Grundlagen der Bedienung beim Filtern und Gruppieren

Beispiel: Mitgliederliste

Die Such- und Filterfunktion von Netxp Verein ist sehr umfangreich. Sie können nach beliebigen Kriterien suchen, Ansichten festlegen, Filter anlegen und diese für eine spätere Nutzung abspeichern.

Diese Seite erklärt die Bedienung am Beispiel der Mitgliederliste – die Konzepte gelten aber für alle Tabellen in Netxp Verein. Eine allgemeine Übersicht der Tabellenfunktionen finden Sie im Leitfaden Tabellenfunktionen.

Zweck

Mit den Such-, Filter-, Sortier- und Gruppierfunktionen finden Sie auch in großen Mitgliederbeständen blitzschnell genau die Personen, die Sie gerade brauchen – sei es für Beitragsabrechnung, Geburtstagslisten, Massenkommunikation oder Auswertungen.

Voraussetzungen

• Erste Anmeldung abgeschlossen.
• Geöffnete Mitgliederliste (oder eine andere Tabelle in Netxp Verein).
• Optional: angelegte Sparten, Gruppen und Beitragsgruppen, damit die vorgegebenen Filter etwas zu filtern haben.

Begriffsklärung

Im Verlauf der Anleitung werden ein paar Techniken benutzt, die nicht allen Anwendern geläufig sein müssen.

Drag & Drop

"Halten und ziehen" mit der Maus. Sie klicken mit der linken Maustaste auf ein Objekt, halten die Maustaste dabei gedrückt und ziehen das Objekt an einen Zielpunkt. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los. Damit wird in der Regel eine besondere Funktion ausgeführt (z. B. eine Spalte verschieben oder gruppieren).

Drücken und halten (Modifier-Taste)

Manche Aktionen lösen Sie aus, indem Sie eine Taste (z. B. Shift) gedrückt halten, während Sie einen Mausklick ausführen. Danach dürfen Sie die Taste wieder loslassen. So werden alternative Funktionen ausgelöst (z. B. mehrere Sortier-Kriterien gleichzeitig setzen).

Spezialtasten auf Ihrer Tastatur

Taste	Bezeichnung
Esc	Escape
Tab	Tabulator – wird auf manchen Tastaturen mit zwei waagerechten, gegenläufigen Pfeilen dargestellt
Enter / Return	Eingabe (oft zweimal vorhanden)
Shift	Hochstell-/Großschreib-Taste (oft als Pfeil nach oben)
Strg	Steuerung / Control (zweimal vorhanden)
Alt	Alternativ
Alt Gr	"das andere Alt" – Alternate Graphic

Ansicht "auf Standard" zurücksetzen

Sollten Sie sich beim Sortieren oder Filtern verzetteln, kommen Sie jederzeit zur Standardansicht zurück:

1. Klicken Sie oben auf das Drop-Down-Feld der Ansichten.
2. Wählen Sie die Ansicht Standard aus.

Damit werden alle Filter, Sortierungen und Spalten zurückgesetzt.

Notbremse

Wenn die Mitgliederliste mal "leer" aussieht oder die erwarteten Spalten fehlen, ist meist ein alter Filter oder eine nicht passende Ansicht schuld. Standardansicht wählen – Problem gelöst.

Die Mitgliederliste im Überblick

Die wichtigsten Bedienelemente:

Markierung	Funktion
A	Spaltenüberschriften – nach Spalten sortieren
B	Globale Suche / Filter
C	Filtern nach vorgegebenen Mitgliederdaten und -Gruppen
D	Freie Filter und Operationen je Spalte
E	Datenbestand um ein Datenfeld gruppieren
F	Eingestellte Filter speichern
G	Ausgewählte Ansicht (mit oder ohne Filter) speichern

So gehen Sie vor

Mitglieder sortieren (A)

Beim Sortieren ändert sich die Reihenfolge der angezeigten Zeilen. Die Anzahl der Mitglieder bleibt dabei unverändert.

Einfache Sortierung

1. Linksklick auf einen Spaltennamen → die Spalte wird aufsteigend ("A bis Z") sortiert. Ein kleines Dreieck mit Spitze nach oben erscheint.
2. Erneuter Linksklick → die Sortierung wechselt auf absteigend ("Z bis A"). Die Spitze zeigt nach unten.
3. Rechtsklick auf den Spaltennamen → Kontextmenü öffnet sich → Sortierung entfernen.

Sortierungen verknüpfen (Shift-Klick)

Sie können mehrere Spalten gleichzeitig zum Sortieren heranziehen.

Beispiel: Mitglieder zuerst nach Jahren im Verein und dann nach Nachname sortieren.

