Reiter Stammdaten
Der erste und immer sichtbare Reiter der Mitgliederdetail-Maske. Hier pflegen Sie die Grunddaten zur Person: Mitgliedsnummer, Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Status, Foto und Datenschutz-Optionen.
Zweck
Die Stammdaten bilden den Mindestumfang, mit dem ein Mitglied gespeichert werden kann. Aus ihnen leiten andere Reiter wichtige Werte ab — z. B. zieht der Sparten-Reiter das Eintrittsdatum heran, die Adress-Anrede nutzt das Geschlecht, der Beitrags-Reiter rechnet mit dem Alter.
Voraussetzungen
- Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Mitgliederdetails".
Pflichtfelder und Validierung
Netxp Verein erzwingt folgende Felder beim Speichern:
| Feld | Pflicht? | Anmerkung |
|---|---|---|
| Vorname | ✓ | Bei eingeschränkten Rechten schreibgeschützt |
| Nachname | ✓ | dito |
| Mitgliedsnummer | ✓ | wird automatisch vorgeschlagen, lässt sich überschreiben |
| Status | ✓ | vorbelegt mit „Aktiv" |
| Geburtsdatum | – | optional; Warnung bei Datum > 1 Jahr in der Zukunft |
| Eintrittsdatum | – | Warnung bei Datum > 1 Jahr in der Zukunft |
Sparten und Kategorie gehören nicht zu den Stammdaten — sie werden im eigenen Reiter Sparten zugewiesen.
Über Verwaltung → Optionen → Mitglieder lässt sich konfigurieren, dass jedes Mitglied eine Sparte und/oder Sparten-Kategorie haben muss, bevor das Speichern erlaubt ist — zugewiesen wird sie im Reiter Sparten. Sinnvoll bei Vereinen mit sportbezogenen Beitragsabrechnungen.
Felder im Detail
Mitgliedsnummer
- Automatische Vergabe beim Anlegen — Netxp Verein nimmt die nächste freie Nummer aus dem konfigurierten Nummern-Bereich.
- Verschiedene Bereiche je Status (z. B. aktiv = 1–9999, ausgetreten = 10000–19999) sind nur möglich, wenn entsprechende Nummernkreise angelegt wurden — ohne Nummernkreise gibt es eine fortlaufende Nummer für alle.
- Beim Statuswechsel (z. B. von Aktiv zu Passiv) fragt das Programm, ob eine neue passende Nummer vergeben werden soll.
- Lücken-Erkennung: Frei gewordene Nummern werden auf Wunsch wiederverwendet — konfigurierbar als „immer", „nie wieder" oder „nur in Lücken".
- Duplikat-Prüfung: Eine bereits vergebene Nummer wird beim Speichern abgewiesen.
Namen und Anrede
- Vorname + Nachname sind Pflicht
- Titel — ein gemeinsames Feld für akademische Grade und Adelstitel (Dr., Prof., von …)
- Namenszusatz
- Geburtsname — für Ehrungen und ehemalige Namen
- Geburtsort
Die Anrede in Briefen und E-Mails wird automatisch aus dem Geschlecht abgeleitet:
| Geschlecht | Generierte Anrede |
|---|---|
| weiblich | „Sehr geehrte Frau [Nachname]" |
| männlich | „Sehr geehrter Herr [Nachname]" |
| divers / keine Angabe | „Sehr geehrte/r [Vorname] [Nachname]" — je nach Vorlage |
Geburtsdatum
- Alter wird automatisch berechnet und neben dem Feld angezeigt.
- Datum > 1 Jahr in der Zukunft → Warnung mit Rückfrage. Sie können dennoch speichern, falls absichtlich.
- Folgewirkungen:
- Geburtstagsliste im Bereich Kommunikation
- Altersgruppen-Beiträge im Beitragswesen
- Geburtstagserinnerungen (Erinnerungslisten)
Eintritts- und Austrittsdatum
- Eintrittsdatum („Mitglied seit") wird bei der Sparten- und Beitragsabrechnung herangezogen.
- Austrittsdatum („Ausgetreten am") wirkt automatisch: Sobald das Datum erreicht ist, setzt der Server das Mitglied in den Status „Ausgetreten", die Beitragszuweisungen laufen ab (es wird kein Beitrag mehr abgerechnet) und die Spartenzuweisungen enden — ist an einer Sparte eine Folgesparte hinterlegt, wird diese automatisch eingetragen. Alle Schritte werden in der Mitgliederhistorie protokolliert.
- Beide Datumsfelder dürfen in der Zukunft liegen; bei mehr als einem Jahr blendet das Programm eine Bestätigungs-Frage ein. Ein zukünftiges Austrittsdatum eignet sich damit für einen bereits gekündigten, aber noch laufenden Vertrag — der Austritt vollzieht sich dann von selbst.
