Reiter Führungszeugnis
Der Reiter Führungszeugnis unterstützt den Workflow für das erweiterte Führungszeugnis bei Mitgliedern, die mit Kindern oder Jugendlichen arbeiten (z. B. Übungsleiter, Jugendleiter). Er ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 72a SGB VIII) und muss vom Verein alle 5 Jahre überprüft werden.
Zweck
- Anforderungsschreiben für das Führungszeugnis erzeugen und versenden
- Sichtprüfung dokumentieren
- Optional Unbedenklichkeitsbescheinigung statt Sichtprüfung hochladen
- Automatische 5-Jahres-Gültigkeit errechnen
Voraussetzungen
- Unter Verwaltung → Optionen → Mitglieder ist das Modul „Erweitertes Führungszeugnis" aktiviert.
- Geburtsdatum und Geburtsort sind in den Stammdaten gepflegt — sonst lässt sich kein Anforderungsschreiben erstellen.
- Im Verein → Vereinsdaten ist die Vereinsanschrift komplett.
- Eine Vorlage für das Anforderungsformular ist im Vereinsverband hinterlegt.
Felder
Tätigkeit erfassen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Hat Jugendarbeit | Häkchen aktiviert den Workflow |
| Tätigkeit als Ehrenamt / Hauptamt | Radioauswahl |
| Bereits aktiv / Wird aktiv ab | Status |
| Aktiv seit | Datum |
Anforderungsformular
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Formular gedruckt | Häkchen |
| Druckdatum | Datum des Ausdrucks |
| Erstellt von | Sachbearbeiter |
| Button Formular erzeugen | Öffnet Vorlagen-Auswahl |
| Button Formular anzeigen | Zeigt gespeichertes PDF |
Zwei Varianten der Prüfung
Variante 1 — Nur Sichtprüfung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum Sichtprüfung | Wann wurde das Zeugnis gesehen |
| Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses | aus dem Original |
| Sichtprüfung durch | Name des Prüfers |
Variante 2 — Unbedenklichkeitsbescheinigung hochladen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Button Bescheinigung hochladen | PDF auswählen (max. 3 MB) |
| Button Bescheinigung anzeigen | Zeigt das hochgeladene PDF |
| Prüfdatum | Datum der Sichtprüfung |
| Ausstellungsdatum | aus dem Zeugnis |
| Prüfung durch | Name des Prüfers |
Freigabe
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Als unbedenklich freigegeben | Häkchen |
| Freigabedatum | Datum |
| Freigabe durch | Sachbearbeiter |
| Gültig bis | automatisch = Ausstellungsdatum + 5 Jahre |
So gehen Sie vor
Anforderungsschreiben erzeugen
- Hat Jugendarbeit anhaken.
- Tätigkeitsdetails ausfüllen.
- Formular erzeugen klicken.
- Netxp Verein lädt die Vorlage, befüllt die Mitgliedsdaten ein, fragt ob Anzeigen, als PDF speichern, drucken+senden oder senden.
- Versand per E-Mail oder Brief.
Sichtprüfung dokumentieren
- Mitglied bringt das Original-Führungszeugnis.
- Sichtprüfung durchführen, Datum eintragen.
- Als unbedenklich freigegeben anhaken — Gültig bis-Datum wird automatisch 5 Jahre auf das Ausstellungsdatum gesetzt.
Unbedenklichkeitsbescheinigung hochladen
- PDF (max. 3 MB) per Bescheinigung hochladen auswählen.
- Netxp Verein fragt das Ausstellungsdatum ab — darf nicht älter als 5 Jahre sein.
- Prüfdatum und Prüfer-Name eintragen.
- Speichern.
Aktionen mit Originaltexten
Ohne Vereinsanschrift
„Bitte in den Optionen eine Vereinsanschrift angeben."
Ohne Geburtsdatum / Geburtsort
„Bitte im Mitglied Geburtsdatum und Geburtsort angeben."
Ohne Tätigkeitsbeginn
„Bitte Startzeitpunkt der Tätigkeit angeben."
Vorlage fehlt
„Es konnte keine Vorlage für das Anforderungsformular für Ihren Verein gefunden werden."