1. Klicken Sie mit links auf Jahre im Verein. Die Liste ist nach Jahren der Vereinszugehörigkeit aufsteigend sortiert.
2. Halten Sie die Shift-Taste gedrückt und klicken Sie mit links auf Nachname. Lassen Sie die Shift-Taste wieder los.
3. Alle Mitglieder mit der gleichen Anzahl Jahre im Verein werden jetzt zusätzlich nach Nachnamen aufsteigend sortiert.

Um die kombinierte Sortierung zu entfernen: Rechtsklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift → Alle Sortierungen entfernen.

tipp

Auf diese Weise lassen sich beliebige Sortierungen miteinander verbinden – auch mehr als zwei.

Mitglieder filtern – global (B)

Ein Filter schränkt die Anzahl der angezeigten Mitglieder auf bestimmte Werte ein.

Geben Sie in die globale Suchzeile einen Text ein. Live während der Eingabe filtert Netxp Verein über den kompletten Datenbestand nach diesem Textmuster.

Beispiel: Sie tippen tra → angezeigt werden u. a.

• Familie Trapp
• Vorname Traudl
• Straßenname Finkenstraße

Das gefundene Textmuster wird zusätzlich gelb hinterlegt, damit Sie sofort erkennen, wo der Treffer liegt.

Filter löschen:

• Mit der Backspace-Taste das Suchwort löschen, oder
• rechts neben der Eingabezeile auf Suche löschen klicken.

Vorgegebene Filter und Filtergruppen (C)

Die meistgenutzten Filteroptionen sind in Reitern oben in der Mitgliederliste organisiert.

Beispiel: Alle Mitglieder zwischen 12 und 18 Jahren anzeigen.

1. Tragen Sie im Reiter Alter die Werte 12 in von und 18 in bis ein.
2. Die Auswertung erfolgt sofort – Sie müssen kein Enter drücken.

Filter entfernen: Beide Zahlen aus den Feldern löschen oder unter (F) auf das Recycling-Symbol "Filter auf Standard setzen" klicken.

In den Reitern finden Sie weitere Filteroptionen:

• Sparte – nach Spartenzugehörigkeit
• Gruppen – variable Gruppen
• Beitragsgruppen – z. B. nur Mitglieder mit Vollbeitrag
• Geburtsjahr, Jahre im Verein
• PLZ mit km-Umkreis
• Status – aktiv, passiv, fördernd

Alle Filter lassen sich kombinieren und ergeben so flexible und teils komplexe Abfragen.

Filter speichern

Gefällt Ihnen ein bestimmter Filter, speichern Sie ihn für später ab:

1. Im Filter-Manager (F) auf das grüne + klicken.
2. Im Dialog Filter speichern einen aussagekräftigen Namen vergeben.
3. Optional: Filter als Standard setzen oder für bestimmte Benutzer freigeben.
4. Mit Übernehmen bestätigen.

Über das Drop-Down im Filter-Manager wählen Sie gespeicherte Filter aus. Mit der roten ×-Schaltfläche löschen Sie den ausgewählten Filter, die blaue Recycle-Schaltfläche setzt auf den Standardfilter zurück.

Freie Filter und Operatoren (D)

Direkt unterhalb der Spaltennamen befinden sich Eingabefelder mit Operatoren links davor. Per Linksklick wählen Sie aus einer Liste möglicher Optionen aus.

Voreingestellt sind die Operatoren, die für die jeweilige Spalte am meisten Sinn ergeben:

Spalte	voreingestellter Operator
Name, PLZ, Ort	enthält
Geburtstag, Alter, Jahre im Verein	ist gleich

Praxisbeispiel: Fehlende Spartenbeiträge finden

"Wurde wirklich allen Tennis-Mitgliedern der Tennis-Beitrag zugeordnet?"

1. Spalte Spartenname → Operator enthält, Eingabe: tenn → es bleiben nur Tennis-Mitglieder übrig.
2. Spalte Beitragsnamen → Operator enthält nicht, Eingabe: tenn → die Liste sollte jetzt leer sein.

Wenn doch Mitglieder auftauchen, fehlt diesen der Spartenbeitrag – ein typischer Fund vor der Beitragsabrechnung.

Probieren Sie es aus

Filtern ist nach einer kurzen Eingewöhnung gar nicht schwer und spart in vielen Situationen viel Zeit.

Daten gruppieren (E)

Eine Gruppierung ändert die Ansicht komplett: Mitglieder mit dem gleichen Wert in einem Feld werden zu einer Gruppe zusammengefasst.

Sinnvoll z. B. für Jahre der Vereinszugehörigkeit, Alter oder PLZ – übersichtlicher als eine bloße Sortierung.

Gruppieren

1. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift (z. B. Alter) mit der linken Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt.
2. Ziehen Sie die Spalte (Drag & Drop) in den Gruppierungsbereich über der Tabelle – die Zeile "Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift in diesen Bereich…".
3. Sobald ein Doppelpfeil-Symbol erscheint, lassen Sie die Maustaste los.
4. Die Ansicht ist nun nach Alter gruppiert.