Mitgliedsstatus
Vordefinierte Werte im Programm:
| Code | Status | Verwendung |
|---|---|---|
| 0 | Aktiv | Vereinsmitglieder, die aktiv am Vereinsleben teilnehmen, z.B. Spieler einer Sparte |
| 1 | Ausgetreten | Vereinsmitglieder, die vom Verein ausgetreten sind oder ausgeschlossen wurden |
| 2 | Verstorben | Vereinsmitglieder die Verstorben sind |
| 3 | Passiv | Vereinsmitglieder, die nicht (mehr) aktiv am Vereinsleben teilnehmen, z.B. ehemalige Spieler einer Sparte |
| 4 | Inaktiv | Vereinsmitglieder, die vorübergehend vom Vereinsleben aussetzen, z. B. Verletzung oder Auslandsaufenthalt |
| 5 | Fördernd | Vereinsmitglieder, die den Verein lediglich fördern (häufig bei Förder- oder Spendenvereinen) |
| 8 | Ehrenmitglied | Vereinsmitglieder, die sich um den Verein verdient gemacht haben, z.B. ehemaliger Vorstand |
| 9 | Nichtmitglied | Kontakte, Eltern (nicht selbst im Verein Mitglied), Dozenten, Trainer o. Übungsleiter (nicht Vereinsmitglied) |
Über Verwaltung → Optionen → Mitglieder k önnen Sie festlegen, welche dieser Werte in Ihrem Verein angeboten werden. Eigene Statuswerte zu definieren ist nicht vorgesehen — die Liste ist bewusst auf gängige Vereinsfälle beschränkt.
Beim Wechsel eines Mitglieds auf Ausgetreten oder Verstorben können je nach Konfiguration:
- die Sparten-Mitgliedschaften enden,
- die Beiträge pausieren (im Beitragsassistent),
- eine neue Mitgliedsnummer aus dem passenden Range vergeben werden.
Beruf, Religion und Sonstiges
Standard-Freitextfelder, die ohne weitere Logik gespeichert werden.
Info-Feld
Mehrzeiliges Notiz-Feld für allgemeine Hinweise zum Mitglied — z. B. Krankheits-Hinweise, Allergien, besondere Vereinbarungen. Wird nicht automatisch in Briefe übernommen, sondern dient nur der internen Information.
Foto
Drag-and-Drop oder über das Bild-Icon ins Foto-Feld ziehen.
| Aspekt | Wert |
|---|---|
| Erlaubte Formate | JPG, JPEG, PNG |
| Maximale Pixelgröße | 800 × 600 nach Zuschnitt |
| Thumbnail | 150 × 150 (automatisch erzeugt) |
| Speicherort | direkt in der Datenbank (kein Dateipfad) |
Der Thumbnail wird in der Mitgliederliste sichtbar, das große Bild im Detail. Beim Druck eines Ausweises wird das Vollbild genutzt.
Datenschutz und DSGVO
Wenn die Lösch-Funktion in Verwaltung → Optionen aktiviert ist, steht folgender DSGVO-Schalter zur Verfügung:
- „Von Löschung nach DSGVO ausnehmen" — unterbindet die automatische Anonymisierung nach DSGVO-Frist (bei wichtigem Grund).
Weitere Datenschutz-Häkchen gibt es im Reiter Stammdaten nicht — individuelle Einwilligungen (z. B. Fotoerlaubnis) bilden Vereine üblicherweise über Eigene Felder ab.
So gehen Sie vor
Neues Mitglied anlegen
- Mitglieder → Mitgliederliste → Neu oder Tastenkombination.
- Vorname und Nachname eintragen. Das Geburtsdatum ist optional — empfohlen, wenn Sie Altersgruppen-Beiträge oder Geburtstagslisten nutzen.
- Eintrittsdatum angeben (oder das vorgeschlagene Tagesdatum bestätigen).
- Status prüfen (vorbelegt: Aktiv) — die Mitgliedsnummer wird automatisch gesetzt.
- Sofern im Verein Pflicht: im Reiter Sparten eine Sparte und ggf. Kategorie zuweisen.
- Speichern.
Bestehendes Mitglied ändern
- Mitglied aus der Liste öffnen.
- Reiter Stammdaten ist standardmäßig aktiv.
- Werte ändern, Speichern (Tastenkombination Strg+S).
Mitglied austreten lassen
- Reiter Stammdaten öffnen.
- Austrittsdatum („Ausgetreten am") setzen — es darf in der Zukunft liegen, z. B. das Vertragsende bei einer Kündigung.
- Speichern.
Liegt das Datum in der Zukunft, erledigt der Server den Rest automatisch bei Erreichen: Status „Ausgetreten", Beitrags- und Spartenzuweisungen enden. Bei einem sofortigen Austritt können Sie den Status direkt auf Ausgetreten wechseln — das Programm fragt ggf. nach einer neuen Mitgliedsnummer aus dem passenden Nummernkreis.
Tipps & Hinweise
Das Geburtsdatum ist kein Pflichtfeld — wenn Sie es nicht kennen, lassen Sie das Feld einfach leer, statt ein Platzhalter-Datum (z. B. 01.01.1900) einzutragen. So landet das Mitglied weder in Geburtstagslisten noch versehentlich in einer falschen Altersgruppe der Beitragsabrechnung.
Reservieren Sie sich Nummernbereiche für bestimmte Status — z. B. Ehrenmitglieder ab 9000. Das macht spätere Filter und Berichte einfacher.
Häufige Fehler
Im Verein ist die Spartenpflicht eingeschaltet. Mindestens eine Sparte muss im Reiter Sparten zugewiesen werden, bevor das Speichern klappt.
Eine andere Person hat die Nummer bereits. Wechseln Sie auf eine freie Nummer oder lassen Sie sich vom Programm eine neue vorschlagen (Mitgliedsnummer-Feld leeren → Tabulator).
Mögliche Ursachen:
- Format ist kein JPG/JPEG/PNG.
- Datei ist beschädigt.
- Recht „Mitgliedsfoto sehen" fehlt für Ihren Benutzer.
Verwandte Themen
Quellen: Wiki — Mitgliederverwaltung · Webinare „Mitgliederverwaltung – Erläuterung der einzelnen Felder" (2016-03-08) und „Mitgliederverwaltung intensiv".