviert die Sperre; das Ablaufdatum ist Pflicht. Beim Setzen wird heute + 3 Monate vorgeschlagen — frei änderbar.
Sperrgrund	Optionaler Freitext (max. 255 Zeichen) zur internen Nachvollziehbarkeit.

So wirkt die Mahnsperre

Solange die Sperre aktiv ist (Ablaufdatum noch nicht überschritten), erscheinen die Rechnungen des Mitglieds nicht unter Buchungen → Rechnungen → Zu erstellende Mahnungen.

• Die Sperre gilt für alle Forderungen an das Mitglied.
• Die Mahnstufe bleibt eingefroren — sie wird durch die Sperre weder erhöht noch zurückgesetzt.
• Nach Ablauf des Datums nimmt der nächste Mahnlauf das Mitglied automatisch wieder auf — ein manuelles Entfernen ist nicht nötig.
• Änderungen an der Mahnsperre werden in der Mitgliederhistorie protokolliert.

So gehen Sie vor

Neue Bankverbindung erfassen

1. Reiter Kontodaten öffnen.
2. IBAN ins entsprechende Feld eintragen.
3. Tabulator drücken — BIC und Bank-Name werden bei DE-IBANs automatisch ermittelt.
4. Falls Kontoinhaber abweicht: Feld entsprechend ändern.
5. Speichern.

SEPA-Lastschrift aktivieren

1. Bankverbindung erfassen (siehe oben).
2. Häkchen „Lastschrift erlaubt" setzen.
3. Mandats-Datum prüfen — Programm setzt heute, ggf. korrigieren.
4. Speichern.

Das Programm vergibt automatisch eine eindeutige Mandatsreferenz.

IBAN aus alter Kontonummer und BLZ berechnen

Wenn das Mitglied Ihnen nur die alten Daten gibt:

1. Schaltfläche „IBAN berechnen" anklicken.
2. Bei DE-Konten: BLZ (8 Ziffern) und Kontonummer eintragen.
3. Berechnen klicken → IBAN und BIC werden gesetzt.
4. Übernehmen ins Mitglieds-Konto.

Funktioniert für DE und einige weitere europäische Länder; in Sonderfällen liefert die Bibliothek keinen Wert und Sie müssen die IBAN beim Mitglied erfragen.

Mahnsperre setzen oder verlängern

1. Reiter Kontodaten öffnen.
2. Häkchen „Mahnsperre bis" setzen — das Programm schlägt heute + 3 Monate vor.
3. Ablaufdatum anpassen (Pflichtfeld; ohne Datum lässt sich das Mitglied nicht speichern).
4. Optional einen Sperrgrund eintragen — empfohlen, damit Kolleginnen und Kollegen die Sperre nachvollziehen können.
5. Speichern. Zum Verlängern einfach das Datum überschreiben.

Mahnsperre aufheben

1. Häkchen „Mahnsperre bis" entfernen — Datum und Sperrgrund werden geleert.
2. Speichern. Ab dem nächsten Mahnlauf wird das Mitglied wieder berücksichtigt.

Mitglied auf Lastschrift umstellen (Aktion-Button)

Über die Schaltfläche „Zahlungsart ändern" im Aktionsbereich unten:

1. Voraussetzung: gültige IBAN, Kontoinhaber, Mandats-Datum und Mandats-Häkchen sind erfasst.
2. Klick öffnet einen Dialog mit den offenen Beiträgen des Mitglieds.
3. Soll mit umgestellt werden? Frage ergibt sich bei Familienmitgliedern — auf Klick werden alle Familienmitglieder in einem Schritt auf Lastschrift gesetzt.
4. Bestätigen — die Zahlart aller offenen Beiträge wird von „Überweisung" (oder „sonstig") auf „Lastschrift" umgestellt.

Massen-SEPA-Umstellung

Wenn Sie einen ganzen Vereinsbestand auf SEPA umstellen, empfiehlt sich die Massen-Änderung über die Mitgliederliste in zwei Schritten:

1. Erst die Häkchen „Lastschrift erlaubt" setzen.
2. Dann die Mandats-Daten setzen (z. B. übernehmen vom letzten Beitragseinzug).

So ist keine einzelne Mitgliederpflege nötig. Details im Webinar Mitglieder SEPA umstellen (2014-04-15).