E-Mail-Adresse fehlt
„Keine Emailadresse im Mitglied gefunden."
PDF zu groß
„Ihr PDF überschreitet die maximale Größe von 3 MB. Bitte überarbeiten/scannen Sie Ihr PDF neu und laden dieses erneut hoch."
Datum zu alt
„Das Ausstellungsdatum darf nicht weiter als 5 Jahre zurück liegen."
Subdialog „Anforderungsformular erstellen"
Wird beim Klick auf Formular erzeugen geöffnet (Titel „Anforderungsformular erstellen"). Frage: „Wie soll das Anforderungsformular erstellt werden:"
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Vorschau erstellen | Formular wird gerendert und am Bildschirm angezeigt — keine Speicherung |
| Nur PDF erstellen | Erzeugt ein PDF und legt es in den Eigenen Dateien des Mitglieds ab |
| PDF erstellen und Drucken | Wie Nur PDF — zusätzlich an den Standard-Drucker geschickt |
| PDF erstellen und als Email senden | Wie Nur PDF — zusätzlich an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Mitglieds verschickt |
| PDF erstellen, Drucken und als Email senden | Kombiniert Druck und E-Mail-Versand |
Die Auswahl wird intern gespeichert, sodass die Software beim nächsten Aufruf die gleiche Variante vorschlägt.
Subdialog „Hinterlegte Formulare/Bescheinigungen anzeigen"
Bei den Buttons Formular anzeigen oder Bescheinigung anzeigen öffnet sich der Anzeige-Dialog. Sein Titel wechselt je nach Kontext:
| Kontext | Dialog-Titel |
|---|---|
| Anforderungsformulare | „Anforderungsformular anzeigen" |
| Unbedenklichkeitsbescheinigungen | „Unbedenklichkeitsbescheinigung anzeigen" |
Grid-Inhalt
Liste aller bisher zu diesem Mitglied hinterlegten Formulare bzw. Bescheinigungen mit:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Erstellungs- bzw. Ausstellungsdatum |
| Typ | Anforderungsformular oder Bescheinigung (intern als IsClearance-Flag) |
| Datei | Dateiname |
| Erstellt von | Sachbearbeiter |
Aktionen
| Button | Funktion |
|---|---|
| Anzeigen (Default-Aktion) | Öffnet das gewählte PDF im Standard-PDF-Viewer |
| Als Mail senden | Nur beim Anforderungsformular-Modus — versendet das Dokument per E-Mail (benötigt E-Mail-Recht) |
| Schließen | Schließt den Dialog |
Doppelklick auf eine Zeile ist gleichbedeutend mit Anzeigen.
Aktionen mit Originaltexten
Datei kann nicht geöffnet werden
„Fehler beim Öffnen der Datei: …" (Titel: „Dateifehler")
Typische Ursachen: PDF ist in einem anderen Programm geöffnet, die lokale Schreibrechte fehlen, oder die Datei wurde manuell gelöscht.
Keine E-Mail-Adresse
„Keine Emailadresse im Mitglied gefunden." (Titel: „Email fehlt")
Tragen Sie zuerst eine E-Mail-Adresse im Kontakte-Reiter ein, dann den Versand erneut starten.
Tipps & Hinweise
Nutzen Sie den Terminplaner oder die Erinnerungslisten, um rechtzeitig vor Ablauf der 5-Jahres-Gültigkeit alle betroffenen Mitglieder zu identifizieren.
Alle Aktionen (Anforderung erzeugt, Bescheinigung hochgeladen, freigegeben) werden automatisch in der Historie protokolliert.
Häufige Fehler
Wechseln Sie zwischen „Nur Sichtprüfung" und „Unbedenklichkeitsbescheinigung", leert Netxp Verein die jeweils andere Variante. Das ist Absicht — nicht gleichzeitig zwei Verfahren dokumentieren.
Wenn der Reiter Führungszeugnis fehlt, ist das Modul nicht aktiv: Vereinsadmin → Verwaltung → Optionen → Mitglieder → „Erweitertes Führungszeugnis".