Reiter Dienstbuch
Im Reiter Dienstbuch dokumentieren Sie alle Ämter und Funktionen, die das Mitglied im Verein ausübt oder ausgeübt hat — vom 1. Vorsitzenden über die Schriftführerin bis zur Jugendwartin. Pro Eintrag halten Sie Amt, Zeitraum, Kategorie und optional Sparten-Bindung fest. So entsteht eine vollständige Funktionärs-Historie des Mitglieds.
Der Reiter heißt im Standard Dienstbuch, lässt sich aber unter Verwaltung → Optionen → Verein → Erweitert in „Ämter", „Funktionäre" oder „Vereinsämter" umbenennen. Nach dem nächsten Programmstart erscheint überall der neue Name.
Zweck
- Wer hat aktuell welche Funktion im Verein?
- Wer war wann im Vorstand (Vereinshistorie für Festschriften)?
- Welche Funktionen sind unbesetzt?
- Spartenleitungen, Vorstandsfunktionen, Wahl-Termine dokumentieren
- Basis für Versand „E-Mail an alle Übungsleiter" oder „Brief an den amtierenden Vorstand"
Voraussetzungen
- Im Bereich Verein → Sparten → „Ämter" sind die im Verein möglichen Ämter angelegt (siehe Sparten).
- Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Tab Dienstbuch".
Wo werden Ämter definiert?
Ämter werden zentral im Verein angelegt — über Verein → Sparten → „Ämter". Pro Amt legen Sie fest:
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Name | z. B. „1. Vorsitzender", „Kassenwart", „Jugendwartin" |
| Kategorie | Bündelt verwandte Ämter unter einem Oberbegriff (z. B. „Vorstand", „Übungsleiter", „Spartenwart") |
| Vereinsweit oder spartengebunden | Ein Amt kann verein-übergreifend gelten oder nur in einer bestimmten Sparte vergeben werden |
Beispiele:
- „1. Vorsitzender" → vereinsweit, ein Inhaber für den ganzen Verein
- „Spartenleiter Tennis" → spartengebunden an die Sparte Tennis
- „Abteilungsleiter" → an die jeweilige Sparte gebunden
Felder eines Dienstbuch-Eintrags
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Amt | aus den vorab definierten Ämtern |
| Kategorie | wird automatisch aus dem Amt übernommen |
| Sparte | bei spartengebundenen Ämtern Pflicht, sonst leer |
| Von | Beginn der Amtszeit (Wahl- oder Berufungs-Datum) |
| Bis | Ende der Amtszeit — leer bedeutet aktuell im Amt |
| Beschreibung | Pflichtfeld: Wahl-Anlass, Beschluss, Wieder-Wahl-Vermerk |
Aktive Ämter erkennen Sie am leeren „Bis"-Datum — sobald ein Datum gesetzt ist, gilt das Amt als beendet, der Eintrag bleibt aber in der Historie sichtbar.
So gehen Sie vor
Neues Amt zuweisen
- Reiter Dienstbuch öffnen.
- Hinzufügen klicken.
- Amt aus der Liste wählen.
- Falls spartengebunden: Sparte wählen.
- Von-Datum setzen (Tag der Wahl bzw. Beginn).
- Beschreibung eintragen — z. B. „Wahl Generalversammlung vom 14.03.2025, einstimmig".
- Speichern.
Wiederwahl dokumentieren
Bei einer Wiederwahl gibt es zwei sinnvolle Varianten:
Variante 1 — Zwei getrennte Einträge:
- Beim bisherigen Eintrag das Bis-Datum (Ende der ersten Amtszeit) setzen.
- Neuen Eintrag mit dem gleichen Amt und neuer Von-Datum anlegen.
- In der Beschreibung „Wiederwahl 2025" vermerken.
Variante 2 — Beschreibung erweitern:
Wenn der Verein „durchlaufende" Amtszeiten dokumentieren möchte, bleibt der bestehende Eintrag offen, und Sie ergänzen die Beschreibung um die Wiederwahl-Termine.
Welche Variante besser passt, hängt davon ab, wie Sie später Berichte ziehen möchten (kontinuierlich vs. wahlperiodisch).
Amtsende erfassen
- Eintrag in der Liste anklicken → Ändern.