Buchungen

Unterhalb der Bankverbindung zeigt der Reiter eine Liste der Buchungen des Mitglieds. Die wichtigsten Spalten:

Spalte	Inhalt
Buchungsnummer	Fortlaufende Nummer der Buchung
Valuta-Datum	Wertstellungsdatum
Buchungsart	Beitrag / Spende / Rückläufer …
Buchungspartner	Wer gezahlt hat bzw. an wen gezahlt wurde
Erwartet	Erwarteter Betrag (Sollstellung)
Erhalten	Tatsächlich verbuchter Betrag
Verwendungszweck	Verwendungszweck der Buchung

Welche Spalten sichtbar sind, steuert wie überall das Grid-Design — weitere Spalten (z. B. Belege, Mandatsreferenz, Abrechnungszeitraum) lassen sich einblenden. Einnahmen werden grün, Ausgaben orange hinterlegt; unter der Liste steht die Summe der erhaltenen Beträge.

Die Liste ist sortier- und filterbar. Ein Doppelklick öffnet die Buchung in der Einzelbuchungsmaske; über die Lupe in der Zeile lässt sich ein hinterlegter Beleg anzeigen.

Berechtigung im Detail

Tag	Wirkung
Darf Kontodaten einsehen	Felder Bankverbindung + Mahnsperre + Buchungen sichtbar (auch als Spalten in der Mitgliederliste)
Tab Kontodaten (Schreibrecht)	Felder editierbar (inkl. Mahnsperre); sonst nur Anzeige
Auswertungen	Buchungsliste sichtbar; sonst leer

Fehlt das Lese-Tag, ist der Reiter komplett ausgeblendet.

Integration mit anderen Bereichen

Bereich	Verbindung
Bankenübertrag	Bei Lastschrift-Buchungen werden IBAN, BIC, Mandatsreferenz und Mandats-Datum in die SEPA-Datei übernommen.
Rückläufer	Beim Rückläufer wird die IBAN des fehlgeschlagenen Versuchs gegen die hinterlegte verglichen. Das Mandat wird nicht automatisch deaktiviert — das müssen Sie manuell entscheiden.
Familien	Über die Familien-Verknüpfung können Buchungen einer Person allen Familienmitgliedern zugeordnet werden.
Vorankündigung	Die Vorankündigungsfrist (üblich 14 Tage) zieht das Mandats-Datum als Bezugspunkt.
Spendenquittung	Bei Spendenbuchungen mit Lastschrift wird die IBAN automatisch auf die Spendenbescheinigung übernommen.

Tipps & Hinweise

Konto-Wechsel sauber dokumentieren

Wenn ein Mitglied eine neue IBAN mitteilt, erst das Mandats-Datum auf das aktuelle Datum setzen (das gilt als Aktualisierung), dann die neue IBAN eintragen. So bleibt die Mandatsreferenz erhalten und die Bank akzeptiert die nächste Lastschrift ohne Reklamation.

Kontoinhaber bei Familienbankkonten

Bei minderjährigen Mitgliedern bitte als Kontoinhaber den Erziehungsberechtigten eintragen, NICHT den Mitglieder-Namen — sonst lehnt die Bank die Lastschrift als unautorisiert ab.

Häufige Fehler

IBAN-Eingabe wird abgelehnt

Mögliche Ursachen:

1. Prüfziffer falsch (typischer Zahlendreher in der Mitte)
2. Länge stimmt nicht zur Länderkennung (DE = 22 Zeichen)
3. Erste zwei Zeichen sind keine gültige Länderkennung

Das Programm prüft die Modulo-97-Prüfziffer beim Speichern — eine versehentliche Vertippung wird zuverlässig erkannt.

„Zahlungsart ändern" ist ausgegraut

Voraussetzungen prüfen:

1. IBAN ist eingetragen und gültig
2. Kontoinhaber ist gefüllt
3. Mandats-Datum ist gesetzt
4. Häkchen „Lastschrift erlaubt" ist gesetzt

Sobald alle vier Bedingungen erfüllt sind, wird der Button aktiv.

Reiter komplett ausgeblendet

Das Tag „Darf Kontodaten einsehen" fehlt für Ihren Benutzer. Sprechen Sie den Vereinsadmin auf eine entsprechende Rolle an.

Rückläufer trotz gültigem Mandat

Mögliche Ursachen:

1. Mandat ist älter als 36 Monate und seit dem letzten Lastschrift- Lauf nicht erneuert.
2. IBAN wurde inzwischen vom Mitglied geändert (Kontowechsel).
3. Mandat von der Bank widerrufen.

In den ersten zwei Fällen Mandat erneuern; im dritten Fall mit dem Mitglied klären, ob auf Überweisung gewechselt werden soll.

Verwandte Themen

• Bankenübertrag
• Rückläufer
• Reiter Familien
• Reiter Beiträge
• Finanzdaten → Konten
• Kontodatenprüfung
• Leitfaden Beitragseinzug

Quellen: Wiki — Buchungen — Bankenübertrag — Fehlermeldungen · Webinare „SEPA - Wie funktioniert?" (2013-06-13), „SEPA Konten umstellen" (2014-02-26) und „Mitglieder SEPA umstellen" (2014-04-15).