Gruppierung aufheben

Wieder per Drag & Drop:

1. Klicken Sie auf die Gruppe Alter im Gruppierungsbereich.
2. Ziehen Sie sie zurück in den Spalten-Bereich.
3. An der Wunsch-Position erscheint ein Doppelpfeil – Maustaste loslassen.
4. Die Ansicht ist wieder die normale Tabelle.

Ansicht anpassen – Spalten

Spaltenbreite ändern

Bewegen Sie den Mauszeiger an die Trennlinie zwischen zwei Spaltennamen – der Cursor wird zum weißen horizontalen Doppelpfeil. Linke Maustaste drücken, halten, nach links/rechts ziehen, loslassen. Ein schwarzer senkrechter Strich zeigt die neue Breite.

Reihenfolge der Spalten

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, ziehen Sie sie per Drag & Drop nach links oder rechts an die gewünschte Stelle. Zwischen den Spalten erscheinen weiße Doppelpfeile als Einfügemarken.

Spalten entfernen

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste nach oben aus der Tabelle heraus. Ab Höhe der Suchzeile erscheint ein großes schwarzes × über dem Spaltennamen. Loslassen → Spalte entfernt.

info

Die Daten der Spalte bleiben dabei selbstverständlich erhalten. Die Spalte können Sie jederzeit wieder hinzufügen.

Spalten hinzufügen

1. Ganz rechts bei den Ansichten auf das Zahnrad-Symbol klicken → die Spaltenauswahl klappt auf.
2. Im Such-/Scrollbereich das gewünschte Feld finden.
3. Per Drag & Drop das Feld an die gewünschte Stelle ziehen – entweder in die Spaltenüberschriften-Zeile oder in den Gruppierungsbereich.
4. Maustaste loslassen → Spalte ist eingefügt.

Ansichten speichern, laden, löschen (G)

Ansicht auswählen

Über das Drop-Down-Feld der Ansichten wählen Sie eine gespeicherte Ansicht aus – die Tabelle nimmt sofort Spalten, Reihenfolge und ggf. Filter dieser Ansicht an.

Ansicht abspeichern

1. Im Drop-Down -- Neue Ansicht erstellen -- auswählen.
2. Auf die grüne +-Schaltfläche klicken.
3. Im Dialog Ansicht speichern einen Namen vergeben.
4. Optional anhaken:
   • Als Standardansicht speichern – wird automatisch beim Öffnen geladen.
   • Aktuellen Filter zu Ansicht speichern – inklusive aller gerade gesetzten Filter.
5. Berechtigung wählen: alle Benutzer oder einzelne Benutzer.
6. Mit Übernehmen speichern.

Ansicht löschen

Ansicht im Drop-Down auswählen → auf die rote ×-Schaltfläche klicken → Sicherheitsabfrage bestätigen → Ansicht ist in den Papierkorb verschoben.

Tipps & Hinweise

Kombinieren ist die Stärke

Sortierung, globaler Filter, vorgegebene Filter, freie Filter und Gruppierung lassen sich beliebig kombinieren. Das ist der Schlüssel zu wirklich präzisen Auswertungen.

Filter und Ansichten getrennt denken

Ansicht = was und wie wird angezeigt (Spalten, Reihenfolge, Gruppierung). Filter = welche Datensätze sind sichtbar. Beide werden in eigenen Drop-Downs verwaltet und können unabhängig voneinander gespeichert werden.

Als Admin Ansichten und Filter freigeben

Wenn Sie häufige Filter und Ansichten erstellen, geben Sie sie für alle Benutzer frei – dann müssen die Kollegen sie nicht selbst erstellen.

Häufige Fehler

Mitglieder "fehlen" in der Liste

Wenn Mitglieder nicht erscheinen, prüfen Sie zuerst die aktiven Filter (oben in der Filterzeile (F) und in den freien Filterzeilen (D)). Häufig ist noch ein altes Filterkriterium aktiv. Schnelle Notbremse: Ansicht "Standard" wählen.

Sortierung lässt sich nicht aufheben

Wenn das Klicken auf den Spaltennamen die Sortierung nur umkehrt statt sie zu entfernen, nutzen Sie Rechtsklick → Sortierung entfernen bzw. Alle Sortierungen entfernen auf einer beliebigen Spaltenüberschrift.

Versehentlich Spalte gelöscht

Eine durch Hochziehen gelöschte Spalte holen Sie über das Zahnrad → Spaltenauswahl zurück – die Daten waren nie weg, nur die Anzeige.

Verwandte Themen

• Mitgliederliste
• Gruppen
• Listenauswertung
• Eigene Tabellen
• Leitfaden: Tabellenfunktionen
• Oberfläche

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