- Bis-Datum setzen.
- Speichern.
Der Eintrag verschwindet nicht, sondern wird als „ehemals" markiert. Sie können ihn jederzeit in der Historie nachvollziehen.
Übergabe an Nachfolger
- Beim bisherigen Inhaber: Bis-Datum setzen.
- Beim neuen Inhaber: das Mitglied öffnen, Reiter Dienstbuch, neuen Eintrag mit dem gleichen Amt und Beginn-Datum anlegen.
Die Sparten-Übersicht zeigt dann automatisch den neuen Inhaber.
Auswertungen über Ämter
Über Verein → Listenauswertung steht eine vorkonfigurierte Auswertung „Ämter" zur Verfügung:
- Alle aktuellen Funktionäre (Bis-Datum leer)
- Alle ehemaligen Funktionäre (Bis-Datum gesetzt)
- Gruppierung nach Kategorie (alle Vorstände, alle Übungsleiter, …)
- Filterung nach Sparte, Zeitraum, Mitglied
Gespeicherte Ansichten wie „Aktueller Vorstand" oder „Vorstand 2020-2024" erleichtern den Routinezugriff.
Aus der Auswertung heraus lässt sich ein Massen-E-Mail-Versand an alle aktiven Funktionäre einer Kategorie auslösen — z. B. an „alle amtierenden Spartenleiter".
Anzeige in der Sparten-Übersicht
In der Sparten-Verwaltung erscheinen Felder wie „1. Vorsitzender" und „Abteilungsleiter" mit dem aktuell amtierenden Mitglied — ein Schnellblick, ohne ins Dienstbuch zu wechseln.
Beispiel:
Sparte Tennis
Abteilungsleiter: Müller, Hans (seit 01.04.2023)
Spartenkassenwart: Schmidt, Anna (seit 01.04.2024)
Jugendwart: (unbesetzt)
Funktion ≠ Benutzerrolle
Ein wichtiger Punkt für die Vereinsverwaltung:
Der Dienstbuch-Eintrag dokumentiert wer das Amt hat. Die Benutzerrolle legt fest, wer in Netxp Verein arbeiten darf.
Beides muss getrennt gepflegt werden — eine Person mit Schatzmeister-Funktion bekommt nicht automatisch Schreibrechte auf Finanzen. Dazu braucht es zusätzlich einen Benutzer-Account mit der passenden Rolle. Siehe Benutzerrollen.
Tipps & Hinweise
Eine vorkonfigurierte Auswertung „Ehemalige Vorsitzende seit 1980" liefert auf Knopfdruck die Liste für die nächste Vereinsfestschrift. Voraussetzung: Die historischen Amtszeiten wurden bei der Datenpflege mitgenommen.
Wenn eine Sparte ihren Namen ändert, bleiben die historischen Ämter dieser Sparte korrekt zugeordnet. Lediglich neu erfasste Einträge zeigen den neuen Namen.
Bei späteren Rechtsfragen (z. B. „Wer war 2018 unterschriftsberechtigt?") ist die Beschreibung mit Wahl-Datum und -Beschluss Gold wert. Tragen Sie sie immer ein — auch wenn das Feld optional erscheint.
Häufige Fehler
Mögliche Ursachen:
- Im Verein sind noch keine Ämter angelegt — siehe Verein → Sparten → „Ämter".
- Recht „Tab Dienstbuch" fehlt für Ihren Benutzer.
Das gewählte Amt ist nicht für diese Sparte zugelassen. Entweder das Amt vereinsweit setzen oder bei der Amts-Definition weitere Sparten zulassen.
Mögliche Ursachen:
- Eintrag hat ein Bis-Datum (auch in der Zukunft).
- Eintrag wurde versehentlich als ehemals markiert.
Lösung: Eintrag öffnen, Bis-Datum leeren.
Verwandte Themen
- Sparten / Ämter konfigurieren
- Listenauswertung
- Benutzerrollen
- Vereinsdaten
- DOSB / LSB Bestandsmeldung
Quellen: Webinare „Neue Funktion — Funktionärsverwaltung in Netxp Verein" (2025-10-21) und „Funktionärsverwaltung in Netxp Verein" (2026-02-19).