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Reiter Adressen

Im Reiter Adressen pflegen Sie bis zu drei Anschriften je Mitglied und legen fest, welche davon für Serienbriefe und Etiketten verwendet wird.

Zweck​

  • Wohnadresse, Zweitwohnsitz und Firmenadresse getrennt führen
  • Briefempfänger-Steuerung — welche Adresse landet auf dem Brief?
  • Persönliche Briefanrede festlegen (überschreibt die automatische)
  • PLZ-Autovervollständigung zum schnelleren Erfassen

Voraussetzungen​

  • Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Tab Adressen".
  • Mindestens die Wohnadresse eines Mitglieds ist nötig, damit Briefe und Spendenquittungen verschickt werden können.

Die drei Adress-Typen​

AdresstypVerwendung
HauptadresseWohnadresse — Standard für Brief, Etikett und Spendenquittung
ZusatzadresseZweitwohnsitz, Pflegeheim, Auslandsadresse, Praxisanschrift
FirmenadresseAdresse des Arbeitgebers — sinnvoll bei Firmenmitgliedschaften oder bei Spendenquittungen an die Firma
Nur eine Adresse je Typ

Netxp Verein speichert pro Mitglied eine Hauptadresse, eine Zusatzadresse und eine Firmenadresse — kein freier Adressbestand mit beliebig vielen Einträgen. Wenn das Mitglied umzieht, überschreiben Sie die alte Adresse direkt.

Felder pro Adresse​

FeldHinweis
Strasse / Postfachfreie Eingabe
LKZ / PLZ / OrtLänderkennung (Standard: DE), PLZ und Ort — bei DE-PLZ wird der Ort automatisch ergänzt

Die Firmenadresse hat zusätzlich das Feld Firmenname — der Name der Firma erscheint dann über der Anschrift auf Briefen und Etiketten.

Eine eigene Anrede pro Adresse ist nicht vorgesehen — die Briefanrede wird einmal je Mitglied festgelegt (s. u.).

Briefempfänger und Briefanrede​

Zwei zentrale Steuerungen für jedes Mitglied:

Briefempfänger​

Auswahl: Hauptadresse · Zusatzadresse · Firmenadresse · Kein Briefempfänger

Was das bewirkt:

  • Brief, Spendenquittung, Etikett: verwendet die gewählte Adresse
  • „Kein Briefempfänger": das Mitglied bekommt gar keine Post — sinnvoll bei Kleinkindern (deren Eltern Briefempfänger sind), verstorbenen Mitgliedern oder bei reinen Geschäftspartnern

Briefanrede (Freitext)​

Übersteuert die automatische Anrede aus dem Geschlecht:

Standard (aus Geschlecht)Beispiel-Überschreibung
„Sehr geehrter Herr Müller"„Sehr geehrter Herr Dr. Müller"
„Sehr geehrte Frau Schmidt"„Hallo Familie Müller"
„Sehr geehrte/r …"„Hi Tom,"

Sinnvoll bei Mitgliedern mit Doktor-Titel, bei Familienbriefen oder für eine bewusst lockere Anrede im Sportverein.

So gehen Sie vor​

Wohnadresse erfassen​

  1. Reiter Adressen öffnen.
  2. Im Abschnitt Hauptadresse Straße eingeben.
  3. PLZ eintragen und Tabulator drücken — Ort wird bei DE-PLZ automatisch ergänzt.
  4. Land prüfen (Standard: DE).
  5. Speichern.

Zweitadresse hinzufügen​

  1. Im Abschnitt Zusatzadresse Felder ausfüllen.
  2. Bei Bedarf den Briefempfänger auf „Zusatzadresse" umstellen — alle künftigen Briefe gehen dann dorthin.

Firmenadresse hinzufügen​

  1. Im Abschnitt Firmenadresse die Felder ausfüllen.
  2. Zusätzlich den Firmennamen eintragen — er erscheint über der Anschrift, damit der Brief die richtige Empfängerfirma trägt.
  3. Bei Bedarf den Briefempfänger auf „Firmenadresse" umstellen — z. B. wenn Spendenquittungen an die Firma gehen sollen.

Mitglied aus dem Postversand ausschließen​

  1. Briefempfänger auf „Kein Briefempfänger" setzen.
  2. Speichern.

Beim nächsten Etiketten- oder Serienbrief-Lauf wird das Mitglied automatisch übersprungen.

Tipps & Hinweise​

Eltern als Briefempfänger für Kleinkinder

Tragen Sie beim Kind als Hauptadresse die Heimadresse ein, setzen aber den Briefempfänger auf „Kein Briefempfänger". So bekommt das Kind keine eigene Post — und die Eltern (separat erfasstes Mitglied) erhalten als Familien-Brief alle wichtigen Infos.

Auslandsadressen

Bei Mitgliedern im Ausland zuerst das Land auf z. B. AT oder CH setzen, bevor Sie die PLZ eintragen — sonst greift die deutsche PLZ-Vervollständigung und meckert.

Adressenliste exportieren

Für Massensendungen über externe Dienstleister exportieren Sie die Adressen über Mitgliederliste → Liste drucken → Excel. Das Programm berücksichtigt dabei automatisch die Briefempfänger-Einstellung und erzeugt eine Etikettendatei mit nur einer Adresse pro Mitglied. Sie können auch Netxp über den Lettershop mit dem Versand Ihrer fertigen Dokumente oder Schreiben beauftragen.

Häufige Fehler​

Ort wird nicht automatisch ausgefüllt

Mögliche Ursachen:

  1. Land ist nicht „DE" — die PLZ-Datenbank deckt nur Deutschland ab.
  2. PLZ ist nicht 5-stellig oder enthält Buchstaben.
  3. Sehr neue PLZ (Neubaugebiet) noch nicht im Datenstand.

Im letzten Fall einfach manuell ergänzen — wird gespeichert wie eingetippt.

Mitglied bekommt zwei Briefe

Möglicherweise ist das Mitglied zweimal in der Datenbank — einmal mit aktivem Briefempfänger und ein zweites Mal als Familienmitglied. Bitte in der Mitgliederliste nach Name filtern und das Duplikat auflösen (siehe Papierkorb für gelöschte Mitglieder).

Mitglied bekommt KEINEN Brief

Mögliche Ursachen:

  1. Briefempfänger steht auf „Kein Briefempfänger".
  2. Mitglieds-Status ist Ausgetreten / Verstorben — Serienbriefe filtern diese standardmäßig aus.

Integration mit anderen Bereichen​

BereichVerwendung
SerienbriefNimmt die unter Briefempfänger gewählte Adresse
Etiketten-DruckDruckt nur Mitglieder mit Briefempfänger ≠ „Kein"
SpendenquittungAdresse je nach Briefempfänger-Einstellung — bei Firmenspenden meist „Firmenadresse"
LettershopÜbernimmt Briefempfänger-Adresse + Briefanrede
MitgliederOnlineMitglied kann eigene Adressänderung im Portal vorschlagen — der Admin sieht den Vorschlag und übernimmt oder verwirft

Verwandte Themen​

Quellen: Webinare „Mitglieder – Mitglied erfassen, ändern, anzeigen, löschen" (2015-02-27), „Mitgliederverwaltung – Grundlagen, neues Mitglied anlegen Teil 1" (2016-10-27), „Mitgliederverwaltung – Erläuterung der einzelnen Felder" (2016-03-08), „Grundlagen – Etiketten erstellen und drucken" (2017-04-07) und „Kommunikation – Einzel- und Serienbriefe erstellen" (2023-06-12).